Закупівлі це одна з найважливіших ділянок у будь-якому бізнесі і саме вони визначають, чи вчасно підприємство отримає сировину, обладнання, товари для перепродажу або послуги від підрядників. Але давайте чесно: у більшості компаній закупівельні процеси досі виглядають так, ніби вони застрягли у минулому столітті. Таблиці в Excel, нескінченні погодження через пошту, «ручне» формування заявок і нескінченні уточнення телефоном. У результаті ми отримуємо: затримки, помилки, хаос і відсутність єдиного контролю.
Саме тому автоматизація закупівель є одним з ключових напрямків цифрової трансформації бізнесу. Давайте розберемося, як це зробити правильно й які результати може отримати компанія.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Звідки беруться проблеми у закупівлях?
У практиці Групи компаній А4 ми бачимо одні й ті самі «слабкі місця», з якими стикається більшість підприємств:
- Розрізненість даних. Заявки на закупівлі створюються в різних системах або взагалі «на папері». Відстежити їх статус важко.
- Низька прозорість. Керівництво не бачить, хто і чому ініціює витрати і це, в свою чергу, створює поле для зловживань.
- Затримки в погодженнях. Один підпис «застряг» у пошті керівника і постачання сировини відтерміновується на тиждень.
- Відсутність аналітики. Неможливо швидко відповісти на запитання: скільки компанія витратила на закупівлі у конкретного постачальника за рік, чи можна оптимізувати умови.
У результаті підприємство втрачає гроші не лише через завищені ціни або помилки, а й через час, який витрачається на бюрократію.
Як виглядає автоматизований процес
Автоматизація закупівель — це ж створення єдиної цифрової системи, де кожен крок процесу від заявки до оплати чітко структурований. Залежно від масштабів і потреб компанії рішення можуть бути різними, починаючи від окремих модулів BAS і аж до комплексних ERP-систем.
Типовий автоматизований процес включає:
- Формування заявки.
Співробітник створює заявку в системі, обирає категорію витрат, вказує постачальника (або кількох) і необхідні характеристики товарів/послуг.
- Автоматична маршрутизація погодження.
Система сама відправляє заявку на погодження відповідним керівникам і нагадує їм про терміни.
"BAS Управління торгівлею"
Докладніше про програму
- Порівняння пропозицій постачальників.
Модуль дозволяє обрати найвигідніший варіант за ціною, строками й умовами.
- Створення замовлення.
На основі погодженої заявки автоматично формується замовлення постачальнику.
- Приймання товарів та послуг.
Всі надходження реєструються у системі, відразу видно розбіжності з умовами.
- Фінансовий контроль.
Дані про закупівлі автоматично інтегруються з бухгалтерським і податковим обліком, формуються звіти.
Якось був випадок, коли до фахівців звернулася торгова компанія, що працює з мережею постачальників по всій Україні. Щомісяця вона здійснювала понад 500 закупівельних операцій. Усі заявки створювалися в Excel і надсилалися на погодження електронною поштою. Наслідки були такі:
- середній час погодження однієї заявки складав 5–7 днів;
- понад 15% замовлень містили помилки у специфікаціях;
- аналітика по витратах формувалася «вручну» й займала тижні.
Експерти впровадили автоматизовану систему закупівель на базі BAS ERP, налаштували маршрути погодження, інтеграцію з бухгалтерією та модуль аналітики. Результати не змусили себе чекати довго і вже через 2 місяці:
- час погодження скоротився до 1–2 днів;
- кількість помилок у замовленнях зменшилася втричі;
- керівництво отримало повну картину витрат у режимі реального часу.
Маємо для вас очевидні переваги автоматизації:
- Закупівлі відбуваються вчасно, без затримок через бюрократію.
- У будь-який момент можна побачити, на якій стадії перебуває заявка.
- Зрозуміло, хто й навіщо ініціює витрати.
- Аналітика дозволяє обирати найвигідніших партнерів.
- Бухгалтерія отримує всі дані автоматично, без дублювання.
- Неможливо «підкласти» зайву заявку або підписати невигідний контракт непомітно.
Як впровадити автоматизацію закупівель у компанії
По-перше, проаналізувати поточні процеси: де виникають затримки, які документи створюють найбільше проблем.
По-друге, визначити вимоги. Наприклад, інтеграція з обліком, робота з декількома філіями, багаторівневе погодження.
По-третє, обрати рішення. Приміром, для малого бізнесу підійде модуль у BAS Бухгалтерія, а для середнього й великого BAS ERP або комплексні BPM-рішення (Business Process Management).
По-четверте, налаштувати маршрути та доступи. Це ключовий момент, який забезпечує безпеку й швидкість.
І пʼяте, навчити персонал. Важливо, щоб користувачі розуміли, як працює система, і відчували її переваги.
У Групі компаній А4 ми впроваджуємо рішення, які працюють у реальних умовах. Автоматизація закупівель разом з нами стане одним з найефективніших способів зробити бізнес більш керованим і захищеним.
