Реєстрація господарських операцій та формування первинних документів господарської діяльності підприємства – торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих та інших операцій. – Реєстрація операцій виконується за допомогою зрозумілих екранних форм-аналогів паперових документів з отриманням необхідних друкарських форм.
Всі дані – в єдиній інформаційній базі
В єдиній інформаційній базі:
- база клієнтів;
- банківські і касові операції, клієнт-банк, платіжний календар;
- розрахунки з контрагентами, персоналом;
- облік матеріалів, товарів, продукції;
- замовлення клієнтів, замовлення-наряди;
- планування та облік виконання робіт і надання послуг;
- планування та облік виробничих операцій;
- планування завантаження ресурсів підприємства;
- торгові операції, у тому числі роздрібні продажі;
- облік персоналу, розрахунок заробітної плати;
- облік витрат і розрахунок собівартості;
- майно, капітал;
- доходи, витрати, прибутки і збитки;
- підготовка регламентованих звітів для ФОП на ССО;
- фінансове планування (бюджетування) тощо.
Широкий спектр звітів забезпечує власникам, керівникам і співробітникам можливість швидко отримувати інформацію – у зручній для роботи і прийняття рішень формі, з необхідною оперативністю і деталізацією.
Програма не призначена для ведення бухгалтерського та податкового обліку – для цих цілей зручно використовувати “Бухгалтерію”, і користуватися вивантаженням даних в це прикладне рішення.
Програму можна використовувати для декількох компаній або приватних підприємців – як незалежних, так і працюючих в рамках одного бізнесу. При зміні масштабів і структури бізнесу, підходів до управління або організації робіт програма може бути переналаштована без великих витрат часу і грошей.
Рекомендоване число робочих місць – від одного до десяти.
Маркетинг і продажі
“Управління невеликою фірмою 8 для України” підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками.
У програмі автоматизовані операції з товарним асортиментом:
- реєстрація та зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;
- реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа;
- реєстрація видів знижок і націнок;
- установка і зміна ціни, розрахунок ціни за базовим видами цін, цінами номенклатури, або цінами контрагента, округлення цін.
У програмі підтримується:
- зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
- аналітичні діаграми з продажу та динаміці цін, залишки на складах – в карточці товара, без додаткових дій користувача;
- зберігання формату для виду цін номенклатури, використовуваного при виведенні ціни в прайс-лист;
- зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури.
Плани продажів можуть формуватися в натуральному і вартісному виразі і складатися по підприємству в цілому або по окремих підрозділах.
Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів по окремих підрозділах, номенклатурних групах і товарів.
Підготовка продажів і робота з клієнтами в “Управлінні невеликою фірмою” здійснюються наступними операціями:
- реєстрація та зберігання контактної інформації клієнтів із можливістю прикріплення тегів і додавання додаткових реквізитів;
- відображення стану взаєморозрахунків, обсяг продажів і дати останніх взаємодій в карточці клієнта;
- реєстрація договорів з покупцями;реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів і їх контактної інформації;
- реєстрація подій при взаємодії з покупцями і замовниками – вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі та інше;
- реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, в якому відображені види товарів, робіт, терміни поставки / виконання, а також вартість);
- реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
- об’єднання замовлень покупців у проекти;
- формування графіка відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
- забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, яка утворена замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і / або замовленнях на виробництво;
- відстеження забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами та послугами.
В “Управлінні невеликою фірмою” підтримуються наступні схеми продажів:
- продаж зі складу і під замовлення,
- відвантаження в кредит або по передоплаті,
- реалізація товарів, прийнятих на комісію,
- передача товарів на реалізацію комісіонеру.
Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними або актами виконаних робіт, а також в замовленнях-нарядах. На підставі документів продажів формуються рахунки-фактури.
Роздрібні продажі
Конфігурація може використовуватися в автоматизованих и неавтоматизованих роздрібних торгових точках.
Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку.
