Управління по цілях і KPI

Основне призначення продукту – управління результативністю організації з використанням ключових показників діяльності (KPI) та збалансованої системи показників (BSC). Така система дозволяє вибрати оптимальний набір показників для оцінки ефективності роботи організації з урахуванням поставлених цілей.

Під час розробки продукту був реалізований підхід цільового управління (Management By Objectives – MBO), метод Balanced Scorecard (BSC) та управління операційним і стратегічним розвитком компанії з використанням KPI (ключових показників діяльності).

Основними користувачами продукту є організації, які прагнуть підвищувати власну ефективність за допомогою узгодження показників бізнес-процесів зі стратегічними планами та застосування систем оцінки досягнення поставлених цілей.

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дозволяє керівнику в режимі реального часу ставити задачі співробітникам, проводити моніторинг їх виконання, оцінювати результативність роботи кожного співробітника, наочно відслідковувати взаємозв'язок між поставленими/виконаними задачами та підсумковим коефіцієнтом результативності співробітника:

Портал сотрудникаФункціональні можливості

Програмний продукт "1С:Управління по цілям і KPI" надає можливості:

  • Управління результативністю організації із використанням ключових показників діяльності (KPI) та збалансованої системи показників (BSC);
  • Використання методу цільового управління в компанії (планування зверху вниз, узгодження знизу вверх);
  • Створення та підтримка єдиної системи цілей, показників, задач і взаємних оцінок (метод 360 градусів);
  • Використання гнучкого механізму автоматизованого збору, зберігання та розрахунку значень показників;
  • Представлення даних у зручній формі (від узагальненого у графічному вигляді на верхньому рівні, через аналіз у розрізі аналітик на середньому, до детального аналізу на рівні транзакцій та документів на нижньому);
  • Багатовимірного аналізу даних показників за аналітикою (набір аналітичних розрізів визначає користувач);
  • Відстеження виконання ключових показників діяльності та інформування співробітників у разі наявності відхилень (підвищення ефективності зворотного зв'язку);
  • Застосування оплати відповідно до результату;
  • Розподілу доступу до даних системи цільового управління залежно від прав і ролей користувачів;
  • Самостійного налаштування алгоритмів збору даних за показниками і форм звітів без участі програмістів.

Рішення можна інтегрувати з обліковими системами на базі платформи "1С:Підприємство" через об'єднання в єдину базу даних, або можна налаштувати обмін даними з рішеннями на інших платформах.

Задачі, які вирішуються програмним продуктом

Моніторинг (що відбувається?)

Моніторинг роботи організації та бізнес процесів, виявлення та інформування про критично важливу інформацію на основі актуальних даних у вигляді показників (KPI).

Аналіз (хто винен?)

  • Дослідження закономірностей в області управління ефективністю, багатовимірний аналіз даних в різних ступенях деталізації і розрізах аналітики;
  • Розподіл відповідальності за досягнення цілей за рівнями відповідальності.

Управління (що робити?)

Механізм інформування керівників та співробітників про цілі організації, інструмент зворотного зв'язку і стимулювання, розрахунку винагороди.

Стратегическая панель

Переваги управління з використанням програмного продукту

  • Дозволяє реалізувати системний підхід цільового управління в компанії (планування зверху вниз, узгодження знизу вверх);
  • Створення єдиної системи цілей (показників) та задач (єдина інтерпретація);
  • Гнучкий механізм збору, зберігання та розрахунку показників;
  • Зручність подання даних (від узагальненого в графічному вигляді на верхньому рівні, через аналіз в розрізі аналітик на середньому, до детального аналізу на рівні транзакцій-документів на нижньому);
  • Багатовимірний аналіз даних показників за аналітикою (структуру аналітики визначає користувач);
  • Інструмент автоматизованого контролю показників та інформування співробітників (підвищення ефективності зворотного зв'язку);
  • Забезпечення зв'язку результативності із системою винагороди;
  • Розподіл рівня доступу до системи цільового управління залежно від прав і ролей;
  • Налаштування алгоритмів збору показників і форм звітів виконується користувачами самостійно, без участі програмістів.

