fbpx

Популярные системы электронного документооборота

популярные системы электронного документооборота

В статье мы рассмотрим, какие существую популярные системы электронного документооборота, а также разберемся почему ими пользуются и какие преимущества. Перед тем, как приступить непосредственно к их описанию, раскроем что такое электронный документооборот. Под этим понятием имеется в виду организация работы с документами, которые хранятся в электронном виде.

Почему именно такой формате? Работа с бумажными носителями отнимает много времени. Не всегда удается среди горы бумаг найти необходимую. А когда это получилось нужно потратить время на согласование или другие операции.

Преимущества использования систем электронного документооборота

  • Контролируемость – обеспечение позволяет руководителям отслеживать каждый этап выполнения процессов;
  • Дисциплинированность – мониторинг за выполнением сотрудником своих задач;
  • Снижение затрат времени – ускоряются операции поиска, оформления и т.д., а как следствие ускоряется документооборот и все процессы на предприятии;
  • Конфиденциальность – доступ к документам строго ограничивается, пользователи выполняют только те действия, что соответствуют правам доступа;
  • Конкурентоспособность – за счет ускорения всех процессов, предприятие быстрее и качественней работает с клиентами.

Какие существуют популярные системы электронного документооборота?

BAS Документообіг КОРП

Полноценная программа, которая направлена на автоматизацию документооборота. Функционал позволяет вести деятельность в рамках законодательства Украины. Предусмотрена возможность использования системы на русском или украинском языках.

В системе можно работать с любыми документами, доступно 45 готовых инструкций. Папки могут сортироваться согласно структуре компании или по типам документов. Для каждой из них устанавливаются права доступа пользователей. Сохранять файлы можно непосредственно в базе данных или на внешнем носителе.

С помощью конфигурации можно вести учет и фиксацию корреспонденции, как входящей и выходящей. Регистрационные номера во время данных процессов формируются автоматически. Регистрации сопутствуют следующие процессы:

  • Автоматизированное рассмотрение. Далее документ ставится на контроль;
  • Оповещение ответственных за исполнение лиц;
  • Поддержание регламентированной продолжительности выполнения;
  • Создание дел, перемещение закрытых на сохранение или уничтожение;
  • Оформление отчетов по прибывшей, выполненной и просроченной документации.

Поиск файлов может проводиться по реквизитам, содержательным частям или полнотекстовый. В последнем случае берется во внимание морфология русского, украинского и английского языков.

Посредством конфигурации можно мониторить рабочий процесс сотрудников. Каждый день формируется отчетность, в которой указаны проект, содержание задачи и время. Информация позволяет отслеживать потери времени сотрудником.

При необходимости доступна возможность общей работы с типовыми программными продуктами.

FREDO ДокМен

Сервисная программа предназначена для взаимодействия с конфигурациями линейки BAS и 1С:Підприємство. Работать в нем можно только при наличии FREDO Отчет.

Опции, доступные при использовании сервиса:

  • Шаблоны, для создания документов;
  • Выгрузка с типовых решений, которая осуществляется посредством одной кнопки:
    • Счетов;
    • Актов выполненных работ;
    • Товарных накладных.
  • Подписывание документов;
  • Шифрование;
  • Отправка файлов. Для этого можно использовать прямое соединение, также процесс осуществляется посредством сервера обмена ПТАХ и по электронной почте;
  • Получение файлов от контрагентов, которые пользуются FREDO ДокМен или M.E.Doc;
  • Выгрузка в типовые решения, которая осуществляется посредством одной кнопки;
  • Пакетная работа с документами;
  • Использование электронных цифровых подписей основных центров;
  • Произвольная подпись – позволяет загрузить файлы для подписи и дальнейшей рассылки на произвольные электронные адреса.

M.E.Doc

Сервисная программа имеет набор следующих опций:

  • Пользователь может самостоятельно создавать шаблоны;
  • Подписывание документов при помощи ЭЦП и дальнейшая отправка;
  • Оповещение о получении файлов;
  • Автоматическая обработка;
  • Архивирование, а также копирование файлов;
  • Общая работа с системами учета.

FlyDoc

Является модулем, что подключается к программным продуктам линейки BAS и 1С:Підприємство. Дает возможность посредством сервера ПТАХ пересылать документы пользователям FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.

Располагает набором инструментов, что предусматривают обмен следующими файлами:

  • Счета;
  • Акт выполненных работ;
  • Товарные, налоговые, расходные накладные;
  • Прайс-листы;
  • Приложения 2 к налоговым накладным.

NOTA BENE! Модуль имеет значительный недостаток. Если Вы разработали новый шаблон в своей программе и хотите такой документ отправить контрагенту или же ситуация противоположная, необходимо, чтобы в системе получателя/отправителя был такой же шаблон. Стоимость разработки такого образца в среднем обходится в 20 000 гривен.

Системы электронного документооборота – инструмент оптимизации бизнеса

Использование бумажных документов уже давно не эффективно. Сложный процесс поиска, передачи контрагентам и т.д., приводит к снижению темпов работы, а как следствие к потере доходов. Электронный документооборот, в свою очередь, способствует ускорению всех операций связанных с документами. Для того, чтобы удовлетворить потребности предприятия мы рекомендуем использовать BAS Документообіг КОРП и FREDO ДокМен. Данные системы облегчат выполнение множества задач, повысят контролируемость и продуктивность Вашего бизнеса!

За детальной информацией обращайтесь к специалистам нашей компании. Мы с радостью ответим на Ваши вопросы!

Оставить заявку или вопрос можно ниже:

Напишите нам:

Тестовая форма ру

Отправить запрос