Закрытие периода без нервов: чек-лист из 15 пунктов для проверки учетной базы перед отчетностью

Шаг 1: Полная инвентаризация отрицательных остатков на складах (счета 20, 28, 26).

Это первое, с чего всегда следует начинать, ибо «красное» сальдо по товарам равно автоматически неправильной себестоимости. Просмотрите ведомость по слогам в разрезе номенклатуры и если вы видите минус в количественном выражении, это означает, что программа списала товар, которого фактически не было на остатке в системе на момент проведения реализации. Возможно, вы сначала отгрузили товар, а прибыльную накладную внесли позже, ну или ошиблись в артикуле. И пока не уберете эти минусы, ни один отчет о прибылях и убытках не покажет реальную картину, потому что сумма списания (себестоимость) будет рассчитана некорректно или вообще не рассчитана.

Шаг 2: Зачистка «пересорта» по контрагентам и договорам (счета 361, 631).

Это бухгалтерская классика, когда по одному и тому же поставщику висит дебиторка по одному договору, а кредиторка по другому. Если их не «схлопнуть» документом взаимозачета (или проверить правильность выбора договора в каждой платежке), ваш баланс раздувается и активы и пассивы будут завышены на одну и ту же сумму. Просто пройдитесь по оборотной ведомости, разверните ее по субконто «Договоры» и убедитесь, что расчеты чисты. Для отчета о финансовом положении это критически важно, чтобы потом не пришлось показывать налоговой несуществующие долги.

Шаг 3: Идентификация и удаление дублей в путеводителях.

Когда в базе появляются, например, «ООО Орион» и «Орион, ООО», начинается «взрыв мозга». Деньги вы платите на одну карту, а прибывает товар на другую и в результате в актах сверки разрывы, а в учете искусственная задолженность. Поэтому перед отчетностью запустите стандартную обработку по поиску дублей. Это не какая-то условная косметическая чистка, ведь дублирование контрагентов приводит к тому, что вы теряете контроль над лимитами задолженности и можете случайно дважды отразить одну и ту же операцию, которая в конце концов искажает финансовый результат.

Шаг 4: Анализ незакрытых авансов и проверка последовательности документов.

Проблема «висящих» авансов (счета 371, 681) часто возникает из-за изменения дат документов задним числом. К примеру, вы внесли накладную, а затем изменили банковскую выписку, и программа «потеряла» связь между ними. Обязательно произведите перепроверку документов за весь период. Если аванс не закрылся актом или накладной, вы не только искажаете баланс, но рискуете неправильно начислить налоговый кредит или обязательства. Поэтому удостоверьтесь, что каждое сальдо на авансовых счетах имеет под собой реальную предоплату, а не просто «кривое» проведение.

Шаг 5: Контроль начисления амортизации внеоборотных активов (10, 11, 13 счета).

Возможно вам кажется банальным, но из-за технических сбоев или ручного вмешательства амортизация за последний месяц квартала может просто не начислиться. Проверьте, прошло ли проведение всех объектов, введенных в эксплуатацию. А особое внимание уделите новым ОС, купленным в текущем периоде (правильно ли установлен срок полезного использования и метод начисления). Просто запомните, что ошибка в амортизации непосредственно влечет ошибку в налоге на прибыль из-за финансового результата.

Шаг 6: Сверка НДС: счета 6442 и 6432 (неподтвержденный кредит/обязательство).

Если на этих счетах к концу периода висят суммы, то расценивайте как сигнал тревоги. Остаток на 6442 означает, что вы получили товар, но поставщик не зарегистрировал налоговую накладную (или вы забыли ее внести). Остаток на 6432 говорит о том, что вы получили аванс, но не выписали налоговую накладную. Это ваши прямые налоговые опасности. Но каждая копейка на этих счетах должна быть обоснована: либо это НН последних дней месяца, которые еще в пути, либо это ошибка, которую нужно исправить до подачи декларации.

Шаг 7: Закрытие счетов расходов и распределение общепроизводственных расходов (91, 23, 90-94).

Перед формированием отчетности все расходные счета должны быть обнулены на 79 счет (финансовый результат). Обратите внимание на 91 счет: если он не закрылся, значит, в базе нет базы распределения (например, не было выпуска продукции или реализации услуг), это останавливает весь процесс закрытия месяца. Проверьте, попали ли все расходы периода на соответствующие счета (административные, сбытовые), чтобы не завысить себестоимость там, где должны быть операционные расходы.