Визначення ефективності співробітників і підрозділів

Тактическая панель

Управління реалізується через інформування співробітників про існуючі цілі організації, їх ролі та відповідальності в реалізації цих цілей. Інструмент дозволяє розподілити відповідальність між співробітниками, підрозділами за конкретні бізнес-показники. Через нього реалізується координація зусиль підрозділів, забезпечується регулярний зворотний зв'язок і стимулювання персоналу. Таким чином, для кожного підрозділу та співробітника формується матриця показників, за які вони несуть відповідальність, вона лягає в основу системи преміювання співробітників за результат.

З використанням цього інструменту керівник може зв'язати стратегічні цілі компанії та поточну (операційну) діяльність. Програмний продукт дозволяє створювати матриці результативності (MBO-матриці) для кожної посади та підрозділу. Така матриця містить ключові показники діяльності (KPI), і дозволяє "оцифрувати" результативність співробітника або підрозділу – представивши її як коефіцієнт. Використовуючи у розрахунку планові цільові орієнтири, ми переводимо оцінку результативності співробітника/підрозділу в об'єктивну площину. Планові значення за кожним показником – це свого роду угода, яку керівник щомісячно/щоквартально укладає зі своїми співробітниками про досягнення певних результатів. Такий підхід дозволяє у подальшому проводити моніторинг діяльності, оцінювати ступінь досягнення цілей, наочно демонструвати внесок конкретного співробітника у результати компанії.

Контроль задач і доручень

Для управління результативністю компанії необхідно відстежувати реалізацію проектів, виконання задач, доручень та ініціатив, сформованих у рамках стратегічних цілей компанії. Програмний продукт дозволяє керувати всіма оперативними дорученнями та задачами, спрямованими на поліпшення конкретних цільових показників. Планування та узгодження задач може йти за принципом зверху-вниз, коли задачі спускаються як доручення, так і знизу-вгору, коли заходи плануються виконавцем, а потім узгоджуються керівником. Продукт дозволяє структурувати робочий час співробітників, зв'язавши їх результативність з виконанням поставлених задач, підвищити виконавчу дисципліну за допомогою контролю дотримання термінів реалізації.

Смарт-задачи
Панель проектов

Управління преміюванням

Преміювання, орієнтоване на результат, є інструментом, який допомагає керівнику, з одного боку, виділити і відзначити успіхи співробітника, а з іншого боку чітко позначити його роль у загальному виробничому процесі. Нефіксована (преміальна) частина оплати праці залежить від виробничих та інших значущих для бізнесу показників.

Можливості програмного продукту дозволяють зв'язати показники діяльності співробітників (KPI) із системою винагороди. Програмний продукт дозволяє формувати різні алгоритми розрахунку винагороди, і потім, на підставі отриманих значень досягнення результатів, розраховувати розмір преміальної частини зарплатні співробітника.

Керівник може гнучко задати відповідність рівня результативності співробітника і розміру премії (наприклад, у разі результативності співробітника нижче 75%, премія не нараховується; за результативності від 76% до 90% – премія розраховується в розмірі половини норми і т.д.). Інструмент дозволяє вибирати показники, які беруть участь у розрахунку винагороди та налаштовувати формулу винагороди. Такий підхід дозволяє компанії бути більш динамічною, легко адаптуватися до змін ринкової ситуації.

Оцінка персоналу методом 360 градусів

Крім об'єктивних показників продукт дозволяє збирати та враховувати оцінки, які засновані на суб'єктивній думці внутрішніх експертів (за аналогією з методом "360 градусів"). Найчастіше це необхідно для оцінки відповідності дій співробітників корпоративним стандартам (наприклад, вимог системи управління якістю), очікуванням "внутрішніх клієнтів". Такими експертами можуть виступати як керівники, так і "споживачі" внутрішніх продуктів та послуг.

Автоматизований інструмент підтримує механізм регулярного збору таких оцінок і на основі заданого алгоритму трансформує ступінь відповідності вимогам стандартів у числове значення суб'єктивного показника, що у подальшому використовується для розрахунку винагороди співробітника за період.