Передбачає формування наступних звітів:
- звіт по рухах і залишках товару в роздрібних цінах,
- звіт з продажу в роздрібних цінах.
Підтримується формування і друк етикеток і цінників.
Постачання та закупівлі
Програма забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.
Службі постачання оперативно надається інформація для визначення та забезпечення внутрішніх і зовнішніх потреб у товарах і послугах: про наявність незабезпечених потреб у товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах, про фактичні закупівлі, про відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво.
Забезпечення потреб здійснюється резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням у замовленнях постачальникам і в замовленнях на виробництво.
Для забезпечення процесу закупівель товарів, послуг і роботи з постачальниками автоматизовані операції:
- реєстрація постачальників і контактної інформації;
- зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;
- зберігання види цін, виду знижки, види цін контрагента за договором;
- зберігання інформації про користувача, котрий змінив ціну номенклатури контрагента;
- реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів і їх контактної інформації;
- реєстрація подій при взаємодії з постачальниками та підрядниками – вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі та інше;оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
- формування графіків поставок;
- розрахунок потреб у запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій на поповнення запасів шляхом формування замовлень на виробництво або замовлень постачальникам.
Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може відображатися за різними схемами:
- надходження за плату від контрагента,
- придбання підзвітною особою,
- прийом на реалізацію від комісіонера,
- отримання давальницької сировини і матеріалів у переробку.
Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.
Запаси і склад
Для ведення обліку запасів підприємства на необмеженій кількості складів передбачені наступні можливості:
- роздільний облік запасів – власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих в переробку;
- облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір і т. д.), а також партій запасів;облік у розрізі осередків місць зберігання (зони, комори, стелажі, полиці і т. п.);
- переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію і повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
- резервування запасів (облік запасів і витрат в розрізі замовлень покупців);
- облік запасів у розрізі ВМД;
- використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
- друк етикеток і цінників.
Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації – оприбуткування та списання запасів.
Роботи, послуги, виробництво
“Управління невеликою фірмою” підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.
Управління даними про склад і технології виконуваних робіт і виробленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій.
План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт, надання послуг – замовленнями на виробництво і замовленнями-нарядами.
Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво і замовленнями-нарядами.
Реєстровані замовлення на виробництво мають такі особливості:
- можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
- за замовленнями на виробництво розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;
- у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.
“Управління невеликою фірмою” дозволяє реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск може бути оформлений як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасування, збірка комплектів). Продукція числиться за структурною одиницею, що її випустила і може бути переміщена в іншу структурну одиницю – наприклад, на склад для подальшого продажу або в наступний цех по технологічному маршруту.
Факт виконання роботи (надання послуги) і здача її замовнику відображаються актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.
Для планування робіт співробітників служать дві функції:
- відрядні наряди – використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям з відрядною оплатою праці;
- наряди можуть бути індивідуальними і бригадними;
- завдання на роботу – використовуються для планування завантаження співробітників в рамках внутрішніх або зовнішніх проектів.
Передбачається реєстрація фактичних відомостей про виконання робіт за нарядами і завданнями. Ця інформація може бути використана в подальшому при розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи та проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.
Для обліку витрат підприємства та розрахунку фактичної собівартості підтримуються наступні функції:
- облік фактичних витрат – ведеться в необхідних розрізах у вартісному і натуральному вимірі;
- розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на випуск, – може бути вироблено як за вказаний період, так і на підставі конкретного документа випуску;
- регламентний розрахунок фактичної собівартості випуску при закритті періоду;
- звіт про собівартість випущеної продукції і виконаних робіт.
Реалізований простий механізм виконання робіт і надання послуг в невеликих фірмах з використанням замовлень-нарядів (документів, які суміщають в собі функції замовлення покупця, рахунки на оплату, акта виконаних робіт та видаткової накладної для сфери сервісних послуг).
Грошові кошти
Програма дозволяє вести облік грошових коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.
