fbpx

Пусконалагоджувальні роботи BAS ERP-системи

Пусконалагоджувальні роботи та перенесення даних з попередніх систем

Компанія А4 надає послуги з перенесення даних зі старих систем. Ці роботи дуже важливі. Коли користувач бачить інтерфейси нової системи, але зі знайомими словами, наприклад, назвами своєї номенклатури товарів, сировини, матеріалів, комплектуючих, продукції, постачальників або покупців, а не абстрактні фрази, тоді він по-іншому сприймає цю інформацію.

Організація та порядок міграції даних

Склад інформації до переносу визначає замовник. Іноді правильніше ввести її вручну за допомогою стандартних засобів продукту, ніж попередньо готувати. Спочатку переноситься ключова нормативно-довідкова інформація. До неї відноситься номенклатура та її додаткові розрізи, наприклад, характеристики, серії і т.д., а також контрагенти, договори, організації та валюти. Якщо планується запуск виробництва, то також необхідне перенесення виробничих специфікацій.

Перенесення ключової інформації необхідно виконувати ще до початку розробки. Щоб при розробці та нашому внутрішньому тестуванні, розробники та аналітики використовували реальну інформація замовника, а не вигадану. Це покращує якість цих робіт, і зменшує ризики при старті нової системи.

Але оскільки ключова інформація, особливо номенклатура, контрагенти і договори з ними, динамічно змінюється, то на момент старту системи її необхідно оновити і перенести повторно. Тому ключова нормативно-довідкова інформація переноситься двічі, а інша один раз. До нормативно-довідкової інформації також відносяться ціни.

А вже в момент старту нової системи, коли закінчене введення даних в попередній, переносяться балансові залишки. До них відносяться залишки товарно-матеріальних цінностей, предметів, що малоцінні та швидко зношуються, основних засобів, дебіторської та кредиторської заборгованості, даних щодо кадрового складу та заробітної плати за попередній рік, а також залишки по решті розділів обліку.

Виробничі специфікації та норми

На окрему увагу заслуговують виробничі специфікації. Дуже часто на момент впровадження нової системи облік виробничих операцій являє собою «чорний ящик». У нього «втікає» сировина, матеріали та комплектуючі, а звідти «випливає» готова продукція. Але ніхто, крім самих виробничників, не знає, що там відбувається та скільки чого, власне, має бути.

Дуже часто питання прозорості виробничого обліку є одним з головних чинників при ухваленні рішення по реалізації проекту і запуску нової інформаційної системи.

Виходячи з цього, в старій системі специфікації (рецептури) випуску в якості вхідних виробів містять всю сировину і матеріали, а вихідних – відразу готову продукцію. А насправді між сировиною та продукцією виконується досить багато виробничих переділів на різних ділянках. Це робиться для полегшення ведення обліку, наприклад, при відсутності можливостей попередньої системи.

В такому випадку необхідно підготувати відсутню нормативно-довідкову інформацію та якимось чином її ввести. Найбільш правильним методологічним підходом є перенести номенклатуру, навчити виробничий персонал, наприклад, технологів, і вводити її відразу в нову систему. Оскільки цей процес тривалий та сильно залежить від людського фактора, то починати його слід якомога раніше, разом з початком етапу розробки.

При такому підході є дві незаперечні переваги. По-перше, частина персоналу заздалегідь навчається роботі з системою. По-друге, система контролює введення даних і їх коректність. Необхідно відзначити, що неодноразові спроби наших замовників створити специфікації по переділах, наприклад, в MS Excel, були неуспішні.

І все одно закінчувалися введенням даних в стару систему з подальшим їх перенесенням або введенням в нову систему відразу. Це пов’язано з тим, що Excel, як і папір, стерпить все. І практично неможливо створити дерево специфікацій та всі необхідні напівфабрикати вручну, без контролю з боку системи.

Попередня підготовка даних для перенесення в попередній системі

Під час передавання даних необхідно враховувати, що правила обліку в різних системах різні. Замовник повинен розуміти відмінності та провести підготовчі роботи. Наприклад, довідник “Види номенклатури” визначає поведінку елементів довідника “Номенклатура”. У попередніх системах такого налаштування немає. Тому необхідно заздалегідь визначити правила, за якими нові імпортовані товари, сировина, матеріали, напівфабрикати і готова продукція будуть отримувати той чи інший вид.

Те ж саме справедливо для довідника “Партнери”, до якого прив’язуються контрагенти, а також для довідників “Угоди з клієнтами” та “Угоди з постачальниками”.

Крім того, в попередній системі можуть знаходитися старі та неактуальні дані. З ними також необхідно виконати підготовчі роботи, наприклад, помітити на видалення або організувати окремі групи, які не підлягають перенесенню.

104-file-7

Окрему увагу слід приділити також якості даних, що переносяться та виділити відповідальних співробітників, які будуть оперативно відповідати на питання розробників і при необхідності оперативно змінювати дані в старій системі.

Наприклад, що робити, якщо в старій системі в картках номенклатури заповнений код УКТЗЕД, але при цьому він сам позначений на видалення або у нього спеціально видалено найменування, а сама картка номенклатури підлягає перенесенню та по ній є залишки? І таких питань з якості даних може виникнути безліч. Часто несвоєчасно надана замовником відповідь ставить під загрозу запуск системи.

Терміни підготовки критичних даних для запуску

Не секрет, що дані в систему обліку можуть вноситися з запізненням. Але відсутність критичних даних на момент запуску ставить його під загрозу. Критичні ділянки оперативного обліку – продажі, складський облік, виробництво, банк і каса.

Наприклад, якщо не введені товари і продукція або ціни їх реалізації, то це означає, що неможливо виписати рахунок до оплати. Якщо відсутні дані по дебіторській заборгованості, тоді неможливо прийняти рішення, а чи можна відвантажувати товари або продукцію клієнту. Таким чином, підсистема продажу не запущена.

Такою ж критичною є інформація по залишкам товарів, продукції, сировини та матеріалів. Вони впливають на введення в експлуатацію виробництва та складського обліку. А якщо не запущено матеріальний облік, то це знову ж вплине на продажу.

Тому всі дані за оперативними ділянок повинні бути введені на момент старту нової системи. Навіть якщо вони містять деякі помилки і неточності, введення виправлень вручну краще, ніж зрив проекту.

Якщо у Вас є питання, звертайтеся до фахівців нашої компанії. Ми з радістю відповімо!

Залишити заявку чи питання можна нижче:

    Напишіть нам:

      Тестова форма уа

      [contact-form-7 404 "Not Found"]

      Надіслати запит