Оценка персонала методом 360 градусов

Проведення аналізу бізнес-показників

Цей інструмент дозволяє проводити дослідження і аналіз даних ефективності бізнесу в різних вимірах та з різним ступенем деталізації, виявляти закономірності та причинно-наслідкові зв'язки між різними факторами, що впливають на ефективність.

Під час проведення такого аналізу користувач сам визначає параметри та вимірювання (аналітики) звітів, для кращого розуміння ситуації може перейти з верхнього рівня групування (агрегування) даних до найнижчого рівня – документа – транзакції (техніка Drill Down). Інструмент сприяє скороченню термінів отримання необхідної інформації за рахунок того, що побудова звітів відбувається в "один дотик".

У налаштуваннях системи можна задавати для кожного цільового показника до 6 розрізів аналітики (один наперед визначений і 5 налаштованих користувачем). Такої кількості розрізів аналітики досить, щоб забезпечити глибоке занурення в аналіз причинно-наслідкових зв'язків, зберігши при цьому прийнятну швидкодію системи. Аналітичними розрізами можуть виступати будь-які дані обліку. Наприклад, для показника "маржинальний прибуток" крім передбаченого розрізу аналітики (відповідальний співробітник), можна задати додаткові: по регіонах, видах діяльності, номенклатурі, контрагентах, філіях.

Аналітична система дозволяє представляти дані, як у статичному вигляді (на певну дату), так й у динаміці (з будь-яких періодів); у вигляді структурованих табличних звітів, так й у вигляді діаграм і графіків. Наприклад, за допомогою цього інструменту можна оцінити динаміку обсягів реалізації продукції з певною характеристикою у вибраному регіоні, побудувати графік завантаження складських приміщень з урахуванням сезонності, зіставити ефективність маркетингових зусиль і динаміку продажів за період і т.п.

Моніторинг показників

Інформаційні панелі бізнес-показників (dashboard) – це інструмент для моніторингу та аналізу інформації про ефективність бізнес-процесів. Впровадження інструменту для регулярного збору та аналізу достовірної інформації про результативність є етапом побудови корпоративної BPM-системи (business performance management – системи управління ефективністю бізнесу).

Панель виджетов

"1С:Управління по цілям і KPI" дозволяє в автоматичному режимі збирати необхідні дані з розрізнених облікових систем, оцінки експертів за суб'єктивними показниками, проводити розрахунок об'єктивних показників ефективності роботи компанії, відстежувати зміни показників і проводити їх аналіз у режимі реального часу. Застосування інформаційних панелей показників дозволяє керівнику регулярно вирішувати задачі, пов'язані з моніторингом.

Інформаційна панель бізнес-показників (dashboards, контрольна, приладова панель) є інструментом графічної візуалізації найважливіших для контролю та управління показників в узагальненому, укрупненому вигляді. Інформація у вигляді діаграм, графіків і таблиць дозволяє миттєво виявляти критично важливі сигнали на підставі актуальних і релевантних даних. Завдяки цьому інструменту керівники різного рівня, одним поглядом оцінивши ситуацію в компанії, можуть приймати зважені та обґрунтовані рішення.

За допомогою гнучкого налаштування керівник може самостійно зібрати на одному екрані інформацію по ефективності різних бізнес-процесів компанії (маркетингу і продажів, виробництва, сервісу, управління персоналом і т.д.).

При цьому він сам вибирає зручний спосіб відображення інформації: у вигляді таблиці, графіка, діаграми або тексту, з урахуванням динаміки (тренду) і стану (зони) показника. Для отримання детальної інформації, можна інтерактивно перейти ("провалитися") в інший інформаційний шар, в якому представити дані у розрізі аналітик.

На інформаційну панель можна вивести показники пов'язані з виконанням плану по прибутках, поточним рівнем операційних витрат, кількістю запитів від клієнтів, швидкістю їх обробки, ступеню задоволеності клієнтів, рівню активності менеджерів з продажу тощо.