Управління грошовими коштами включає:
- облік руху грошових коштів в касі і на банківських рахунках,
- оформлення первинних документів по банку і касі,
- розрахунки з підзвітними особами,формування платіжного календаря,інтеграція з системою “клієнт-банк”.
Зарплата і персонал
“Управління невеликою фірмою” підтримує кадровий облік персоналу, включно зі співробітниками, що працюють за сумісництвом, облік робочого часу (табель) і розрахунок заробітної плати. Нарахування регламентованої заробітної плати та розрахунок регламентованих законодавством податків і внесків з фонду оплати праці рекомендується виконувати за допомогою програми “Бухгалтерія”, але починаючи з редакції 1.6 реалізовано також і в “Управлінні невеликою фірмою”
Кадровий облік включає в себе наступні функції:
- оформлення прийому на роботу,
- кадрове переміщення,
- звільнення.
Можливості з розрахунку заробітної плати:
- розрахунок заробітної плати, податків (ПДФО) і взносів (ЄСВ) здійснюється в розрізі видів нарахувань та утримань єдиним документом “Нарахування заробітної плати”;
- розрахунок відрядної заробітної плати;
- формування платіжних відомостей на виплату зарплати та авансу співробітникам;
- облік робочого часу – використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як по днях, так і зведено, за період.
У розділі передбачена можливість формувати аналітичні звіти по розрахунках з персоналом, нарахуваннях і утриманнях співробітників.
Майно
“Управління невеликою фірмою” забезпечує ведення обліку майна (необоротних активів) – основних засобів і нематеріальних активів організації:
- прийняття до обліку,
- зміна параметрів,
- розрахунок амортизації,
- продаж та списання.
Фінанси
У програмі “Управління невеликою фірмою” реалізована можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування та аналізу фінансового результату. Для цих цілей в системі передбачений управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проведень документів.
Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.
Для обліку доходів і витрат використовується метод нарахування або метод нарахування і касовий метод.
Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.
За даними управлінського обліку користувач отримує можливість формувати основні фінансові звіти:
- управлінський баланс;
- звіт про прибутки та збитки;
- звіт про рух грошових коштів.
В системі існує можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):
- прогнозний баланс,
- бюджет прибутків та збитків,
- бюджет руху грошових коштів.
Також у розділі передбачені інструменти для нарахування податків, введення і розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.
Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений “Монітор керівника”, в якому зведені основні показники:
- залишки коштів на рахунках і в касах підприємства;
- дебіторська заборгованість – загальна, прострочена;кредиторська заборгованість – загальна, прострочена;
- прибутки та збитки;прострочені зобов’язання перед покупцями і замовниками з відвантаження товарів і надання послуг;
- прострочені зобов’язання постачальників і підрядників з поставки товарів та надання послуг.
Додатково можна отримати наступну інформацію:
- загальні показники: продажі, доходи й витрати, стан оборотних коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
- грошові кошти: залишки та рух грошових коштів в розрізі статей, за період;
- дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за термінами боргу;
- кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за термінами боргу.
Аналітичні звіти
Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію по всіх розрізах обліку. Користувач може самостійно задавати рівень деталізації, параметри угрупування і критерії відбору даних у звітах, а також зберігати власні настройки звітів для подальшого використання. Завдяки цьому у кожного користувача формується перелік його особистих звітів згідно з його потребами.
Робочий стіл “Пульс бізнесу”
На робочому столі “Пульс бізнесу” можна розмістити обрані з широкого переліку показники і діаграми. Підтримується висновок показників грошового і товарного обліку, взаєморозрахунків, продажів і фінансового аналізу.
Показники та діаграми розміщені в окремих колонках робочого столу. Внизу кожної колонки знаходиться кнопка додавання нового показника або діаграми. Зміна налаштувань показників і діаграм є через контекстне меню. Кожне значення можна розшифрувати в окремому звіті.
