Закриття періоду без нервів: чек-лист з 15 пунктів для перевірки облікової бази перед звітністю

Крок 1: Повна інвентаризація від’ємних залишків на складах (рахунки 20, 28, 26).   

Це перше, з чого завжди варто починати, бо «червоне» сальдо по товарах дорівнює автоматично неправильній собівартості. Перегляньте відомість по складах у розрізі номенклатури і якщо ви бачите мінус у кількісному вираженні, це означає, що програма списала товар, якого фактично не було на залишку в системі на момент проведення реалізації. Можливо, ви спочатку відвантажили товар, а прибуткову накладну внесли пізніше, ну або ж помилилися в артикулі. І поки не приберете ці мінуси, жоден звіт про прибутки та збитки не покаже реальну картину, бо сума списання (собівартість) буде розрахована некоректно або взагалі не розрахована.

Крок 2: Зачистка «пересорту» за контрагентами та договорами (рахунки 361, 631).   

Це бухгалтерська класика, коли по одному й тому самому постачальнику висить дебіторка за одним договором, а кредиторка за іншим. Якщо їх не «схлопнути» документом взаємозаліку (або перевірити правильність вибору договору в кожній платіжці), ваш баланс роздується й активи та пасиви будуть завищені на одну й ту саму суму. Просто пройдіться по оборотній відомості, розгорніть її по субконто «Договори» та переконайтеся, що розрахунки чисті. Для звіту про фінансовий стан це критично важливо, щоб потім не довелось показувати податковій неіснуючі борги.

Крок 3: Ідентифікація та видалення дублів у довідниках.   

Коли в базі з’являються, наприклад, «ТОВ Оріон» і «Оріон, ТОВ», починається «вибух мозку». Гроші ви платите на одну картку, а прибуткуєте товар на іншу і в результаті в актах звірки розриви, а в обліку штучна заборгованість. Тому перед звітністю запустіть стандартну обробку з пошуку дублів. Це не якась умовна косметична чистка, адже дублювання контрагентів призводить до того, що ви втрачаєте контроль над лімітами заборгованості та можете випадково двічі відобразити одну й ту саму операцію, що врешті викривить фінансовий результат.

Крок 4: Аналіз незакритих авансів та перевірка послідовності документів.   

Проблема «висячих» авансів (рахунки 371, 681) часто виникає через зміну дат документів заднім числом. Наприклад, ви внесли накладну, а потім змінили банківську виписку, і програма «загубила» зв’язок між ними. Обов’язково зробіть перепровірку документів за весь період. Якщо аванс не закрився актом чи накладною, ви не тільки викривляєте баланс, а й ризикуєте неправильно нарахувати податковий кредит або зобов’язання. Тому переконайтеся, що кожне сальдо на авансових рахунках має під собою реальну передоплату, а не просто «криве» проведення.

Крок 5: Контроль нарахування амортизації необоротних активів (10, 11, 13 рахунки).   

Можливо вам здасться банальним, але через технічні збої або ручне втручання амортизація за останній місяць кварталу може просто не нарахуватися. Перевірте, чи по всіх об’єктах, що введені в експлуатацію, пройшли проведення. А особливу увагу приділіть новим ОЗ, купленим у поточному періоді (чи правильно встановлено строк корисного використання та метод нарахування). Просто запам’ятайте, що помилка в амортизації безпосередньо тягне за собою помилку в податку на прибуток через фінансовий результат.

Крок 6: Звірка ПДВ: рахунки 6442 та 6432 (непідтверджений кредит/зобов’язання).   

Якщо на цих рахунках на кінець періоду висять суми, то розцінюйте як сигнал тривоги. Залишок на 6442 означає, що ви отримали товар, але постачальник не зареєстрував податкову накладну (або ви забули її внести). Залишок на 6432 скаже про те, що ви отримали аванс, але не виписали податкову накладну. Це ваші прямі податкові ризики. Але кожна копійка на цих рахунках має бути обґрунтована: або це ПН останніх днів місяця, які ще в дорозі, або це помилка, яку треба виправити до подання декларації.

Крок 7: Закриття рахунків витрат та розподіл загальновиробничих витрат (91, 23, 90-94).   

Перед формуванням звітності всі витратні рахунки мають бути «обнулені» на 79 рахунок (фінансовий результат). Зверніть увагу на 91 рахунок: якщо він не закрився, значить, у базі немає бази розподілу (наприклад, не було випуску продукції або реалізації послуг), це зупиняє весь процес закриття місяця. Перевірте, чи всі витрати періоду потрапили на відповідні рахунки (адміністративні, збутові), щоб не завищити собівартість там, де мають бути операційні витрати.