Збір, розрахунок і зберігання інформації за показниками

Однією з найважливіших функцій програмного продукту є підтримка механізму автоматизованого збору, розрахунку і зберігання інформації за цільовими показниками. Дані за кожним показником можна зібрати трьома способами: внести вручну, розраховувати на основі інших показників, "транслювати" з облікових або управлінських систем.

За рахунок того, що у системі в явному вигляді прописуються алгоритми збору показників, забезпечується виконання найбільш значимого принципу цільового управління – створення "єдиного стандарту", за допомогою якого описується не тільки смисловий зміст цільового показника, але й спосіб його підрахунку. Використання автоматичного розрахунку показників дозволяє застосовувати формули, агрегувати дані нижніх рівнів, будувати каскадну модель показників.

Інтеграція з обліковими системами

Обмін даними для збору показників по KPI

Обмен данными для сбора показателей по KPI

Інтеграція в конфігурацію (облікову базу)

Об'єднання конфігурації "1С:Управління по цілям і KPI" з обліковою або управлінською системою на платформі "1С:Підприємство 8" (безшовна інтеграція) є найзручнішим підходом за рахунок можливості:

  • використання довідників і документів основної конфігурації як аналітичних розрізів за показниками (KPI);
  • реалізації обміну даними усередині єдиного інформаційного простору конфігурації;
  • формування звітності по KPI з деталізацією до первинних документів (господарських операцій, які вплинули на зміну KPI) – техніка Drill-down.

Обмін через COM-з'єднання

За допомогою COM-з'єднання можливе забезпечення надійного і швидкого програмного доступу до даних облікової системи на платформі "1С:Підприємство 8" з «1C:Управління по цілям і KPI». При цьому підході налаштовуються правила обміну даними в «1C:Управління по цілям і KPI». Такий підхід має таку особливість:

  • Вивантажувати можливо тільки прості дані (числа - як результат обчислень), без можливості обмінюватися даними по аналітикам.

Універсальний обмін даними за допомогою XML-пакетів

Універсальний механізм обміну даними призначений як для обміну з обліковими системами, створеними на платформі "1С:Підприємство 8", так і для організації обміну даними з іншими інформаційними системами. Для обміну використовуються XML документи, а аналітичні дані зберігаються в окремому довіднику аналітик у конфігурації "1С:Управління по цілям і KPI".

Переваги:

  • обмін даними можна реалізувати як з інформаційними базами "1С:Підприємства", так й з іншими інформаційними системами;
  • обмін даними можливий між неідентичними інформаційними базами "1С:Підприємства 8" з різною структурою конкретних об'єктів;
  • під час організації схеми обміну не накладається обмеження на структуру розподіленої системи. Можна організувати як класичну структуру типу «зірка», так і більш складніші багаторівневі структури типу «сніжинка» та інші;
  • реалізація різних способів вирішення колізій у разі одночасної зміні даних у різних вузлах розподіленої системи;
  • реалізація відновлення обміну даними в таких випадках, як відновлення інформаційних баз з резервних копій і т.д.

MS Excel, MS Access

Є можливість завантаження даних з файлів формату MS Excel і MS Access. Інформацію в ці файли можна завантажувати як з облікових систем, так і вносити вручну. Такий підхід має особливості:

  • Завантажувати можливо тільки прості дані (числа - як результат обчислень);
  • Аналітики завжди представляються як текст.

Розподілені бази даних

Механізм розподілених інформаційних баз призначений для створення територіально розподілених систем на основі ідентичних конфігурацій "1С:Підприємства 8". У цій ситуації можливі два підходи:

  • використання для обміну конфігурації "1С:Управління по цілям і KPI" без інтеграції
  • об'єднання конфігурації "1С:Управління по цілям і KPI" з обліковою або управлінською системою на платформі "1С:Підприємство 8".

