Закупка у компании редко начинается с момента, когда менеджер создает заказ поставщику. Это решение обычно предшествует целую цепь событий: возникает потребность в товаре или материалах, ее нужно обосновать, согласовать, проверить остатки, определить поставщика, сформировать заказ, проконтролировать оплату и доставку, а после получения товара еще нужно проверить фактическое количество, оформить документы и оприходовать продукцию на склад. Если каждый этап выполняется раздельно, часть информации неизбежно теряется между подразделениями. Менеджер знает, что товар заказали, закупщик ожидает подтверждения от поставщика, склад не понимает, когда ждать поставку, а бухгалтер получает документы уже после факта. В результате руководитель видит последствия процесса, но не всегда понимает, на каком этапе возникла задержка.
Если у вас есть вопросы по внедрению, работе или сопровождению программ автоматизации →
Впрочем, с автоматизацией закупок можно построить этот процесс как единую цепь – от внутренней заявки до фактического поступления товара на склад. Это не просто перенесение бумажных документов в программу. Задача автоматизации – сделать процесс прозрачным, контролируемым и предсказуемым для всех участников.
С чего на самом деле начинается закупка
Одной из типичных ошибок будет считать началом закупки заказа поставщику. На самом деле, качественный процесс начинается значительно раньше — с фиксации потребности. И в любом случае важно зафиксировать конкретную информацию: что именно нужно, в каком количестве, до какого срока и для какой необходимости. Автоматизированная система позволяет оформить такую заявку и передать ее на согласование ответственному лицу. Это принципиально отличается от ситуации, когда просьба о закупке поступает по телефону, в мессенджере или по электронной почте. Когда заявка зафиксирована в системе, ее можно отследить. Видно, кто ее создал, что именно нужно закупить, на каком этапе она находится и согласована. Руководителям это приносит контроль, а работникам понятную последовательность действий.
В хорошо организованном процессе заявка выполняет немаловажную управленческую функцию. Она объясняет, зачем компании нужна конкретная закупка, например одно дело — пополнение минимального складского остатка, а другое — закупка под конкретный заказ клиента. В первом случае решение может зависеть от статистики продаж и установленных нормативов запаса, во втором – от конкретного заказа и срока его выполнения. Если эта информация не фиксируется, то покупатель видит только название товара и количество. Он не всегда подразумевает приоритетность заказа, необходимый срок поставки или связь закупки с другими операциями. Автоматизация позволяет сохранить этот контекст в системе. В результате заявка становится отправной точкой для дальнейших сделок. Это особенно важно для компаний, где закупками занимается не один человек, потому что, когда процесс проходит через несколько подразделений, всем участникам нужна одинаковая актуальная информация. Иначе каждый начинает вести свой учет, а компания постепенно получает несколько разных версий одной и той же ситуации.
1. От необходимости к заказу поставщику
После согласования заявки следует определить, где и на каких условиях будет приобретен товар. На этом этапе могут анализироваться цены, условия оплаты, сроки поставки, минимальные партии и опыт работы с поставщиком. Для предприятия важно хранить эту информацию не только в переписке менеджера, иначе при смене ответственного работника значительная часть истории работы с поставщиком фактически теряется. В учетной системе можно накапливать историю закупок , видеть предварительные заказы и анализировать условия работы с контрагентами и создает основу для более обоснованного выбора поставщика. А уже следующий этап – формирование заказа. Здесь важно, чтобы оно было связано с предварительной потребностью, и тогда можно проследить всю цепь: кто инициировал закупку, что было согласовано, что заказали фактически и что в итоге поступило на склад. Именно такая прослеживаемость является одним из ключевых преимуществ автоматизированного процесса.
2. Контроль поставки: заказали не значит получили
На практике между оформлением заказа и фактическим поступлением товара может пройти несколько дней или недель. За это время поставщик может изменить сроки поставки, отгрузить товар частично или сообщить об отсутствии отдельных позиций. Если информация об этом хранится только в переписке, то контролировать выполнение заказов сложно. В автоматизированной системе можно видеть статусы заказов и сравнивать запланированную поставку с фактической. Это позволяет быстрее выявить просроченные или частично выполненные заказы и реагировать на то, как проблема повлияет на клиента или производственный процесс. Для руководителя такая информация имеет особую ценность, поскольку он может оценивать не только объем закупок, но и дисциплину их выполнения: какие поставщики соблюдают сроки, где чаще всего возникают отклонения, какие заказы остаются незакрытыми.
