fbpx

Пусконаладочные работы BAS ERP-системы

Пусконаладочные работы и перенос данных из предыдущих систем

Компания А4 предоставляет услуги по переносу данных из старых систем. Эти работы очень важны. Когда пользователь видит интерфейсы новой системы, но со знакомыми словами, например, названиями своей номенклатуры товаров, сырья, материалов, комплектующих, продукции, поставщиков или покупателей, а не абстрактные фразы, тогда он по-другому воспринимает эту информацию. 

Организация и порядок миграции данных

Состав информации к переносу определяет заказчик. Иногда правильнее ввести ее вручную с помощью стандартных средств продукта, чем предварительно готовить. Вначале переносится ключевая нормативно-справочная информация. К ней относится номенклатура и ее дополнительные разрезы, например, характеристики, серии и т.д., а также контрагенты, договоры, организации и валюты. Если планируется запуск производства, то также необходим перенос производственных спецификаций.

Перенос ключевой информации необходимо выполнять еще до начала разработки. Чтобы при разработке и нашем внутреннем тестировании, разработчики и аналитики использовали реальную информация заказчика, а не придуманную. Это улучшает качество этих работ, и уменьшает риски при старте новой системы.

Но поскольку ключевая информация, особенно номенклатура, контрагенты и договоры с ними, динамично меняется, то на момент старта системы ее необходимо обновить и перенести повторно. Поэтому ключевая нормативно-справочная информация переносится дважды, а остальная один раз. К нормативно-справочной информации также относятся цены.  

А уже в момент старта новой системы, когда закончен ввод данных в предыдущей, переносятся балансовые остатки. К ним относятся остатки товарно-материальных ценностей, предметов, что малоценные и быстро изнашиваются, основных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, данных по кадровому составу и заработной плате за предыдущий год, а также остатки по остальным разделам учета.   

Производственные спецификации и нормы

Отдельного внимания заслуживают производственные спецификации. Очень часто на момент внедрения новой системы учет производственных операций представляет собой «черный ящик». В него «втекает» сырье, материалы и комплектующие, а оттуда «вытекает» готовая продукция. Но никто, кроме самих производственников, не знает, что там происходит и сколько чего, собственно, должно быть. 

Очень часто вопрос прозрачности производственного учета является одним из главных факторов при принятии решения по реализации проекта и запуску новой информационной системы.

Исходя из этого, в старой системе спецификации (рецептуры) выпуска в качестве входных изделий содержат все сырье и материалы, а выходных – сразу готовую продукцию. А на самом деле между сырьем и продукцией выполняется достаточно много производственных переделов на различных участках. Это делается для облегчения ведения учета, например, при отсутствии возможностей предыдущей системы.

В таком случае необходимо подготовить недостающую нормативно-справочную информацию и каким-то образом ее ввести. Наиболее правильным методологическим подходом является перенести номенклатуру, обучить производственный персонал, например, технологов, и вводить ее сразу в новую систему. Поскольку этот процесс длительный и сильно зависит от человеческого фактора, то начинать его следует как можно раньше, вместе с началом этапа разработки.

При таком подходе есть два неоспоримых преимущества. Во-первых, часть персонала заранее обучается работе с системой. Во-вторых, система контролирует ввод данных и их корректность. Необходимо отметить, что неоднократные попытки наших заказчиков создать спецификации по переделам, например, в MS Excel, были неуспешны. 

И все равно заканчивались вводом данных в старую систему с последующим их переносом или вводом в новую систему сразу. Это связано с тем, что Excel, как и бумага, стерпит все. И практически невозможно создать дерево спецификаций и все необходимые полуфабрикаты вручную, без контроля со стороны системы.

Предварительная подготовка данных для переноса в предыдущей системе

При переносе данных необходимо учитывать, что правила учета в разных системах разные. Заказчик должен понимать различия и провести подготовительные работы. Например, справочник “Виды номенклатуры” определяет поведение элементов справочника “Номенклатура”. В предыдущих системах такой настройки нет. Поэтому необходимо заранее определить правила, по которым новые импортированные товары, сырье, материалы, полуфабрикаты и готовая продукция будут получать тот или иной вид. 

То же самое справедливо для справочника “Партнеры”, к которому привязываются контрагенты, а также для справочников “Соглашения с клиентами” и “Соглашения с поставщиками”.  

Кроме того, в предыдущей системе могут находиться старые и неактуальные данные. С ними также необходимо выполнить подготовительные работы, например, пометить на удаление либо организовать отдельные группы, которые не подлежат переносу. 

104-file-7

Отдельное внимание следует уделить также качеству переносимых данных и выделить ответственных сотрудников, которые будут оперативно отвечать на вопросы разработчиков и при необходимости оперативно менять данные в старой системе.

Например, что делать, если в старой системе в карточках номенклатуры заполнен код УКТВЭД, но при этом он сам помечен на удаление либо у него специально удалено наименование, а сама карточка номенклатуры подлежит переносу и по ней есть остатки? И таких вопросов по качеству данных может возникнуть великое множество. Зачастую несвоевременно данный заказчиком ответ ставит под угрозу запуск системы. 

Сроки подготовки критичных данных для запуска

Не секрет, что данные в систему учета могут вноситься с опозданием.  Но отсутствие критичных данных на момент запуска ставит его под угрозу. Критичные участки оперативного учета – продажи, складской учет, производство, банк и касса.

Например, если не введены товары и продукция или цены их реализации, то это означает, что невозможно выписать счет к оплате. Если отсутствуют данные по дебиторской задолженности, тогда невозможно принять решение, а можно ли отгружать товары или продукцию клиенту. Таким образом, подсистема продажи не запущена. 

Такой же критичной является информация по остаткам товаров, продукции, сырья и материалов. Они влияют на ввод в эксплуатацию производства и складского учета. А если не запущен материальный учет, то это опять же повлияет на продажи.

Поэтому все данные по оперативным участкам должны быть введены на момент старта новой системы. Даже если они содержат некоторые ошибки и неточности, ввод исправлений вручную лучше, чем срыв проекта.

Если у Вас есть вопросы, обращайтесь к специалистам нашей компании. Мы с радостью ответим! 

Оставить заявку или вопрос можно ниже:

    Напишите нам:

      Тестовая форма ру

        Отправить запрос