BAS Документообіг КОРП максимально автоматизирует все бизнес процессы, в которых участвует документооборот на предприятии. Данное программное обеспечение не имеет отраслевой направленности и может успешно использоваться и в коммерческих организациях любой сферы, и на бюджетных предприятиях. При ее помощи автоматизация документооборота происходит на законодательном уровне, учитывая все постановления, которые и регламентируют данный процесс в Украине. Большим плюсом BAS Документообіг КОРП является универсальность, программа может быть адаптирована и настроена нашими сотрудниками под нужды именно вашей компании.
Документооборот на предприятии должен проводиться согласно законодательству и соответствовать всем нормативным требованиям. При большом количестве документов или на большом предприятии достаточно сложно грамотно организовать данный процесс вручную. Он требует больших затрат в виде рабочего времени сотрудников, а также не исключает человеческого фактора и допущенных ошибок. Каждая из которых может стоит для компании больших штрафных санкций.
"BAS Документообіг КОРП"
Супер-решение для документооборота на любом предприятии
Данный продукт «BAS Документообіг», позволит вам автоматизированно вести учет всей документации, ее регистрацию, а также генерацию файлов по их регистрационным номерам. BAS Документообіг КОРП сопровождает полный цикл всего процесса автоматизировано, а именно:
- Подготовка всех проектов для договоров, их внешнее и внутреннее согласование на всех этапах
- Учет каждого дополнительного к договору соглашения – актов, изменений, поправок и т.д. Привязка их к основному документу и доступ ко всей папке файла с корректировками в любой момент
- Автоматизация документооборота позволяет продлять срок действия договора без участия сотрудника
- Контроль выполнения финансовых обязательств, согласно всем зарегистрированным соглашениям
- Контроль наличия любой необходимой сопроводительной документации: счетов, налоговых, расходных накладных и т.д. А также контроль возврата подписанных бумаг
- Расторжение соглашений и договоров
Документооборот на предприятии при помощи программного обеспечения «BAS Документообіг КОРП» значительно увеличит продуктивность и согласованность работы всех отделов в вашей компании. Наши сотрудники настраивают все необходимые функции индивидуально для каждого отдельного проекта.
Цена программы "BAS Документообіг КОРП"
Название продукта
Цена с НДС
Бесплатные дополнения при заказе программы и лицензий, выбирай свое:
Продукт “BAS Документообіг КОРП” ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия. Прикладное решение подходит для предприятий, использующих в своей работе большой объем документооборота и позволяет сократить время при регистрации документов, обработке и хранении документов. Система позволяет избежать потерь оригиналов, а также обеспечивает поиск документов в режиме on-line.
Функциональные возможности "BAS Документообіг КОРП"
Законодательство
«BAS Документообіг КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. “Документообіг КОРП для України” отвечает всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующие порядок работы с документами. Интерфейс и документация по прикладному решению доступны на русском и украинском языке.
Удовлетворение требований украинского законодательства
“Документообіг КОРП” позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:
- Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
- Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
- Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
- Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
- Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.
В Государственной службе специальной связи и защиты информации Украины зарегистрировано экспертное заключение о соответствии комплекса средств защиты ПП Предприятие 8.2 требованиям нормативных документов в соответствии с функциональным профилем КА-2, КО-1, ГА-1, ЦО-1, ОП-1 , НР-2, НИ-2, НК-1, НО-1, НК-1, НО-1, НЦ-1, НТ-2 с уровнем гарантий Г2. В качестве объекта экспертизы использовался комплект поставки, содержал прикладное решение “Документообіг КОРП для України”
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «BAS Документообіг КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «BAS Документообіг КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе «BAS Документообіг КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В “BAS Документообіг КОРП” поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли “Директор”, и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск и учет рабочего времени
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В “BAS Документообіг КОРП” реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Обмен данными с другими конфигурациями
Организация распределенной информационной базы
В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями:
- “Управління виробничим підприємством”
- “Управління торгівлею”
- “Управління торговим підприємством”
- “Бухгалтерія”
- “Управління невеликою фірмою”
Дополнительно к программе приложены правила обмена с другими типовыми конфигурациями:
- “Бухгалтерія”, редакция 1.2;
- “Управління торговим підприємством”, редакция 1.2;
- “Управління виробничим підприємством”, редакция 1.3;
- “Управління торгівлею”, редакция 2.3.