Крок 8: Абсолютна звірка банківських виписок з даними виписки банку.   

Ну, тут залізне правило: залишок на рахунку 311 у базі на кінець останнього дня періоду має до копійки збігатися з банківською випискою. Часто «губляться» банківські комісії, відсотки на залишок або курсові різниці при конвертації. Навіть розбіжність у 1 копійку свідчить про те, що якийсь документ проведено невірно або двічі. Без ідеального банку неможливо правильно закрити взаєморозрахунки з контрагентами, тому це доволі критична точка перевірки.

Крок 9: Перевірка касової дисципліни та ліміту каси.   

Якщо ви працюєте з готівкою, обов’язково перегляньте касову книгу. Найбільш розповсюджена помилка це від’ємний залишок у касі протягом дня (виплата відбулася раніше приходу). Також перевірте, чи не перевищено встановлений ліміт каси на кінець робочого дня. І хоча штрафи зараз не такі «драконівські», як раніше, але податківці все одно прискіпливо дивляться на ці моменти під час перевірок. Усі видачі під звіт (рахунок 372) мають бути закриті авансовими звітами у встановлені строки.

Крок 10: Аналіз безнадійної заборгованості (36, 63, 37, 68 рахунки).   

Звітність це, в принципі, завжди привід почистити «сміття». Перегляньте залишки, які висять понад три роки (строк позовної давності). Таку заборгованість потрібно списати на доходи або витрати. Якщо ви залишите безнадійний борг у балансі, це викривить показник ліквідності підприємства. Окремо зверніть увагу на сумнівні борги: можливо, вже час нарахувати резерв сумнівних боргів (рахунок 38), що також вплине на фінансовий результат перед оподаткуванням.

Крок 11: Контроль нарахування зарплатних податків та внесків (661, 6411, 651).   

Порівняйте обороти по зарплатних рахунках з розрахунковими відомостями. Чи правильно розраховано ПДФО, Військовий збір та ЄСВ? Чи немає переплат або недоплат, які виникли через округлення або неправильне нарахування лікарняних/відпускних? Важливо, щоб суми, сплачені в бюджет, корелювали з нарахованими зобов’язаннями. Будь-яка нестиковка вилізе під час заповнення Об’єднаного звіту (ДФ/ЄСВ), тому краще знайти її в базі зараз.

Крок 12: Резерви відпусток та забезпечення (рахунок 47).   

Багато хто забуває про нарахування резерву відпусток, хоча за НП(С)БО це обов’язок, а не право (для більшості). Краще перевірте, чи робить програма ці нарахування щомісяця. Якщо резерв не нараховувався протягом року, а виплати йшли прямими витратами, це може суттєво «перекосити» фінансовий результат у місяцях, коли працівники масово йдуть у відпустку. Перед річною чи квартальною звітністю варто провести інвентаризацію резерву та скоригувати його залишок.

Крок 13: Переоцінка валютних коштів та монетарних статей (курсові різниці).   

Якщо у вас є валюта на рахунках або валютна заборгованість, програма має автоматично перерахувати їх за курсом НБУ на дату балансу. Перевірте проведення по рахунках 714 (дохід від курсових різниць) та 945 (витрати). Якщо ви бачите, що курс у програмі не оновився або переоцінка не відбулася, ваш фінансовий результат буде невірним, а залишки по валютних рахунках у гривневому еквіваленті неактуальними.

Крок 14: Звірка залишків по податках з «Особовим рахунком» платника.   

Не полінуйтеся зайти в Електронний кабінет платника податків і порівняти залишки по податках (ПДВ, податок на прибуток, ПДФО) з вашою «обороткою» (рахунок 641). Часто бувають розбіжності через пені, штрафи або помилки в призначенні платежу, про які ви могли не знати. Краще виявити недоплату зараз і доплатити її з мінімальною пенею, ніж отримати акт перевірки після здачі звіту.

Крок 15: Логічна перевірка форми №1 та форми №2 (баланс та фінрезультат).   

Останній крок як «погляд зверху». Чи б’ється залишок нерозподіленого прибутку на початок періоду + чистий прибуток за період із залишком на кінець? Чи відповідає сума податку на прибуток у звіті №2 ставці 18% від прибутку в декларації (з урахуванням податкових різниць)? Якщо цифри «пливуть», значить десь порушена логіка обліку. Тільки після того, як ви побачите ці взаємозв’язки, можна з упевненістю відправляти.