Казалось бы, что здесь сложного в ведении учета в некоммерческой организации (НПО)? Прибыли нет, налог на прибыль платить не нужно, живи себе спокойно и занимайся благотворительностью.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
В бешеном ритме, в котором сейчас работают благотворительные фонды, общественные организации и союзы, план вроде бы выглядит элементарно: получили донаты или грант, потратили их на уставные цели, отчитались и дело сделано. Но как только мы погружаемся в детали, на поверхность всплывают не очень приятные вещи. К примеру, когда у вас появляется целевое финансирование под десять разных проектов одновременно, когда каждый донор требует отдельный отчет до копейки, а налоговая пристально следит, не потратили ли вы хоть гривну «не туда», обычный калькулятор вы начинаете тихо ненавидеть. Давайте разберемся, почему управлять некоммерческой организацией без автоматизации сложно и как настроить программы.
Статус некоммерческой организации на кону
Когда НПО становится узнаваемой и набирает обороты, сложность внутренних процессов растет быстрее, чем поступают донаты. Для маленькой ОО с одним проектом посчитать расходы можно за вечер, а Фонду с активной деятельностью сложнее, там процесс превращается в бесконечный марафон. Мы собрали для вас типичные ситуации, где метод подсчета руками дает сбой:
- Распределение расходов по проектам — это, пожалуй, самый большой кошмар. Каждый грант — это отдельный кошелек. Бухгалтеру приходится вручную вычислять: какую часть аренды офиса, зарплаты директора или канцтоваров списать на проект А, а какую — на проект Б. Допустили один ошибочный расчет — и вы запутались в собственных цифрах.
- По закону, если вы потратили средства не по целевому назначению, вы автоматически теряете статус неприбыльности и становитесь плательщиком налога на прибыль. Представили объем штрафов? Без автоматизации отследить каждую транзакцию в разрезе смет очень и очень трудно.
- А что говорить об отчетности перед донорами? Зарубежные доноры часто требуют отчеты по собственным формам, в других валютах и с детализацией до каждого карандаша. В Excel вы будете готовить такой отчет неделями, вместо того чтобы заниматься реальной помощью.
Если вы допустили один раз ошибку в отчете для донора, то вроде бы ничего страшного. А во второй, третий раз – возникнут вопросы к вашей репутации. С ошибками в отчете для налоговой будет хуже – это означает потерю статуса.
Разберем подробнее автоматизированный учет в неприбыльных организациях
Знаете ли вы, как сделать так, чтобы поступления средств от благотворителя автоматически поступали на нужный счет и резервировались под конкретную статью расходов? Мы точно знаем! И этого можно достичь с помощью настройки специализированных решений на базе BAS Бухгалтерія или отдельных модулей для НПО. На практике это работает так:
- Учет по направлениям деятельности: то есть вы один раз создаете в системе структуру своих проектов, а программа сама понимает: эти деньги — «гуманитарная помощь», эти — «образовательный грант», а эти — «членские взносы».
- Автоматическое закрытие счетов: система сама «знает», что расходы 92 или 94 счетов должны закрываться на 48 счет (целевое финансирование). Вам не нужно делать ручные проводки в конце месяца и бояться, что что-то не скроется.
- Контроль сметы: вы вносите бюджет проекта в систему, и программа просто не даст вам провести расход, превышающий лимит. Это ваш условный персональный предохранитель от финансовых ошибок.
"BAS Бухгалтерія ПРОФ"
Подробнее о программе
Специфика, о которой часто забывают
Давайте разберем нюансы, которые в таблице Excel обычно не видны, но в автоматизированной системе работают как часы:
- Гуманитарная помощь в натуральной форме. Например, если вы получили 100 коробок медикаментов, их нужно поставить на учет, оценить, а затем правильно списать по актам распределения. В автоматизированной системе акт списания формируется за несколько кликов, подтягивая все остатки.
- НДС-нюансы. Многие НПО считают, что НДС их не касается, но как только объем операций (например, платных услуг или аренды) превышает 1 млн грн, возникает обязанность регистрации. Система сама отслеживает этот порог, чтобы вы не пропустили «момент икс».
- Работа с волонтерами: оплата питания, проезда или страхования волонтеров имеет свои налоговые особенности. Автоматизация в кадровом блоке позволяет правильно начислять эти выплаты, чтобы они не превратились в «дополнительное благо» с кучей налогов.
Важно также то, что социальные стандарты и формы отчетности для неприбыльных организаций постоянно обновляются. Расчет отчета об использовании доходов (прибыли) неприбыльной организации — это отдельное искусство. Необходимо четко разделить доходы по кодам: благотворительная помощь, гранты, пассивные доходы, членские взносы. Делать это вручную сложно, но автоматизированная система обновляется вместе с законом. Она сама распределяет суммы по нужным строкам отчета, гарантируя вам отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Если вы видите, что подготовка отчета для донора стала для вашего бухгалтера изнурительной, то лучше:
- Унифицируйте статьи расходов, сделайте их понятными и для системы, и для доноров.
- Выберите правильный софт. Мы однозначно рекомендуем настройку BAS Бухгалтерія со специфическими «некоммерческими» модулями. Она мощная, гибкая и выдерживает любые проверки.
- Выберите для базы облачное решение. Когда нужно срочно отправить отчет иностранному партнеру во время очередного отключения света, возможность работать из облака принесет вам неоценимую пользу. Ваши проекты не остановятся, а помощь поступит вовремя.
Резюмируем
Мы в Группе компаний А4 имеем огромный опыт в области учета в общественных организациях и фондах. Мы настраиваем систему так, чтобы она стала вашим незаметным партнером в благом деле.
