fbpx

Популярні системи електронного документообігу

популярные системы электронного документооборота

У статті ми розглянемо, які існую популярні системи електронного документообігу, а також розберемося чому ними користуються і які переваги. Перед тим, як перейти безпосередньо до їх опису, розкриємо що таке електронний документообіг. Під цим поняттям мається на увазі організація роботи з документами, які зберігаються в електронному вигляді.

Чому саме такий форматі? Робота з паперовими носіями забирає багато часу. Не завжди вдається серед гори паперів знайти необхідні. А коли це вийшло потрібно витратити час на узгодження або інші операції.

Переваги використання систем електронного документообігу

  • Контрольованість – забезпечення дозволяє керівникам відстежувати кожен етап виконання процесів;
  • Дисциплінованість – моніторинг за виконанням співробітником своїх завдань;
  • Зниження витрат часу – прискорюються операції пошуку, оформлення і т.д., а як наслідок прискорюється документообіг і всі процеси на підприємстві;
  • Конфіденційність – доступ до документів суворо обмежується, користувачі виконують тільки ті дії, що відповідають правам доступу;
  • Конкурентоспроможність – за рахунок прискорення всіх процесів, підприємство швидше та якісніше працює з клієнтами.

Які існують популярні системи електронного документообігу?

BAS Документообіг КОРП

Повноцінна програма, яка спрямована на автоматизацію документообігу. Функціонал дозволяє вести діяльність в рамках законодавства України. Передбачена можливість використання системи російською або українською мовами.

В системі можна працювати з будь-якими документами, є 45 готових інструкцій. Папки можуть сортуватися відповідно до структури компанії або за типами документів. Для кожної з них встановлюються права доступу користувачів. Зберігати файли можна безпосередньо в базі даних або на зовнішньому носії.

За допомогою конфігурації можна вести облік і фіксацію кореспонденції, як вхідної та вихідної. Реєстраційні номери під час цих процесів формуються автоматично. Реєстрацію супроводжують такі процеси:

  • Автоматизований розгляд. Далі документ ставиться на контроль;
  • Оповіщення відповідальних за виконання осіб;
  • Підтримка регламентованої тривалості виконання;
  • Створення справ, переміщення закритих на збереження або знищення;
  • Оформлення звітів по документації, що прибула, а також по виконаній та простроченій.

Пошук файлів може проводитися за реквізитами, змістовними частинами або повнотекстовий. В останньому випадку береться до уваги морфологія російської, української та англійської мов.

За допомогою конфігурації можна моніторити робочий процес співробітників. Кожен день формується звітність, в якій вказані проект, зміст завдання і час. Інформація дозволяє відстежувати втрати часу співробітником.

При необхідності доступна можливість спільної роботи з типовими програмними продуктами.

FREDO ДокМен

Сервісна програма призначена для взаємодії з конфігураціями лінійки BAS і 1С:Підприємство. Працювати в ньому можна тільки при наявності FREDO Звіт.

Опції, доступні під час використання сервісу:

  • Шаблони, для створення документів;
  • Вивантаження з типових рішень, яке здійснюється за допомогою однієї кнопки:
    • Рахунків;
    • Актів виконаних робіт;
    • Товарних накладних.
  • Підписання документів;
  • Шифрування;
  • Відправка файлів. Для цього можна використовувати пряме з’єднання, також процес здійснюється за допомогою сервера обміну ПТАХ і по електронній пошті;
  • Отримання файлів від контрагентів, які користуються FREDO ДОКМ або M.E.Doc;
  • Вивантаження в типові рішення, яке здійснюється за допомогою однієї кнопки;
  • Пакетна робота з документами;
  • Використання електронних цифрових підписів основних центрів;
  • Довільний підпис – дозволяє завантажити файли для підпису та подальшої розсилки на довільні електронні адреси.

M.E.Doc

Сервісна програма має набір таких опцій:

  • Користувач може самостійно створювати шаблони;
  • Підписання документів за допомогою ЕЦП і подальша відправка;
  • Оповіщення про отримання файлів;
  • Автоматична обробка;
  • Архівування, а також копіювання файлів;
  • Спільна робота з системами обліку.

FlyDoc

Є модулем, що підключається до програмних продуктів лінійки BAS і 1С:Підприємство. Дає можливість за допомогою сервера ПТАХ пересилати документи користувачам FlyDoc, FREDO ДОКМ, M.E.Doc.

Має у своєму розпорядженні набір інструментів, що передбачають обмін наступними файлами:

  • Рахунки;
  • Акт виконаних робіт;
  • Товарні, податкові, видаткові накладні;
  • Прайс-листи;
  • Додатка 2 до податкових накладних.

NOTA BENE! Модуль має значний недолік. Якщо Ви розробили новий шаблон в своїй програмі і хочете такий документ відправити контрагенту або ж ситуація протилежна, необхідно, щоб в системі одержувача / відправника був такий же шаблон. Вартість розробки такого зразка в середньому обходиться в 20 000 гривень.

Системи електронного документообігу – інструмент оптимізації бізнесу

Використання паперових документів вже давно не ефективно. Складний процес пошуку, передачі контрагентам і т.д., призводить до зниження темпів роботи, а як наслідок до втрати доходів. Електронний документообіг, в свою чергу, сприяє прискоренню всіх операцій пов’язаних з документами. Для того, щоб задовольнити потреби підприємства ми рекомендуємо використовувати BAS Документообіг КОРП і FREDO ДокМен. Дані системи полегшать виконання безлічі завдань, підвищать контрольованість і продуктивність Вашого бізнесу!

За детальною інформацією звертайтесь до спеціалістів нашої компанії. Ми з радістю відповімо на Ваші питання!

Залишити заявку чи питання можна нижче:

Напишіть нам:

Тестова форма уа

[contact-form-7 404 "Not Found"]

Надіслати запит