3. Поступление на склад: финальная точка или новый этап контроля?
Фактическое получение товара – это еще не конец процесса. На складе нужно проверить, что поступило, в каком количестве и соответствует ли поставка заказу и сопроводительным документам. Если заказывали 100 единиц товара, а получили 90, эта разница должна быть зафиксирована. Если часть продукции повреждена или поставщик привез другую номенклатуру, это должно отобразиться в учете. В автоматизированной системе фактическое поступление можно соотнести с заказом поставщику. Таким образом, предприятие видит не только факт оприходования, но и отклонения между планом и результатом. После оформления поступления информация об остатках обновляется в системе и это важно не только для складского работника. Актуальные остатки используются при планировании продаж, новых закупок и производственных операций. То есть одна правильно оформленная операция на складе влияет на дальнейшую работу нескольких подразделений.
Что меняется после автоматизации закупок
Основное преимущество автоматизации не в том, что работники больше не создают документы вручную. Значительно важнее, что между документами и операциями появляется логическая связь. В правильно построенном процессе можно проследить движение закупки:
- Потребность;
- Заявка;
- Согласование;
- Заказ поставщику;
- Поставка;
- Поступление на склад.
"BAS Управління торгівлею"
Докладніше про програму
На каждом этапе определен ответственный, сохраняется актуальная информация и понятно, что должно произойти дальше. Это уменьшает количество ситуаций, когда работник вынужден звонить коллеге, искать переписку или проверять несколько таблиц, чтобы понять состояние конкретной закупки. Еще один важный результат – возможность анализировать сам процесс. Руководитель может видеть, сколько времени проходит от заявки до заказа, где возникают задержки, какие закупки выполняются частично и какие поставщики регулярно нарушают договорные сроки. Таким образом, автоматизация переходит от простого учета к управлению процессом.
Почему автоматизировать нужно не документы, а процесс
Иногда под автоматизацией закупок понимается возможность быстрее создавать счета, накладные или заказы. Но это только часть задачи. Если компания просто переводит бумажные документы в электронную форму, но не меняет логику работы, основные проблемы остаются. Работники также могут дублировать информацию, терять заявки, не видеть статусов заказов и несвоевременно реагировать на отклонения. Поэтому перед внедрением автоматизации следует сначала описать реальный процесс закупки.
1) Кто формирует потребность?
2) Кто его согласовывает?
3) По каким критериям выбирается поставщик?
4) Кто контролирует исполнение заказа?
5) Кто принимает товар?
6) Кто проверяет документы?
Только после этого можно определить, какие операции целесообразно автоматизировать и какие инструменты для этого нужны. Такой подход позволяет избежать одной из самых распространенных ошибок – переноса неэффективного процесса в новую программу. Если процесс был хаотичным для автоматизации, сама система не сделает его организованным.
Какие решения могут использоваться для автоматизации
Для автоматизации закупок могут применяться разные решения BAS — в зависимости от масштаба предприятия, количества операций, структуры бизнеса и уровня управленческого контроля. Для одних компаний достаточно автоматизировать отдельные участки учета, а для других необходимо связать закупки с продажами, складом, финансами, производством и планированием. В таком случае выбор системы требует детального анализа бизнес-процессов. Поэтому в Группе компаний А4 при подборе решения мы ориентируемся не на список популярных функций, а на конкретные задачи предприятия. Важно понять, как компания работает сейчас, где возникают потери времени и информации, какие операции нуждаются в контроле и как должен выглядеть процесс после автоматизации. При необходимости специалисты А4 помогают не только внедрить программный продукт, но и настроить его в соответствии со спецификой предприятия, научить пользователей и обеспечить дальнейшее сопровождение.
