У статті ми розглянемо, які існую популярні системи електронного документообігу, а також розберемося чому ними користуються і які переваги. Перед тим, як перейти безпосередньо до їх опису, розкриємо що таке електронний документообіг. Під цим поняттям мається на увазі організація роботи з документами, які зберігаються в електронному вигляді.
Чому саме такий форматі? Робота з паперовими носіями забирає багато часу. Не завжди вдається серед гори паперів знайти необхідні. А коли це вийшло потрібно витратити час на узгодження або інші операції.
Переваги використання систем електронного документообігу
- Контрольованість – забезпечення дозволяє керівникам відстежувати кожен етап виконання процесів;
- Дисциплінованість – моніторинг за виконанням співробітником своїх завдань;
- Зниження витрат часу – прискорюються операції пошуку, оформлення і т.д., а як наслідок прискорюється документообіг і всі процеси на підприємстві;
- Конфіденційність – доступ до документів суворо обмежується, користувачі виконують тільки ті дії, що відповідають правам доступу;
- Конкурентоспроможність – за рахунок прискорення всіх процесів, підприємство швидше та якісніше працює з клієнтами.
Які існують популярні системи електронного документообігу?
BAS Документообіг КОРП
Повноцінна програма, яка спрямована на автоматизацію документообігу. Функціонал дозволяє вести діяльність в рамках законодавства України. Передбачена можливість використання системи російською або українською мовами.
В системі можна працювати з будь-якими документами, є 45 готових інструкцій. Папки можуть сортуватися відповідно до структури компанії або за типами документів. Для кожної з них встановлюються права доступу користувачів. Зберігати файли можна безпосередньо в базі даних або на зовнішньому носії.
За допомогою конфігурації можна вести облік і фіксацію кореспонденції, як вхідної та вихідної. Реєстраційні номери під час цих процесів формуються автоматично. Реєстрацію супроводжують такі процеси:
- Автоматизований розгляд. Далі документ ставиться на контроль;
- Оповіщення відповідальних за виконання осіб;
- Підтримка регламентованої тривалості виконання;
- Створення справ, переміщення закритих на збереження або знищення;
- Оформлення звітів по документації, що прибула, а також по виконаній та простроченій.
Пошук файлів може проводитися за реквізитами, змістовними частинами або повнотекстовий. В останньому випадку береться до уваги морфологія російської, української та англійської мов.
За допомогою конфігурації можна моніторити робочий процес співробітників. Кожен день формується звітність, в якій вказані проект, зміст завдання і час. Інформація дозволяє відстежувати втрати часу співробітником.
При необхідності доступна можливість спільної роботи з типовими програмними продуктами.
FREDO ДокМен
Сервісна програма призначена для взаємодії з конфігураціями лінійки BAS і 1С:Підприємство. Працювати в ньому можна тільки при наявності FREDO Звіт.
Опції, доступні під час використання сервісу:
- Шаблони, для створення документів;
- Вивантаження з типових рішень, яке здійснюється за допомогою однієї кнопки:
- Рахунків;
- Актів виконаних робіт;
- Товарних накладних.
- Підписання документів;
- Шифрування;
- Відправка файлів. Для цього можна використовувати пряме з’єднання, також процес здійснюється за допомогою сервера обміну ПТАХ і по електронній пошті;
- Отримання файлів від контрагентів, які користуються FREDO ДОКМ або M.E.Doc;
- Вивантаження в типові рішення, яке здійснюється за допомогою однієї кнопки;
- Пакетна робота з документами;
- Використання електронних цифрових підписів основних центрів;
- Довільний підпис – дозволяє завантажити файли для підпису та подальшої розсилки на довільні електронні адреси.
M.E.Doc
Сервісна програма має набір таких опцій:
- Користувач може самостійно створювати шаблони;
- Підписання документів за допомогою ЕЦП і подальша відправка;
- Оповіщення про отримання файлів;
- Автоматична обробка;
- Архівування, а також копіювання файлів;
- Спільна робота з системами обліку.
FlyDoc
Є модулем, що підключається до програмних продуктів лінійки BAS і 1С:Підприємство. Дає можливість за допомогою сервера ПТАХ пересилати документи користувачам FlyDoc, FREDO ДОКМ, M.E.Doc.
Має у своєму розпорядженні набір інструментів, що передбачають обмін наступними файлами:
- Рахунки;
- Акт виконаних робіт;
- Товарні, податкові, видаткові накладні;
- Прайс-листи;
- Додатка 2 до податкових накладних.
NOTA BENE! Модуль має значний недолік. Якщо Ви розробили новий шаблон в своїй програмі і хочете такий документ відправити контрагенту або ж ситуація протилежна, необхідно, щоб в системі одержувача / відправника був такий же шаблон. Вартість розробки такого зразка в середньому обходиться в 20 000 гривень.
Системи електронного документообігу – інструмент оптимізації бізнесу
Використання паперових документів вже давно не ефективно. Складний процес пошуку, передачі контрагентам і т.д., призводить до зниження темпів роботи, а як наслідок до втрати доходів. Електронний документообіг, в свою чергу, сприяє прискоренню всіх операцій пов’язаних з документами. Для того, щоб задовольнити потреби підприємства ми рекомендуємо використовувати BAS Документообіг КОРП і FREDO ДокМен. Дані системи полегшать виконання безлічі завдань, підвищать контрольованість і продуктивність Вашого бізнесу!
За детальною інформацією звертайтесь до спеціалістів нашої компанії. Ми з радістю відповімо на Ваші питання!