Любое предприятие в сфере производства, строительства, логистики или агросектора должно обеспечить своих сотрудников униформой. Более того — оно обязано предоставлять своим работникам спецодежду, спецобувь, средства индивидуальной защиты и необходимый инструмент. Однако, как оказалось, многие компании до сих пор ведут учет этого имущества по устаревшим схемам — в бумажных журналах, на распечатанных карточках или в разрозненных таблицах Excel. Такой подход неизбежно приводит не к порядку на складах, а к злоупотреблениям, потере инструмента, нарушениям норм охраны труда и неоправданным финансовым затратам.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
Единственным способом обеспечения прозрачности, соблюдения законодательных требований и сохранности ценностей является комплексная автоматизация учета СИЗ и инвентаря с помощью современных учетных систем. Попытки управлять оборотом малоценных активов и спецодежды без использования единой цифровой системы вызывают ряд системных проблем, которые негативно влияют на экономику предприятия и безопасность труда.
Во-первых, возникают серьёзные риски нарушения норм охраны труда. Законодательство Украины чётко регламентирует нормы выдачи спецодежды и СИЗ в зависимости от профессии, должности и условий труда, а также устанавливает жёсткие сроки их использования. Если из-за отсутствия учета работник не получит вовремя каску, респиратор или защитный костюм, предприятие столкнется с штрафами во время проверок Гоструда, а в случае несчастного случая — с уголовной ответственностью руководства.
Во-вторых, предприятие несет постоянные финансовые потери из-за бесконтрольных списаний и утраты имущества. К примеру, при отсутствии закрепления инвентаря за конкретными материально ответственными лицами (МПО) дрели, измерительные приборы или дорогостоящие ключи легко исчезают или преждевременно списываются как непригодные. Без четкой истории использования невозможно установить реальную причину износа инструмента.
В третьих, растут неэффективные затраты на закупки. Без автоматического контроля антропометрических данных работников (размеры одежды, обуви, ростовые категории) и сроков износа имеющихся комплектов отдел снабжения приобретает имущество «с запасом» или закупает ходовые размеры, которых нет в наличии. В результате средства изымаются из оборота, а склады загромождаются неходовыми позициями.
Ключевые этапы и механизмы автоматизированного учета
Современная цифровая система учета спецодежды и инвентаря охватывает весь жизненный цикл имущества — с момента определения потребности до окончательной утилизации.
- Формирование норм выдачи и антропометрических карт
В программе создаются специализированные справочники, где за каждой должностью или штатной единицей закрепляются нормативные выдачи (например, «токарь – 1 костюм на 12 месяцев, 2 пары рукавиц в месяц, защитные очки – к износу»). Для каждого сотрудника ведется электронная карточка с его персональными размерами. Это позволяет системе автоматически формировать точную потребность в закупках под конкретных людей.
- Оперативный учет выдачи и возврата
Выдача имущества фиксируется в системе в режиме настоящего времени. При передаче спецодежды или инструмента в эксплуатацию программа автоматически:
- Рассчитывает запланированную дату истечения срока полезной эксплуатации.
- Снимает позицию с основного состава и списывает ее стоимость на расходы или учитывает на внебалансовом счете за конкретным материально ответственным лицом.
- Формирует печатную или электронную ведомость учета выдачи (с возможностью подписания ЭЦП/КЭП или фиксацией через электронную карточку работника).
- Автоматизированный контроль сроков износа и обслуживания
Система самостоятельно отслеживает сроки использования выданных СИЗ. К примеру, за месяц до истечения срока годности костюма система сигнализирует кладовщику о необходимости подготовки нового комплекта. Также в программе учитываются операции по периодическому обслуживанию спецодежды: стирка, дезинфекция, химчистка, ремонт или обязательная техническая проверка (для защиты от тока или высотных работ).
- Штрихкодирование и RFID-маркировка
Для исключения ошибок при выдаче и быстром проведении инвентаризации применяется маркировка спецодежды и инвентаря уникальными штрихкодами или RFID-метками. С помощью терминала сбора данных (ТСД) кладовщик или ревизор через несколько минут может провести инвентаризацию всего участка или проверить, возвращает ли именно тот инструмент рабочий на склад.
Автоматизация учета на основе программных продуктов BAS
В зависимости от масштабов бизнеса и имеющейся IT-инфраструктуры учет спецодежды и инвентаря реализуется на базе современных решений линейки BAS:
- BAS ERP – решения для крупных предприятий и холдингов со многими филиалами. Подсистема учета малоценных активов и СИЗ в BAS ERP позволяет формировать сложные графики выдачи, контролировать остатки на многих складах, автоматически рассчитывать финансовую потребность в закупках на год и вести глубокую аналитику затрат в разрезе цехов, участков и конкретных работников.
- BAS Комплексне управління підприємством – оптимальный выбор для среднего производственного или строительного бизнеса. Программа позволяет организовать сквозной процесс: от контроля норм выдачи и печати личных карт до автоматического списания изношенного имущества и формирования расчетов с поставщиками.
- Интеграция с мобильными рабочими местами (ТСД) и каптерками: возможность использования сканеров и ТСД непосредственно в цеховых складах (каптерках) позволяет ускорить процесс выдачи сменного инструмента в разы, минимизируя очереди перед началом смены.
"BAS КУП"
Докладніше про програму
Преимущества, получаемые предприятием от внедрения
Переход на автоматизированный учет спецодежды, СИЗ и инвентаря дает быстрый и измеримый экономический эффект. Во-первых, обеспечивается 100% соблюдение законодательных норм охраны труда. Предприятие всегда готово к любым проверкам, поскольку все личные карты ведутся в электронном виде, а сроки замены защитных средств контролируются автоматически. Во-вторых, снижаются расходы по закупкам на 15–20%. Благодаря точному учету остатков, контролю размерного ряда и отсутствию перерасходов компания покупает только то имущество, которое действительно необходимо и не допускает его зависания на складах. В третьих, повышается дисциплина и ответственность персонала. Персональный закрепленный учет каждого инструмента, прибора или комплекта одежды делает невозможной безнаказанную потерю или повреждение имущества из-за халатности.
Резюмируем
Группа компаний А4 имеет более 25 лет опыта автоматизации производственных и торговых предприятий в Украине. С нами, как с официальным участником «Союза Автоматизаторов Бизнеса» (САБ) и сертифицированным по стандарту ISO 9001:2015 интегратором, вы можете быстро наладить строгий порядок в сохранении и учете имущества вашей компании. Обращайтесь за профессиональной консультацией к нашим экспертам, они расскажут с каких шагов вы можете начать уже сегодня.
