Когда руководитель рассматривает внедрение BAS ERP, один из первых вопросов звучит практически: «Сколько это будет стоить и когда вложенные средства вернутся?». И это, в сущности, правильный вопрос, но считать окупаемость ERP только из-за стоимости программного продукта ошибочно. Основные расходы предприятия часто скрыты в неэффективных процессах: сотрудники вручную переносят данные между таблицами, менеджеры тратят время на поиск информации, состав работает с лишними запасами, а руководитель получает отчетность, когда решение уже нужно было принять. Поэтому реальная окупаемость BAS ERP — это не только то, сколько компания заплатила за внедрение, а это разница между затратами «до» и «после» автоматизации.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
Формула окупаемости BAS ERP
Простейший срок окупаемости можно определить по формуле:
Период окупаемости = общие инвестиции во внедрение/средний экономический эффект за месяц.
В инвестиции следует включать не только лицензии, но и работы по обследованию предприятия, настройку системы, перенос данных, обучение пользователей и другие расходы, необходимые для запуска. И экономический эффект состоит из нескольких компонентов. К примеру, после автоматизации компания может сократить расходы на ручную обработку документов, уменьшить количество ошибок, быстрее проводить операции, оптимизировать складские запасы и получать управленческую информацию без длительной ручной сводки данных. И тогда начинается самое интересное.
Кейс 1. Экономия рабочего времени
Предположим, на предприятии 10 сотрудников каждый день тратят в среднем по 1,5 часа на ручной перенос и проверку информации. Это 15 часов в день, а если взять 22 рабочих дня — 330 часов в месяц. После автоматизации часть этих операций выполняется системой. Если предприятие высвобождает хотя бы 200 рабочих часов в месяц, это уже конкретный экономический показатель. Причем важно не путать экономию времени с сокращением персонала. Компания может не увольнять работников, а использовать освобожденный ресурс для других задач: работы с клиентами, контроля процессов, анализа продаж или развития новых направлений. То есть BAS ERP может возвращать инвестиции не только из-за уменьшения затрат, но и через повышение производительности команды.
Кейс 2. Меньше замороженных средств в запасах
Для торгового или производственного предприятия еще более важным показателем могут являться складские запасы. Когда закупки планируются без достоверной информации об остатках, потребностях и будущих продажах, компания рискует покупать больше, чем нужно. Деньги фактически «замораживаются» на складе. BAS ERP позволяет связать продажи, закупки, остатки, заказы и планировки. Благодаря этому покупатель получает не просто информацию о текущем остатке, а более широкий контекст для принятия решения. И, например, если предприятие имело средний запас на 10 млн. грн., а после упорядочения планирования смогло уменьшить его на 15%, это означает высвобождение 1,5 млн. грн. оборотных средств. Это уже не абстрактная «польза от автоматизации», а показатель, который можно включить в расчет окупаемости.
Кейс 3. Руководитель получает данные быстрее
Еще один эффект сложнее увидеть в бухгалтерском отчете о расходах, но он оказывает непосредственное влияние на управление. До внедрения ERP руководитель может получать информацию о продажах, задолженности, остатках или доходности направлений через несколько дней после завершения периода. За это время ситуация уже меняется. После построения единой информационной системы, данные можно получать значительно быстрее и в нужном разрезе. К примеру, руководитель увидит, что определенное направление имеет высокий объем продаж, но его маржинальность снижается. Это повод проверить цены, себестоимость, закупочные условия или расходы. ERP в таком случае не просто формирует отчет, а сокращает расстояние между фактом и управленческим решением.
Что нужно учесть в расчете
Чтобы оценка была реалистичной, к расчету стоит включить не только очевидную экономию. Предприятию нужно оценить:
- сколько времени работники тратят на ручные операции;
- сколько стоят ошибки и повторное введение данных;
- какие суммы замороженны в избыточных запасах;
- сколько времени занимает подготовка управленческой отчетности;
- какие расходы возникают из-за отсутствия оперативной информации;
- какие процессы можно ускорить или полностью автоматизировать.
"BAS ERP"
Докладніше про програму
После этого формируется прогнозируемый ежемесячный эффект. Например, если внедрение BAS ERP и связанные с ним работы стоили 1,8 млн грн, а прогнозируемый экономический эффект составляет 300 тыс. грн в месяц, то расчетный срок окупаемости — около 6 месяцев. Но это именно прогноз, а не гарантия. Фактический результат зависит от масштаба предприятия, количества пользователей, сложности бизнес-процессов, качества внедрения и насколько активно компания использует возможности системы.
Почему одинаковая BAS ERP окупается по-разному
Две компании могут приобрести одинаковое решение, потратить примерно одинаковые средства на внедрение, но получить совершенно разный результат. А причина тому проста: ERP автоматизирует не «компанию вообще», а конкретные процессы. Если перед введением не проанализировать, где возникают потери времени, дублирование информации, ошибки, избыточные запасы или задержки в принятии решений, часть потенциального эффекта останется нереализованной. Поэтому верный расчет окупаемости начинается еще до запуска BAS ERP. Сначала нужно зафиксировать текущие показатели, определить проблемные участки, сформировать цели автоматизации и понять, какой результат должен быть получен после внедрения, и потом считать экономику.
Итак, BAS ERP воспринимайте не как инвестицию в программу, а изменение способа работы предприятия. И оценивать ее следует не по цене лицензии, а по тем, какие процессы она поможет сделать более быстрыми, более точными и управляемыми. Именно такой подход позволит еще до старта проекта понять, где находится будущий экономический эффект и за счет чего предприятие сможет вернуть инвестиции в автоматизацию.
