Кому как не вам известно, что современный бизнес требует от компаний максимальной скорости реакции на запросы клиентов. Независимо от того, работает предприятие в сфере розничной торговли, оптовых поставок (B2B), дистрибуции или предоставлении услуг, традиционные каналы приема заказов – телефонные звонки, электронная почта или мессенджеры с ручной обработкой – постепенно теряют свою эффективность. Они создают узкие места в продажах, приводят к потере клиентов из-за долгого ожидания ответа и требуют расширения штата операторов.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
Решением этой проблемы является интеграция современных чат-ботов в мессенджерах (Telegram, Viber, WhatsApp) с центральной учетной системой на основе программных продуктов BAS. Это позволяет превратить популярные мессенджеры в полноценный круглосуточный канал продаж, где заказы формируются клиентом самостоятельно и мгновенно попадают в корпоративную систему учета без участия менеджеров.
Почему ручной прием заказов тормозит развитие бизнеса
Компании, не автоматизировавшие процесс первичного сбора заявок, регулярно сталкиваются с рядом операционных проблем, непосредственно влияющих на прибыльность:
- Возникает высокий риск ошибок из-за человеческого фактора. К примеру, менеджер во время телефонного разговора или ручной переноски текста из Viber может ошибиться в статье товара, указать неправильное количество, выбрать не тот состав или допустить ошибку в реквизитах для доставки. Это приводит к возврату товара, дополнительным расходам на логистику и неудовлетворению покупателей.
- Ограничивается время приема заказов. Большинство клиентов делают покупки или формируют заявки на закупку в удобное для себя время, которое часто приходится на внерабочие часы, выходные или праздничные дни. Если заявка ожидает обработки до утра понедельника, существует высокая вероятность, что покупатели пойдут к конкурентам, способным зафиксировать заказ немедленно.
- Растут операционные расходы на содержание отдела продаж или колл-центра. Вместо того чтобы заниматься активным поиском новых клиентов, развитием отношений или сложными переговорами, высокооплачиваемые менеджеры вынуждены тратить до 70% рабочего времени на рутинную работу: выписку счетов, уточнение наличия товаров на складе, отправку прайс-листов и ручное создание документов «Заказ покупателя» в программе BAS.
Принцип работы интеграции чат-бота с учетной системой BAS
Схема взаимодействия между клиентом, чат-ботом и базой данных BAS построена на принципе двустороннего обмена данными в режиме реального времени (или по заданному расписанию) через специализированные API интерфейсы или веб-сервисы.
- Синхронизация каталога товаров и остатков
Система BAS автоматически выгружает в чат-бот актуальный каталог товаров со структурой категорий, фотографиями, подробно описанными характеристиками, розничными и индивидуальными оптовыми ценами. Кроме того, бот отображает актуальные остатки на складах. К примеру, если определенная позиция закончилась, бот не позволит ее заказать или предложит оформить предварительный заказ или подобрать аналог.
- Формирование корзины и оформление заказа
Пользователь в обычном интерфейсе мессенджера просматривает каталог, ищет товары по названию или артикулу, добавляет позиции в корзину, выбирает способ доставки (например, отделение Новой Почты или курьер) и удобный вариант оплаты. Для постоянных B2B-клиентов бот может хранить истории предварительных закупок, что позволяет повторить типовой заказ буквально в один клик.
- Автоматическое создание документа в BAS
Сразу после подтверждения заказа пользователем в чат-боте программный модуль интеграции формирует соответствующий документ (например, «Заказ покупателя») непосредственно в базе BAS. В документе автоматически подтягивается карточка существующего контрагента или создается новый, заполняется табличная часть с товарами, ценами и скидками, указываются данные для доставки.
- Обратная связь и нотификации
После того как документ создан в BAS, система возвращает чат-боту номер заказа и его текущий статус. В дальнейшем, при изменении статуса в BAS (например, «Собрано», «Передано в доставку», «Отправлено — ТТН 12345678»), чат-бот автоматически посылает клиенту PUSH-сообщение в мессенджер. Это избавляет клиента от необходимости звонить менеджеру с вопросом «что с моим заказом?».
Функциональные возможности чат-ботов для секторов B2C и B2B
В зависимости от специфики вашей целевой аудитории, чат-бот в связке с BAS может решать совершенно разные задачи, значительно расширяя стандартный функционал онлайн-продаж.
Особенности для розничного сегмента (B2C):
- Быстрый поиск товаров и интерактивный выбор с помощью кнопок и меню.