Новые возможности редакции 2.0
Веб-сервисы работы с файлами
«BAS Документообіг КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между “BAS Документообіг КОРП” и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе “BAS”) осуществляется при помощи веб-сервисов.
Новые возможности редакции 2.0
Новые возможности интерфейса стали основой для глубокой переработки конфигурации с точки зрения юзабилити: усовершенствовано более 1000 форм, частично изменена логика работы программы, добавлены новые функции и подсистемы.
Интерфейс
- Основные характеристики нового интерфейса “Такси”:
- крупный шрифт;
- увеличенное рабочее пространство;
- новая система навигации: панель инструментов, панель открытых окон, меню разделов;
- доступ к полнотекстовому поиску, избранному, меню функций и истории из любого окна;
- удобный поиск в списках, управление поиском;
- возможность добавить в избранное как объекты (документы, элементы справочников и пр.), так и команды.
- Оптимизирован состав колонок, кнопок, команд и отборов большинства форм.
- Новая область просмотра в большинстве списков и форм.
- Команда “Показать в списке” для файлов, писем и документов открывает папку или список, в которой расположен данный объект.
- Большинство иконок списков оформлены гиперссылками, которые ведут в соответствующие окна.
- Доработан интерфейс и расширены возможности окна “Текущие дела”, которое представляет собой двенадцать настраиваемых виджетов.
Документы и файлы
- Все документы, над которыми работает текущий пользователь, теперь отображаются в списке “Мои документы”.
- В списке внутренних документов появился отбор по папке.
- В списках документов появился отбор по категориям.
- По умолчанию помеченные на удаление документы больше не выводятся в списках. Для их просмотра предусмотрена отдельная команда.
- При создании файлов отображается список недавно использованных шаблонов.
- При завершении работы программы или закрытии карточки документа можно закончить редактирование всех занятых файлов “в один клик”.
Процессы и задачи
- Появились шаблоны резолюций, с помощью которых руководитель может выполнить задачу рассмотрения “в один клик”.
- В список “Все задачи” добавлен отбор по “Точке маршрута”.
- Список “Мои задачи” разделен на два списка: “Задачи мне” и “Задачи от меня”.
- По умолчанию в карточке задачи отображается только основная информация, необходимая для ее выполнения. Для просмотра дополнительной информации предусмотрена команда “Подробнее о задаче”.
- В списке процессов добавлен отбор по состоянию.
- Теперь фактическую дату выполнения задачи можно поменять после выполнения задачи.
- В иерархии процессов по предмету видны все процессы, каким-либо образом связанные с процессами по предмету.
- В списке шаблонов процессов появилась область просмотра и сведения о количестве видов документов, которым назначен шаблон, и количестве запущенных по нему процессов.
Встроенная почта
- Единая адресная книга, объединяющая сотрудников, корреспондентов, роли, группы рассылки в одном удобном окне.
- Список писем можно просматривать в компактном режиме.
- Можно установить персональные параметры писем – шрифт, размер, начертание и масштаб. Это можно сделать как на время одного сеанса работы, так и для всех входящих писем.
- При изменении формата письма гиперссылки автоматически помещаются в тело письма, уровень цитирования сохраняется.
- Гиперссылки можно копировать из контекстного меню карточки письма или области просмотра списка писем.
- Права на письма определяются только правами папки, в которой они хранятся.
Проекты
- Для группировки проектов используются папки. Это значительно расширило возможности настройки прав проектов.
- В список проектов добавлен быстрый отбор по папке.
- Усовершенствован план проекта: новая область просмотра, быстрый отбор по состоянию проектных задач, в списке проектных задач можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей, указать предшественника проектной задачи можно как вручную, так и автоматически и др.
- В плане проекта отображаются активные задачи, запущенные по проектной задаче.
- Расширены возможности редактирования плана проекта в списке. При редактировании в списке можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей.
- В окне выбора проекта можно отобрать только проекты текущего пользователя.
Совместная работа
- Появилась возможность вести учет отсутствий сотрудников.
- Добавлена возможность бронирования помещений.
- В календаре появились новые функции: можно перетаскивать записи по календарю, менять длительность событий одним кликом, выделять время для создания новых записей, отмечать несколько дат календаря и просматривать события только по ним и т. д.
- Новое отображение состояний мероприятий.
- Все настройки подписок на уведомления теперь расположены в одном окне, а дополнительные настройки уведомлений распределены по отдельным закладкам.
