Конечно же, любое предприятие в сфере ритейла, услуг, производства или дистрибуции стремится сохранить непрерывность своих операций в любых условиях. Более того, способность продолжать работу, выставлять счета и платить налоги стала главным фактором выживания украинского бизнеса.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
Однако, как оказалось, многие компании до сих пор пытаются вести учет на локальных серверах, расположенных в офисах или цехах. Когда часть команды, бухгалтер или руководитель вынуждены работать из-за границы или из других регионов, физическая привязка к офисному серверу превращается в серьезный риск. Отключение света, проблемы со связью, угроза физического повреждения оборудования или банальная невозможность подключиться к рабочему столу блокируют работу всей компании. Единственным проверенным путем обеспечения мобильности и безопасности стал переход на облачную бухгалтерию и удаленные серверы.
Реалии и вызовы удаленного ведения учета в условиях релокации
Украинский бизнес, чьи сотрудники оказались в разных уголках Европы или мира, столкнулся с практическими трудностями, требующими быстрых цифровых решений. Во-первых, возникает проблема физического доступа к базе данных. Если первичная учетная программа установлена на компьютере в киевском или харьковском офисе, бухгалтер из Варшавы или Лиссабона зависит от того, включен компьютер и есть ли в офисе интернет и электроэнергия. Даже короткое обесточивание останавливает отгрузку товара и выписку накладных. Во-вторых, остро стоит вопрос безопасности и киберзащиты. Использование незащищенных программ для удаленного доступа (VPN-соединений исходного уровня или сторонних утилит) создает пробелы в защите. Ведь в результате коммерческой тайны, базы контрагентов или заражения базы программами-требователями способны полностью остановить предприятие. В-третьих, усложняется подача отчетности и подписание документов. Для подачи отчетов в Государственную налоговую службу Украины из-за границы требуется постоянный доступ к электронным ключам (КЭП), сервисам электронного документооборота и учетной системе. Если эти элементы не объединены в облаке, представление отчетности превращается в сложный и стрессовый квест с высоким риском нарваться на штрафы за прострочку.
Как украинский бизнес решает задачу учета из-за границы
Наш практический опыт внедрения облачных решений показывает, что переход в облако решает задачи компаний разного масштаба и профиля.
Кейс 1: Сервисная компания и бухгалтер на удаленной работе
Сервисная компания со штатом более 40 человек столкнулась с тем, что главный бухгалтер уехала в Польшу, а финансовый директор находился в Днепре. Локальный сервер в офисе регулярно терял связь из-за проблем с инфраструктурой. Решением стало перенесение базы данных в облачный дата-центр и настройку удаленного рабочего стола через защищенные каналы. И как результат: бухгалтер проводит первичные документы, выставляет счета и подает отчетность из Варшавы без задержек, финансовый директор, тем временем, с любой точки видит движение денег, а менеджмент в Украине беспрепятственно формирует документы на отгрузку.
Кейс 2: Дистрибьютор со складами в Украине и руководством в Европе
Торговое предприятие имеет центральный склад в Киевской области и сеть партнерских точек. Учредители и часть топменеджмента временно управляют бизнесом из Германии. Решение нашли следующее: развертывание BAS ERP в облаке с разграничением прав доступа и интеграцией с программными РРО и сервисами электронного документооборота. В результате и руководство из-за границы контролирует валовую прибыль, остатки на складах и дебиторскую задолженность в режиме реального времени. Склад в Украине продолжает собирать и отгружать заказы без задержек, поскольку система работает 24/7 независимо от состояния офиса.
Инструменты и технологии для построения облачной бухгалтерии
Организация удаленного учета требует использования надежного софта и инфраструктуры, отвечающих стандартам безопасности и требованиям украинского законодательства.
- Аренда BAS в облаке (SaaS): готовое решение, позволяющее не покупать дорогие серверные лицензии и оборудование, а арендовать необходимое количество рабочих мест в облаке. Пользователь получает доступ к BAS Бухгалтерия, BAS Комплексное управление предприятием или BAS ERP через обычный веб-браузер или тонкий клиент из любой точки мира.
- Хостинг баз данных в европейских дата-центрах (IaaS): размещение собственных лицензий и баз данных предприятия на защищенных серверах в Германии, Польше или Нидерландах. Это обеспечивает высокий уровень физической безопасности данных (стандарты ISO/IEC 27001) и защищает информацию от рейдерских захватов или физических потерь оборудования.
"BAS КУП"
Докладніше про програму
- Защищенные каналы связи (SSL, IPsec VPN): шифрование трафика между устройством сотрудника за рубежом и облачным сервером гарантирует, что коммерческая информация не будет перехвачена.
- Интеграция с сервисами E-DOC и ПРО: подключение электронного документооборота (FlyDoc, MEDoc) и программных РРО непосредственно в облаке позволяет подписывать акты, накладные и регистрировать чеки в ГНС из любой страны мира, имея только КЭП и интернет.
Преимущества перехода в облако для работы из любой точки мира
Внедрение облачных решений для ведения бухгалтерии и управления бизнесом дает измеримые операционные преимущества:
- Во-первых, вы получаете подлинную мобильность и независимость от географии. Руководитель, бухгалтер или менеджер по продажам могут полноценно работать с ноутбуком, планшетом или даже смартфоном, находясь в отеле, в дороге или в другой стране.
- Во-вторых, обеспечивается непрерывность бизнеса (Business Continuity). Облачные дата-центры обладают дублированными каналами питания, дизель-генераторами и профессиональными системами резервного копирования (backup). Даже если в украинском офисе исчезнет свет или интернет, база данных продолжает работать в облаке без потери данных.
- В-третьих, снижаются затраты на IT-инфраструктуру. Компании больше не нужно покупать дорогостоящие физические серверы, источники бесперебойного питания, обновлять комплектующие и содержать большой штат системных администраторов для обслуживания железа.
- В четвертых, гарантируется высокий уровень безопасности данных. Регулярное автоматическое создание резервных копий в облаке и размещение серверов за границей защищают бизнес от потери информации из-за форс-мажорных обстоятельств.
Процесс перенесения бухгалтерии и операционного учета в облако требует не только технического копирования файлов, но и правильной настройки прав доступа, оптимизации скорости работы баз и обеспечения полной защиты информации. Группа компаний А4 имеет более 25 лет опыта в сфере автоматизации бизнеса в Украине. Как официальный участник «Союза Автоматизаторов Бизнеса» (САБ) и сертифицированный по международному стандарту ISO 9001:2015 интегратор, мы обеспечим стабильную, безопасную и бесперебойную работу вашего бизнеса из любой точки мира. Обращайтесь за профессиональной консультацией и расчетом проекта миграции в облако к нашим экспертам!
