В статье мы рассмотрим, какие существую популярные системы электронного документооборота, а также разберемся почему ими пользуются и какие преимущества. Перед тем, как приступить непосредственно к их описанию, раскроем что такое электронный документооборот. Под этим понятием имеется в виду организация работы с документами, которые хранятся в электронном виде.
Почему именно такой формате? Работа с бумажными носителями отнимает много времени. Не всегда удается среди горы бумаг найти необходимую. А когда это получилось нужно потратить время на согласование или другие операции.
Преимущества использования систем электронного документооборота
- Контролируемость – обеспечение позволяет руководителям отслеживать каждый этап выполнения процессов;
- Дисциплинированность – мониторинг за выполнением сотрудником своих задач;
- Снижение затрат времени – ускоряются операции поиска, оформления и т.д., а как следствие ускоряется документооборот и все процессы на предприятии;
- Конфиденциальность – доступ к документам строго ограничивается, пользователи выполняют только те действия, что соответствуют правам доступа;
- Конкурентоспособность – за счет ускорения всех процессов, предприятие быстрее и качественней работает с клиентами.
Какие существуют популярные системы электронного документооборота?
BAS Документообіг КОРП
Полноценная программа, которая направлена на автоматизацию документооборота. Функционал позволяет вести деятельность в рамках законодательства Украины. Предусмотрена возможность использования системы на русском или украинском языках.
В системе можно работать с любыми документами, доступно 45 готовых инструкций. Папки могут сортироваться согласно структуре компании или по типам документов. Для каждой из них устанавливаются права доступа пользователей. Сохранять файлы можно непосредственно в базе данных или на внешнем носителе.
С помощью конфигурации можно вести учет и фиксацию корреспонденции, как входящей и выходящей. Регистрационные номера во время данных процессов формируются автоматически. Регистрации сопутствуют следующие процессы:
- Автоматизированное рассмотрение. Далее документ ставится на контроль;
- Оповещение ответственных за исполнение лиц;
- Поддержание регламентированной продолжительности выполнения;
- Создание дел, перемещение закрытых на сохранение или уничтожение;
- Оформление отчетов по прибывшей, выполненной и просроченной документации.
Поиск файлов может проводиться по реквизитам, содержательным частям или полнотекстовый. В последнем случае берется во внимание морфология русского, украинского и английского языков.
Посредством конфигурации можно мониторить рабочий процесс сотрудников. Каждый день формируется отчетность, в которой указаны проект, содержание задачи и время. Информация позволяет отслеживать потери времени сотрудником.
При необходимости доступна возможность общей работы с типовыми программными продуктами.
FREDO ДокМен
Сервисная программа предназначена для взаимодействия с конфигурациями линейки BAS и 1С:Підприємство. Работать в нем можно только при наличии FREDO Отчет.
Опции, доступные при использовании сервиса:
- Шаблоны, для создания документов;
- Выгрузка с типовых решений, которая осуществляется посредством одной кнопки:
- Счетов;
- Актов выполненных работ;
- Товарных накладных.
- Подписывание документов;
- Шифрование;
- Отправка файлов. Для этого можно использовать прямое соединение, также процесс осуществляется посредством сервера обмена ПТАХ и по электронной почте;
- Получение файлов от контрагентов, которые пользуются FREDO ДокМен или M.E.Doc;
- Выгрузка в типовые решения, которая осуществляется посредством одной кнопки;
- Пакетная работа с документами;
- Использование электронных цифровых подписей основных центров;
- Произвольная подпись – позволяет загрузить файлы для подписи и дальнейшей рассылки на произвольные электронные адреса.
M.E.Doc
Сервисная программа имеет набор следующих опций:
- Пользователь может самостоятельно создавать шаблоны;
- Подписывание документов при помощи ЭЦП и дальнейшая отправка;
- Оповещение о получении файлов;
- Автоматическая обработка;
- Архивирование, а также копирование файлов;
- Общая работа с системами учета.
FlyDoc
Является модулем, что подключается к программным продуктам линейки BAS и 1С:Підприємство. Дает возможность посредством сервера ПТАХ пересылать документы пользователям FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.
Располагает набором инструментов, что предусматривают обмен следующими файлами:
- Счета;
- Акт выполненных работ;
- Товарные, налоговые, расходные накладные;
- Прайс-листы;
- Приложения 2 к налоговым накладным.
NOTA BENE! Модуль имеет значительный недостаток. Если Вы разработали новый шаблон в своей программе и хотите такой документ отправить контрагенту или же ситуация противоположная, необходимо, чтобы в системе получателя/отправителя был такой же шаблон. Стоимость разработки такого образца в среднем обходится в 20 000 гривен.
Системы электронного документооборота – инструмент оптимизации бизнеса
Использование бумажных документов уже давно не эффективно. Сложный процесс поиска, передачи контрагентам и т.д., приводит к снижению темпов работы, а как следствие к потере доходов. Электронный документооборот, в свою очередь, способствует ускорению всех операций связанных с документами. Для того, чтобы удовлетворить потребности предприятия мы рекомендуем использовать BAS Документообіг КОРП и FREDO ДокМен. Данные системы облегчат выполнение множества задач, повысят контролируемость и продуктивность Вашего бизнеса!
За детальной информацией обращайтесь к специалистам нашей компании. Мы с радостью ответим на Ваши вопросы!