- Интеграция с платежными системами (LiqPay, WayForPay, MonoPay) для мгновенной оплаты заказа банковской картой непосредственно в чат-боте.
- Автоматическая выдача электронных чеков (РРО/ПРРО), сформированных в BAS.
- Участие в программах лояльности: накопление и списание бонусных баллов, просмотр баланса бонусной карты, получение персональных промокодов и уведомлений об акциях.
"BAS ERP"
Докладніше про програму
Особенности для оптового бизнеса и дистрибуции (B2B):
- Авторизация по номеру телефона или индивидуальному PIN-коду, позволяющему идентифицировать конкретного контрагента и его персонального менеджера.
- Отображение индивидуальных прайс-листов, отсрочки платежей и кредитных лимитов, закрепленных за конкретным покупателем в системе BAS.
- Формирование и загрузка счетов для оплаты в формате PDF прямо в чат-бот.
- Просмотр взаиморасчетов: бот может выдать акт сверки, показать текущую дебиторскую задолженность или напомнить о сроке последующего платежа.
Программные решения BAS для интеграции с чат-ботами
Исходя из масштаба предприятия и сложности его бизнес-процессов, интеграция с чат-ботами осуществляется на базе различных продуктов линейки BAS:
- BAS Управління торгівлею: оптимальное решение для торговых компаний, дистрибьюторов и интернет-магазинов. Входящий модуль позволяет гибко настроить обмен номенклатурой, ценами, остатками и заказами, обеспечивая быструю обработку большого потока розничных и оптовых заявок.
- BAS Комплексне управління підприємством: используется средним бизнесом, где кроме торговли есть задачи по контролю финансов, казначейства и оперативного учета. Интеграция позволяет автоматически передавать заказы с бота в общий контур управления компанией.
- BAS ERP: флагманская система для крупных предприятий и производственных холдингов. Чат-боты в связи с BAS ERP могут использоваться не только для сбора заказов от клиентов, но и для внутренних потребностей: например, для сбора заявок на материально-техническое обеспечение от филиалов или контроля статуса выполнения производственных заказов.
- BAS Малий бізнес: ручная программа для небольших компаний, сервисных служб и небольших интернет-магазинов, которая позволяет легко построить сквозной процесс: от первого клика в чат-боте до выписки накладной и отгрузки.
Экономический эффект и преимущества внедрения
Автоматизация приема заказов через чат-бот с непосредственной загрузкой в BAS обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества и рост финансовых показателей. Во-первых, существенно растет скорость обработки заказов. Время от первого клика клиента в мессенджере до появления документа в базе данных и передачи заказа на склад уменьшается с нескольких часов до нескольких секунд. Это позволяет отгружать товары изо дня в день и побеждать конкурентов в борьбе за лояльность покупателя. Во-вторых, происходит прямое сокращение операционных расходов. Автоматическое создание документов в BAS позволяет компании обрабатывать в разы большее количество заказов без увеличения штата менеджеров по продажам или операторам ввода данных. Имеющиеся сотрудники освобождаются от рутины и могут сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами, увеличении среднего чека и повторных продажах. В третьих, достигается почти 100% точность данных. Поскольку информация о выбранных товарах, реквизитах и адресах доставки вводится непосредственно клиентом и передается программным путем, полностью исключается влияние человеческого фактора, ошибки при переписывании данных и связанные с этим убытки. В-четвертых, бизнес получает новый круглосуточный канал продаж (24/7). Компания продолжает принимать заказы и формировать очередь на отгрузку даже ночью, в выходные или во время воздушных тревог, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов.
Разработка чат-бота и его бесшовная интеграция с учетными системами BAS — это комплексная задача, требующая глубоких знаний архитектуры программных продуктов, опыта работы с веб-сервисами (REST API, JSON/XML) и понимания бизнес-процессов торговли и обслуживания. Группа компаний А4 обладает более 25-летним опытом в сфере автоматизации бизнеса в Украине и является официальным участником «Союза Автоматизаторов Бизнеса» (САБ) и сертифицированным по международному стандарту ISO 9001:2015 интегратором, который предлагает полный цикл услуг по проектированию и внедрению решений любой сложности. Поэтому автоматизируйте сбор заказов и сделайте ваш бизнес доступным для клиентов в любое время вместе с Группой компаний А4. Обращайтесь за профессиональной консультацией и расчетом проекта к нашим экспертам уже сегодня!