Шаг 8: Абсолютная сверка банковских выписок с данными выписки банка.

Ну, здесь железное правило: остаток на счете 311 в базе на конец последнего дня периода должен совпадать с банковской выпиской. Часто «теряются» банковские комиссии, проценты на остаток или курсовые разницы при конвертации. Даже расхождение в 1 копейку свидетельствует о том, что какой-то документ произведен неверно или дважды. Без идеального банка невозможно правильно закрыть взаиморасчеты с контрагентами, поэтому это достаточно критическая точка проверки.

Шаг 9: Проверка кассовой дисциплины и лимита кассы.

Если вы работаете с наличными деньгами, обязательно просмотрите кассовую книгу. Наиболее распространенная ошибка это отрицательный остаток в кассе в течение дня (выплата произошла раньше прихода). Также проверьте, не превышен ли установленный лимит кассы на конец рабочего дня. И хотя штрафы сейчас не такие «драконовские», как раньше, но налоговики все равно придирчиво смотрят на эти моменты во время проверок. Все выдачи под отчет (счет 372) должны быть закрыты авансовыми отчетами в установленные сроки.

Шаг 10: Анализ безнадежной задолженности (36, 63, 37, 68 счета).

Отчетность это, в принципе, всегда повод почистить «мусор». Просмотрите остатки, висящие более трех лет (срок исковой давности). Такую задолженность следует списать на доходы или расходы. Если вы оставите безнадежный долг в балансе, это искажает показатель ликвидности предприятия. Отдельно обратите внимание на сомнительные долги: возможно, пора начислить резерв сомнительных долгов (счет 38), что также повлияет на финансовый результат перед налогообложением.

Шаг 11: Контроль за начисление зарплатных налогов и взносов (661, 6411, 651).

Сравните обороты по зарплатным счетам с расчетными ведомостями. Правильно ли рассчитаны НДФЛ, Военный сбор и ЕСВ? Нет ли переплат или недоплат, возникших из-за округления или неправильного начисления больничных/отпускных? Важно, чтобы суммы, уплаченные в бюджет, коррелировали с начисленными обязательствами. Любая нестыковка вылезет при заполнении Объединенного отчета (ДФ/ЕСВ), поэтому лучше найти ее в базе сейчас.

Шаг 12: Резервы отпусков и довольствия (счет 47).

Многие забывают о начислении резерва отпусков, хотя по НП(С)БУ это обязанность, а не право (для большинства). Лучше проверьте, делает ли программа эти начисления ежемесячно. Если резерв не начислялся в течение года, а выплаты шли прямыми расходами, это может существенно перекосить финансовый результат в месяцах, когда работники массово уходят в отпуск. Перед годовой или квартальной отчетностью следует провести инвентаризацию резерва и скорректировать его остаток.

Шаг 13: Переоценка денежных средств и монетарных статей (курсовые различия).

Если у вас есть валюта на счетах или валютная задолженность, программа автоматически перечислит их по курсу НБУ на дату баланса. Проверьте проведение по счетам 714 (доход от курсовых разниц) и 945 (расходы). Если вы видите, что курс в программе не обновился или переоценка не состоялась, ваш финансовый результат будет неверным, а остатки по валютным счетам в гривневом эквиваленте не актуальны.

Шаг 14: Сверка остатков по налогам с «Личным счетом» плательщика.

Не поленитесь зайти в Электронный кабинет налогоплательщика и сравнить остатки по налогам (НДС, налог на прибыль, НДФЛ) с вашей «обороткой» (счет 641). Часто бывают разногласия из-за пени, штрафов или ошибок в назначении платежа, о которых вы могли не знать. Лучше выявить недоплату сейчас и доплатить ее с минимальной пеней, чем получить акт проверки после сдачи отчета.

Шаг 15: Логическая проверка формы №1 и формы №2 (баланс и финрезультат).

Последний шаг как «взгляд сверху». Бьется ли остаток нераспределенной прибыли на начало периода + чистая прибыль за период с остатком на конец? Соответствует ли сумма налога на прибыль в отчете №2 по ставке 18% от прибыли в декларации (с учетом налоговых разниц)? Если цифры «плывут», значит, где-то нарушена логика учета. Только после того, как вы увидите эти взаимосвязи, можно с уверенностью отправлять.