Цей механізм дозволяє переносити як дані "1С:Підприємства", так і зміни конфігурації інформаційної бази. Обмін даними виконується в форматі ХML документів. Розподілена система повинна мати деревоподібну структуру, в якій існує кореневий вузол і визначено відношення "головний – підпорядкований" для кожної пари зв'язаних вузлів.

Основні можливості:

  • інтерактивне створення розподіленої системи та виконання обміну даними без додаткового програмування;
  • забезпечення ідентичності конфігурацій інформаційних баз, що входять до складу розподіленої системи;
  • підключення нових та відключення існуючих вузлів;
  • створення початкового образу інформаційної бази для нового вузла;
  • реалізація різних способів вирішення колізій у разі одночасної зміни даних у різних вузлах розподіленої системи;
  • можливість створення в рамках однієї розподіленої інформаційної бази кількох схем обміну;
  • можливість задавати умови на передачу та прийом змін на рівні окремих елементів даних;
  • реалізація відновлення обміну даними у таких випадках, як відновлення інформаційних баз з резервних копій і т.д .;
  • стиснення повідомлень обміну у форматі .ZIP та автоматичне розпакування повідомлень обміну під час прийому.

Конвертація даних

До налаштування обміну даними через конвертацію даних має сенс вдаватися тоді, коли немає можливості інтегрувати "1С:Управління по цілям і KPI" у працюючу облікову систему на платформі "1С:Підприємство". Перевагою такого підходу є швидка реалізація та можливість повноцінно використовувати аналітичні розрізи у вигляді довідників та об'єктів.

Підключення зовнішніх джерел даних (External Data Source)

Дозволяють:
  • Працювати з зовнішніми базами даних, які не засновані на "1С: Підприємство".
  • Зовнішнє джерело може отримувати дані з ODBC-джерел з СУБД Microsoft SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database, Microsoft Access, Excel, dBase, Paradox, Visual FoxPro.
  • Підключити багатовимірні джерела даних:
    • Microsoft Analysis Services;
    • Oracle Essbase;
    • IBM InfoSphere Warehouse;
  • Використовувати для отримання даних з:
    • Бази даних ERP (SAP, Oracle, Парус, Галактика);
    • Інтернет-магазину (MySQL / MS SQL);
    • Завантаження даних з Excel;
    • Аналітика сайту (Яндекс.Метрика, Google Analytics);
  • Налаштування робиться для кожної бази окремо.

Управління реалізується через інформування співробітників про існуючі цілі організації, їх ролі і відповідальності в реалізації цих цілей. Інструмент дозволяє розподілити відповідальність між співробітниками, підрозділами за конкретними бізнес-показниками. Через нього реалізується координація зусиль підрозділів, забезпечується регулярне зворотний зв'язок і стимулювання персоналу. Таким чином, для кожного підрозділу і співробітника формується матриця показників, за які вони несуть відповідальність, вона лягає в основу системи преміювання співробітників за результат.

З використанням цього інструменту керівник може зв'язати стратегічні цілі компанії і поточну (операційну) діяльність. Програмний продукт дозволяє створювати матриці результативності (MBO-матриці) для кожної посади і підрозділу. Така матриця містить ключові показники діяльності (KPI), і дозволяє "оцифрувати" результативність співробітника або підрозділу - представивши її у вигляді коефіцієнта. Використовуючи в розрахунку планові цільові орієнтири, ми переводимо оцінку результативності співробітника/підрозділу в об'єктивну площину. Планові значення по кожному показнику - це свого роду угода, яку керівник щомісячно/щоквартально укладає зі своїми співробітниками про досягнення певних результатів. Такий підхід дозволяє в подальшому проводити моніторинг діяльності, оцінювати ступінь досягнення цілей, наочно демонструвати внесок конкретного співробітника в результати компанії.

Розподіл і контроль прав доступу

Оскільки в автоматизованій системі зберігається комерційна інформація, яка може носити конфіденційний характер, необхідно забезпечити розподіл доступу до неї в залежності від повноважень працюючих користувачів. Таке налаштування виконується в двох рівнях:

  • через вбудований в платформу механізм розподілу прав відповідно до ролей, де можна визначити доступ до об'єктів конфігурації (довідників, документів, звітів та "панелей");
  • за допомогою механізму матричного налаштування прав в самій системі, яке дозволяє більш детально розподіляти між співробітниками права по роботі з інформацією.