Також є можливість введення основних робочих документів прямо з форми монітора: Замовлення покупця, Рахунок на оплату, Видаткова накладна, Прибуткова накладна, Надходження на рахунок або в касу і Витрата з рахунку або з каси.
Звіти для ФОП на спрощеній системі оподаткування
- Звіт Декларація платника єдиного податку ФОП;
- Звіт Форма 1-ДФ;
- Звіт Книга доходів і витрат;
- Звіт по ЄСВ.
Налаштування параметрів обліку
В процесі початкового налаштування здійснюється:
- реєстрація інформації по організаціях підприємства,
- реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів,
- налаштування параметрів обліку,
- налаштування сервісних функцій,
- введення початкових даних за розділами обліку.
“Помічник початку роботи” спрощує початок роботи з системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки на початок роботи та виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад облік зарплати або виробництва.
Інтеграція з конфігурацією “Бухгалтерія”
Обмін даними з програмою “Бухгалтерія”, (підтримуються редакції 1.2 і 2.0) двосторонній, з можливістю налаштування напрямків. Обмін проводиться на рівні документів та довідкової інформації. З конфігурації “Управління невеликою фірмою” в конфігурацію “Бухгалтерія” мігрують практично всі необхідні документи. З конфігурації “Бухгалтерія” в конфігурацію “Управління невеликою фірмою” переносяться тільки документи з обліку грошових коштів підприємства (документи по банку і касі).
Переваги, що надає програма власникам і керівникам
Реальна користь від автоматизації – вже через кілька днів або тижнів.
“Управління невеликою фірмою” – це готове рішення, яке можна швидко запустити в експлуатацію, а при зміні масштабів бізнесу, підходів до управління або організації робіт налаштувати на новий лад без великих витрат часу і грошей.
Одна програма замінює десятки таблиць, документів і звітів на вашому столі і на комп’ютері – всі дані реєструються і зберігаються в єдиній інформаційній базі. Програма пам’ятає все – кожного покупця, ціни, знижки, замовлення, зобов’язання, договори.
Інформація для прийняття рішень – по одному натисненню мишкою.
- “Рух грошових коштів”,
- “Платіжний календар”,
- “Доходи і витрати, прибутки і збитки”,
- “Розрахунки з дебіторами/кредиторами”,
- “Стан замовлень”,
- “Динаміка і аналіз продажів”,
- “План-графік робіт” та “Завантаження ресурсів”, інші управлінські звіти.
Все під контролем – ведення графіків виконання робіт і виробництва, завантаження ресурсів, відвантажень і поставок товарів, нарядів і завдань співробітників забезпечує оперативний контроль діяльності.
Широкі можливості для планування діяльності – фінансове планування (бюджетування), планування продажів, завантаження персоналу, завантаження ресурсів підприємства та інше.
Праця керівників і співробітників стає більш продуктивною – за рахунок автоматизації рутинних операцій, швидкої і зручної підготовки інформації для прийняття рішень на різних рівнях. Сучасний ергономічний інтерфейс забезпечує легкість освоєння для початківців і високу швидкість роботи для досвідчених користувачів.
Ваших знань достатньо – щоб використовувати програму, не потрібно знати бухгалтерський і податковий облік. Програма не перевантажена зайвими можливостями, в ній реалізовано все тільки найнеобхідніше для обліку, контролю, аналізу та планування в малому бізнесі.
Доступ до інформації з будь-якої точки земної кулі – через Інтернет.
Регистрация хозяйственных операций и формирование первичных документов хозяйственной деятельности предприятия – торгово-закупочных, финансовых, складских, производственных и др. – выполняются с помощью понятных экранных форм-аналогов бумажных документов с получением необходимых печатных форм.
Мобільна версія
Мобільна прикладна програма “Управління невеликою фірмою” є на сайтах Goоgle play і App Store.