- При обновлении программы автоматически заменяются только те тексты инструкций, которые не были изменены после последней загрузки. При этом пользователи получают новые тексты инструкций, разработанные для последней версии конфигурации, и не теряют изменения, внесенные в загруженные ранее тексты.
Форум
- В список тем форума добавлены новые команды: ознакомиться с полным содержанием сообщения, просмотреть или открыть прикрепленные файлы для редактирования, перейти к голосованиям, добавить ответ.
- При ответе на сообщение форума сразу отображается текст исходного сообщения, которое можно цитировать как целиком, так и частично.
- В карточке темы можно настраивать рабочую группу и закрывать тему.
- Получить гиперссылку на тему форума можно прямо из списка сообщений темы.
НСИ
- Места хранения бумажных документов теперь оформлены в виде справочника.
- Новый справочник “Помещения и территории”. Планы помещений можно хранить в виде графических файлов.
- В справочнике “Корреспонденты” появилась область быстрого просмотра информации о корреспонденте.
- Работать с контактными лицами теперь можно прямо из карточки корреспондента, не переходя в отдельное окно.
Электронная подпись
- Электронной подписью (ЭП) можно подписать сразу несколько файлов.
- При каждом шифровании в список сертификатов добавляется обязательный сертификат, предназначенный для расшифровки любого файла информационной базы.
- В меню действий карточки сертификата ЭП добавлена кнопка проверки сертификата.
- Пароль сертификата ЭП можно запомнить на время сеанса работы с программой.
- Все настройки ЭП и шифрования теперь выполняются в одном окне.
- Работа с криптографией переведена на асинхронные методы.
Права доступа
- Просмотр прав на объекты информационной базы теперь есть у всех пользователей.
- Команда “Настройка прав” доступна из контекстного меню списков папок.
- Новый отчет “Неограниченные права” показывает, какие группы доступа дают пользователям неограниченные права на объект и какие роли этому способствуют.
- Новый отчет по дескрипторам показывает количество действующих, неиспользуемых и помеченных на удаление дескрипторов.
- Управление правами доступа теперь выполняется из одного окна.
- Появилась возможность группового расчета элементов очереди обновления прав. Это позволит ускорить выполнение расчета.
Поддержка и обслуживание
- Доработан процесс очистки устаревших прав доступа.
- Создавать новых пользователей, вводить и обновлять информацию о сотрудниках теперь можно прямо из карточки пользователя.
- Добавлен ряд новых возможностей при работе с версиями объектов (элементов справочников, документов и т. п.): ограничение срока хранения версий, автоматическая очистка устаревших версий по расписанию; отбор по реквизитам при просмотре истории изменений объекта, комментарии к версиям.
- Новая обработка “Поиск и удаление дублей” позволяет искать, удалять и заменять дубли элементов, справочников и т. п.
- Реализована обработка “Групповое изменение объектов” для множественного изменения объектов одного типа.
- Добавлена обработка “Загрузка данных из файла” для загрузки табличных данных из файлов в произвольные списки (справочники) и табличные части документов. Например, для разового переноса НСИ при переходе с других программ.
- Для удобной диагностики работы программы добавлены новые отчеты “Контроль журнала регистрации” и “Продолжительность работы регламентных заданий”.
Добавлены метрики – настраиваемые статистические показатели информационной базы, которые будут рассчитываться с определенной периодичностью. Данные позволят строить отчеты, показывающие динамику изменений этих показателей.
Другие функции
Работа с документами
«BAS Документообіг КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует “Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997”, постановлению КМУ “Про утверждение типового порядка осуществления электронного документооборота в органах “.
Регистрация входящих и исходящих документов
“BAS Документообіг КОРП” позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 “Про обращения граждан”.
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты “Исполнение обращений граждан”, “Структура обращений за период”, “Динамика количества обращений”, “Список обращений граждан”.
Учет договоров
В “BAS Документообіг КОРП” автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как “Список заключенных договоров”, “Договоры с истекающим сроком действия”, “Сопроводительные документы по договору”, “Динамика количества заключенных договоров”, “Динамика сумм заключенных договоров”, “Расторгнутые договоры”.
Сканирование и электронная почта
В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл “BAS Документообіг КОРП” можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «BAS Документообіг КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на “рабочем столе”; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка “Рабочего стола” с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«BAS Документообіг КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В “BAS Документообіг КОРП” всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа “BAS Документообіг КОРП” можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом “Рассмотрение” или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе «BAS Документообіг КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