Технологічні переваги

Використання сучасної трирівневої платформи з комплексним додатком масштабу підприємства, дозволяє директору по ІТ і фахівцям ІТ-підрозділу підприємства бути впевненими в надійності зберігання даних, продуктивності і масштабованості системи. ІТ-спеціалісти отримують зручний інструмент для реалізації завдань, необхідних підприємству і супроводу створеної при впровадженні системи.

На платформі "1С:Підприємство 8.3" реалізовано новий клієнтський додаток - тонкий клієнт: він може підключатися по протоколам http або https, при цьому вся бізнес-логіка реалізується на сервері. Віддалені підрозділи можуть, використовуючи тонкого клієнта, підключатися через Інтернет і в on-line режимі працювати з інформаційною базою. Підвищується безпека і швидкість роботи.

На платформі "1С:Підприємство 8.3" реалізовано новий клієнтський додаток - Web-клієнт: не вимагає установки на комп'ютер користувача ніяких компонент, дозволяє використовувати на робочих місцях користувачів операційні системи Windows і Linux. Не вимагає адміністрування на комп'ютерах користувачів. Забезпечує оперативний доступ до інформаційної бази для "мобільних" співробітників.

Реалізовано спеціальний режим роботи клієнтських додатків - режим низької швидкості з'єднання (наприклад, при роботі через GPRS, dialup). Можна працювати в будь-якій точці, де немає постійного підключення до Інтернету.

У режимі керованого застосування інтерфейс не "малюється", а "описується". Розробник визначає тільки загальну схему командного інтерфейсу і загальну схему форм. Цей опис платформа використовує при побудові інтерфейсу для конкретного користувача з урахуванням різних факторів:

  • прав користувача;
  • особливостей конкретного впровадження;
  • налаштувань, зроблених самим користувачем.

Можлива побудова індивідуального інтерфейсу для кожного користувача.
Реалізовано механізм функціональних опцій. Вони дозволяють вмикати/вимикати необхідні функціональні частини конфігурації без зміни самого прикладного рішення. Можна підлаштовувати інтерфейс під кожну роль, враховуючи вподобання користувачів.

Програмний продукт є захищеним і містить фрагменти коду, які не підлягають зміні користувачем, має захист від несанкціонованого використання. При цьому реалізований принцип максимальної відкритості коду для забезпечення можливості адаптації продукту під потреби кінцевих користувачів.

Масштабованість і продуктивність

Використання платформи "1С:Підприємство 8.3" забезпечує ефективну роботу і надійне зберігання інформації при роботі сотень користувачів. Сучасна трирівнева архітектура системи дає збереження високої продуктивності при значному зростанні навантаження на систему і обсягів оброблюваних даних. Висока відмовостійкість досягається за рахунок резервування кластера серверів, а оптимізація швидкодії - за рахунок динамічного балансування навантаження між кластерами. Використання СУБД світових лідерів (MS SQL, IBM DB2, Oracle Database) дозволяє будувати високопродуктивні і надійні інформаційні системи.

Побудова територіально-розподілених систем

В "1С:Підприємство 8" реалізований механізм управління розподіленими інформаційними базами, який забезпечує роботу єдиного прикладного рішення (конфігурації) з територіально рознесеними базами даних, об'єднаними в багаторівневу ієрархічну структуру.

Це дає можливість будувати на основі конфігурації "Управління по цілям і KPI" рішення для підприємств мережевої або холдингової структури, що дозволяють ефективно керувати бізнесом і бачити картину "в цілому" з необхідною для прийняття рішень оперативністю.

Інтеграція з іншими системами

Забезпечується інтеграція з зовнішніми програмами вітчизняних і зарубіжних розробників і обладнанням на основі загальновизнаних відкритих стандартів і протоколів передачі даних, підтримуваних платформою "1С:Підприємство 8.3".