Кому як не вам відомо, що сучасний бізнес вимагає від компаній максимальної швидкості реакції на запити клієнтів. Незалежно від того, працює підприємство у сфері роздрібної торгівлі, оптових поставок (B2B), дистрибуції чи наданні послуг, традиційні канали прийому замовлень — телефонні дзвінки, електронна пошта чи месенджери з ручною обробкою — поступово втрачають свою ефективність. Вони створюють вузькі місця у продажах, призводять до втрати клієнтів через довге очікування відповіді та вимагають розширення штату операторів.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Рішенням цієї проблеми є інтеграція сучасних чат-ботів у месенджерах (Telegram, Viber, WhatsApp) з центральною обліковою системою на базі програмних продуктів BAS. Це дозволяє перетворити популярні месенджери на повноцінний цілодобовий канал продажів, де замовлення формуються клієнтом самостійно та миттєво потрапляють у корпоративну систему обліку без участі менеджерів.
Чому ручний прийом замовлень гальмує розвиток бізнесу
Компанії, які не автоматизували процес первинного збору заявок, регулярно зіштовхуються з низкою операційних проблем, що безпосередньо впливають на прибутковість:
- Виникає високий ризик помилок через людський фактор. Приміром, менеджер під час телефонної розмови чи ручного перенесення тексту з Viber може помилитися в артикулі товару, вказати неправильну кількість, обрати не той склад або припуститися помилки у реквізитах для доставки. Це призводить до повернень товару, додаткових витрат на логістику та незадоволення покупців.
- Обмежується час прийому замовлень. Більшість клієнтів роблять покупки або формують заявки на закупівлю в зручний для себе час, який часто припадає на позаробочі години, вихідні чи святкові дні. Якщо заявка чекає обробки до ранку понеділка, існує висока ймовірність, що покупці підуть до конкурентів, які здатні зафіксувати замовлення негайно.
- Зростають операційні витрати на утримання відділу продажів чи кол-центру. Замість того, щоб займатися активним пошуком нових клієнтів, розвитком відносин або складними переговорами, високооплачувані менеджери змушені витрачати до 70% робочого часу на рутинну роботу: виписку рахунків, уточнення наявності товарів на складі, відправку прайс-листів та ручне створення документів «Замовлення покупця» у програмі BAS.
Принцип роботи інтеграції чат-бота з обліковою системою BAS
Схема взаємодії між клієнтом, чат-ботом та базою даних BAS побудована на принципі двостороннього обміну даними в режимі реального часу (або за заданим розкладом) через спеціалізовані API-інтерфейси або веб-сервіси.
- Синхронізація каталогу товарів та залишків
Система BAS автоматично вивантажує в чат-бот актуальний каталог товарів із структурою категорій, фотографіями, детально описаними характеристиками, роздрібними та індивідуальними гуртовими цінами. Крім того, бот відображає актуальні залишки на складах. Приміром, якщо певна позиція закінчилася, бот не дозволить її замовити або запропонує оформити попереднє замовлення чи підібрати аналог.
- Формування кошика та оформлення замовлення
Користувач у звичному інтерфейсі месенджера переглядає каталог, шукає товари за назвою чи артикулом, додає позиції до кошика, обирає спосіб доставки (приміром, відділення Нової Пошти чи кур’єр) та зручний варіант оплати. Для постійних B2B-клієнтів бот може зберігати історії попередніх закупівель, що дозволяє повторити типове замовлення буквально в один клік.
- Автоматичне створення документа в BAS
Одразу після підтвердження замовлення користувачем у чат-боті, програмний модуль інтеграції формує відповідний документ (наприклад, «Замовлення покупця») безпосередньо в базі BAS. У документі автоматично підтягується картка існуючого контрагента або створюється новий, заповнюється таблична частина з товарами, цінами та знижками, вказуються дані для доставки.
- Зворотний зв’язок та нотифікації
Після того, як документ створено в BAS, система повертає чат-боту номер замовлення та його поточний статус. Надалі, при зміні статусу в BAS (приміром, «Зібрано», «Передано в доставку», «Відправлено — ТТН 12345678»), чат-бот автоматично надсилає клієнту PUSH-повідомлення в месенджер. Це позбавляє клієнта необхідності телефонувати менеджеру з питанням «що з моїм замовленням?».
Функціональні можливості чат-ботів для B2C та B2B секторів
В залежності від специфіки вашої цільової аудиторії, чат-бот у зв’язці з BAS може вирішувати абсолютно різні завдання, значно розширюючи стандартний функціонал онлайн-продажів.
Особливості для роздрібного сегменту (B2C):
- Швидкий пошук товарів та інтерактивний вибір за допомогою зручних кнопок та меню.
