Здавалося б, що тут складного просто вести облік у неприбутковій організації (НПО)? Прибутку немає, податок на прибуток платити не треба, живи собі спокійно та займайся доброчинністю.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
У шаленому ритмі, в якому зараз працюють благодійні фонди, громадські організації та спілки, план нібито виглядає елементарно: отримали донати чи грант, витратили їх на статутні цілі, відзвітували і справу зроблено. Але як тільки ми занурюємося в деталі, то випливають на поверхню не дуже приємні речі. Приміром, коли у вас з’являється цільове фінансування під десять різних проєктів одночасно, коли кожен донор вимагає окремий звіт до копійки, а податкова пильно стежить, чи не витратили ви бодай гривню «не туди», звичайний калькулятор ви починаєте тихо ненавидіти. Давайте розберемося, чому керувати неприбутковою організацією без автоматизації важко і як налаштувати програми.
Статус неприбутковості на кону
Коли НПО стає впізнавана і набирає обертів, то складність внутрішніх процесів зростає швидше, ніж надходять донати. Для маленької ГО з одним проєктом порахувати витрати можна за вечір, а Фонду з активною діяльністю складніше, там процес перетворюється на нескінченний марафон. Ми зібрали для вас типові ситуації, де метод підрахунку руками дає збій:
- Розподіл витрат за проєктами чи не найбільший кошмар. Кожен грант є окремим гаманцем. Бухгалтеру доводиться вираховувати вручну: яку частину оренди офісу, зарплати директора чи канцтоварів списати на проєкт А, а яку – на проєкт Б. Допустили один хибний розрахунок і ви заплуталися у власних цифрах.
- За законом, якщо ви витратили кошти не за цільовим призначенням, ви автоматично втрачаєте статус неприбутковості та стаєте платником податку на прибуток. Уявили обсяг штрафів? Без автоматизації відстежити кожну транзакцію в розрізі кошторисів дуже і дуже важко.
- А що говорити про звітність перед донорами? Закордонні донори часто вимагають звіти за власними формами, в інших валютах та з деталізацією до кожного олівця. В Excel ви будете готувати такий звіт тижнями, замість того щоб займатися реальною допомогою.
Якщо ви допустили раз помилку в звіті для донора, то ніби нічого страшного. А вдруге, втретє – викикнуть питання до вашої репутації. З помилками в звіті для податкової буде гірше – це означає втрату статусу.
Розберемо детальніше автоматизований облік у неприбуткових організаціях
Чи знаєте ви, як зробити так, щоб надходження коштів від благодійника автоматично залітало на потрібний рахунок і резервувалося під конкретну статтю витрат? Ми точно знаємо! І цього можна досягти за допомогою налаштування спеціалізованих рішень на базі BAS Бухгалтерія або окремих модулів для НПО. На практиці це працює так:
- Облік за напрямками діяльності: тобто ви один раз створюєте в системі структуру своїх проєктів, а програма сама розуміє: ці гроші — «гуманітарка», ці — «освітній грант», а ці — «членські внески».
- Автоматичне закриття рахунків: система сама «знає», що витрати 92 чи 94 рахунків мають закриватися на 48 рахунок (цільове фінансування). Вам не треба робити ручні проводки в кінці місяця і боятися, що щось не схлопнеться.
- Контроль кошторису: ви вносите бюджет проєкту в систему і програма просто не дасть вам провести витрату, яка перевищує ліміт. Це ваш умовний персональний запобіжник від фінансових помилок.
"BAS Бухгалтерія ПРОФ"
Докладніше про програму
Специфіка, про яку часто забувають
Давайте розберемо нюанси, які в таблиці Excel зазвичай не видно, але в автоматизованій системі працюють як годинник:
- Гуманітарна допомога в натуральній формі. Наприклад, якщо ви отримали 100 коробок медикаментів, їх треба поставити на облік, оцінити, а потім правильно списати за актами розподілу. В автоматизованій системі акт списання формується за кілька кліків підтягуючи всі залишки.
- ПДВ-нюанси. Багато НПО вважають, що ПДВ їх не стосується, але щойно обсяг операцій (наприклад, платних послуг чи оренди) перевищує 1 млн грн, виникає обов’язок реєстрації. Система сама відстежує цей поріг, щоб ви не пропустили «час ікс».
- Робота з волонтерами: оплата харчування, проїзду чи страхування волонтерів має свої податкові особливості. Автоматизація в кадровому блоці дозволяє правильно нараховувати ці виплати, щоб вони не перетворилися на «додаткове благо» з купою податків.
Важливим є ще й те, що соціальні стандарти та форми звітності для неприбуткових організацій постійно оновлюються. Розрахунок звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації це окремий вид мистецтва. Потрібно чітко розділити доходи за кодами: благодійна допомога, гранти, пасивні доходи, членські внески. Робити це вручну важко, але автоматизована система оновлюється разом з законом. Вона сама розносить суми у потрібні рядки звіту, гарантуючи вам відсутність претензій з боку контролюючих органів. Якщо ви бачите, що підготовка звіту для донора стала для вашого бухгалтера виснажливою, то краще:
- Уніфікуйте статті витрат, зробіть їх зрозумілими і для системи, і для донорів.
- Оберіть правильний софт. Ми однозначно рекомендуємо налаштування BAS Бухгалтерія зі специфічними «неприбутковими» модулями. Вона потужна, гнучка і витримує будь-які перевірки.
- Оберіть для бази хмарне рішення. Коли потрібно терміново відправити звіт іноземному партнеру під час чергового відключення світла, можливість працювати з хмари принесе вам неоціненну користь. Ваші проєкти не зупиняться, а допомога надійде вчасно.
Резюмуємо
Ми в Групі компаній А4 маємо колосальний досвід приборкання обліку в громадських організаціях та фондах. Ми налаштовуємо систему так, щоб вона стала вашим непомітним партнером у добрій справі.