Мобільна версія призначена для роботи із замовленнями на смартфонах і планшетах з операційними системами iOs і Android. При цьому здійснюється синхронізація з інформаційною базою “Управління невеликою фірмою для України”, яка розгорнута локально.
Функціональні можливості УНФ для мобільних пристроїв
- швидкий і зручний оперативний облік замовлень, в тому числі відбір замовлень за ознаками “неоплачені”, “невідвантажені” та іншими критеріями;
- ведення бази покупців і постачальників з їх телефонами та електронними адресами;
- облік боргів покупців і постачальникам;
- облік товарів:
- залишки на складі;
- ціна закупівлі;
- ціна продажу;
- фотографії товарів;
- облік оплати замовлень, звіт по рухах грошових коштів;
- використання камери пристрою, як сканера штрих-кодів;
- розрахунок валового прибутку;
- відправка рахунків на оплату через e-mail та SMS;
- друк звітів і документів на принтерах WiFi і Bluetooth;
- підтримка російськомовного та україномовного інтерфейсів (мова інтерфейсу залежіть від мови, що використовується на мобільнім пристрої).
Між УНФ та інформаційною базою “Управління невеликою фірмою для України” здійснюється обмін наступною інформацією:
- нові замовлення,
- оплата замовлень,
- залишки товарів.
Підтримується спільна робота однієї й тієї ж інформаційної бази як з одним мобільним пристроєм, так і з декількома мобільними пристроями з різними операційними системами.
Базова версія
Базова версія конфігурації “Управління невеликою фірмою” має такі технологічні та функціональні обмеження щодо версії ПРОФ:
- не підтримує ведення обліку операцій більш ніж однієї фірми в одній інформаційній базі; при цьому є можливість ведення обліку декількох організацій в окремих інформаційних базах на одному комп’ютері;
- з однією інформаційною базою в один момент часу може працювати тільки один користувач;
- не підтримує формування друкованих форм регламентованої звітності індивідуального підприємця – реалізовано тільки обмін із сервісом здачі електронної звітності Fredo Звіт;
- не підтримує зміну конфігурації, можна застосовувати тільки типову конфігурацію і встановлювати її оновлення;
- не підтримується робота у варіанті клієнт-сервер;
- не підтримується робота розподілених інформаційних баз (РІБ);
- не підтримує COM-з’єднання та Automation-сервер.
У разі розширення бізнесу та виникнення у користувача потреби ведення багатофірмового обліку в єдиній інформаційній базі або інших задач, які не вирішуються у рамках обмежень базової версії, то він зможе на умовах апгрейду перейти на версію ПРОФ “Управління невеликою фірмою”, що не має зазначених обмежень.
Мікро версія
“УНФ. Мікро” – це безкоштовна версія рішення “Управління невеликою фірмою” для обліку торгівельної діяльності фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку 1-ї та 2-ї групи, що використовують для роботи з програмою один обліковий запис і яким не потрібна зміна типової конфігурації.
“УНФ. Мікро” має такі технологічні та функціональні обмеження в порівнянні із версією ПРОФ:
- не підтримується ведення обліку операцій більш ніж однієї фірми в одній інформаційній базі; при цьому є можливість ведення обліку декількох організацій в окремих інформаційних базах на одному комп’ютері;
- з однією інформаційною базою в один момент часу може працювати тільки один користувач
- не підтримується розрахунок податків і внесків;
- не підтримується формування друкованих форм регламентованої звітності індивідуального підприємця – реалізовано тільки обмін із сервісом здачі електронної звітності Fredo Звіт. Для вивантаження доступні тільки два звіти: “Декларація з єдиного податку (для фіз. осіб)” і “Книга доходів і витрат”;
- не підтримується зміна конфігурації – можна використовувати тільки типову конфігурацію і встановлювати її оновлення;
- не підтримується робота в клієнт-серверному варіанті;
- не підтримується робота розподілених інформаційних баз (РІБ);
- не підтримується СОМ-з’єднання і Automation-сервер.