- Інтеграція з платіжними системами (LiqPay, WayForPay, MonoPay) для миттєвої оплати замовлення банківською карткою безпосередньо у чат-боті.
- Автоматична видача електронних чеків (РРО/ПРРО), сформованих у BAS.
- Участь у програмах лояльності: накопичення та списання бонусних балів, перегляд балансу бонусної карти, отримання персональних промокодів та сповіщень про акції.
"BAS ERP"
Докладніше про програму
Особливості для гуртового бізнесу та дистрибуції (B2B):
- Авторизація за номером телефону або індивідуальним PIN-кодом, що дозволяє ідентифікувати конкретного контрагента та його персонального менеджера.
- Відображення індивідуальних прайс-листів, відстрочок платежів та кредитних лімітів, закріплених за конкретним покупцем у системі BAS.
- Формування та завантаження рахунків на оплату у форматі PDF прямо в чат-бот.
- Перегляд взаєморозрахунків: бот може видати акт звірки, показати поточну дебіторську заборгованість чи нагадати про термін наступного платежу.
Програмні рішення BAS для інтеграції з чат-ботами
Виходячи з масштабу підприємства та складності його бізнес-процесів, інтеграція з чат-ботами здійснюється на базі різних продуктів лінійки BAS:
- BAS Управління торгівлею: оптимальне рішення для торговельних компаній, дистриб’юторів та інтернет-магазинів. Вхідний модуль дозволяє гнучко налаштувати обмін номенклатурою, цінами, залишками та замовленнями, забезпечуючи швидку обробку великого потоку роздрібних і гуртових заявок.
- BAS Комплексне управління підприємством: використовується середнім бізнесом, де окрім торгівлі є завдання з контролю фінансів, казначейства та оперативного обліку. Інтеграція дозволяє автоматично передавати замовлення з бота в загальний контур управління компанією.
- BAS ERP: флагманська система для великих підприємств та виробничих холдингів. Чат-боти у зв’язці з BAS ERP можуть використовуватись не лише для збору замовлень від клієнтів, а й для внутрішніх потреб: приміром, для збору заявок на матеріально-технічне забезпечення від філій або контролю статусу виконання виробничих замовлень.
- BAS Малий бізнес: зручна програма для невеликих компаній, сервісних служб та невеликих інтернет-магазинів, яка дозволяє легко побудувати наскрізний процес: від першого кліку у чат-боті до виписки накладної та відвантаження.
Економічний ефект та переваги впровадження
Автоматизація прийому замовлень через чат-бот з безпосереднім завантаженням у BAS забезпечує компанії серйозні конкурентні переваги та відчутне зростання фінансових показників. По-перше, суттєво зростає швидкість обробки замовлень. Час від першого кліку клієнта в месенджері до появи документа в базі даних та передачі замовлення на склад зменшується з кількох годин до декількох секунд. Це дозволяє відвантажувати товари день у день та перемагати конкурентів у боротьбі за лояльність покупця. По-друге, відбувається пряме скорочення операційних витрат. Автоматичне створення документів у BAS дозволяє компанії обробляти в рази більше замовлень без збільшення штату менеджерів з продажів чи операторів введення даних. Наявні співробітники звільняються від рутини та можуть зосередитися на роботі з ключовими клієнтами, збільшенні середнього чека та повторних продажах. По-третє, досягається майже 100% точність даних. Оскільки інформація про вибрані товари, реквізити та адреси доставки вводиться безпосередньо клієнтом і передається програмним шляхом, повністю виключається вплив людського фактора, помилки при переписуванні даних та пов’язані з цим збитки. По-четверте, бізнес отримує новий цілодобовий канал продажів (24/7). Компанія продовжує приймати замовлення та формувати чергу на відвантаження навіть уночі, у вихідні або під час повітряних тривог, забезпечуючи безперервність бізнес-процесів.
Розробка чат-бота та його безшовна інтеграція з обліковими системами BAS — це комплексне завдання, яке вимагає глибоких знань архітектури програмних продуктів, досвіду роботи з веб-сервісами (REST API, JSON/XML) та розуміння бізнес-процесів торгівлі й обслуговування. Група компаній А4 володіє понад 25-річним досвідом у сфері автоматизації бізнесу в Україні і є офіційним учасником «Спілки Автоматизаторів Бізнесу» (САБ) та сертифікованим за міжнародним стандартом ISO 9001:2015 інтегратором, який пропонує повний цикл послуг із проєктування та впровадження рішень будь-якої складності. Тож автоматизуйте збір замовлень та зробіть ваш бізнес доступним для клієнтів у будь-який час разом з Групою компаній А4. Звертайтеся за фаховою консультацією та розрахунком проєкту до наших експертів вже сьогодні!
