Коли керівник розглядає впровадження BAS ERP, одне з перших питань звучить цілком практично: «Скільки це коштуватиме і коли вкладені кошти повернуться?». І це, по суті, правильне питання, але рахувати окупність ERP лише через вартість програмного продукту помилково. Основні витрати підприємства часто приховані в неефективних процесах: співробітники вручну переносять дані між таблицями, менеджери витрачають час на пошук інформації, склад працює із зайвими запасами, а керівник отримує звітність тоді, коли рішення вже потрібно було прийняти. Тому реальна окупність BAS ERP — це не тільки те, скільки компанія заплатила за впровадження, а це різниця між витратами «до» та «після» автоматизації.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Формула окупності BAS ERP
Найпростіше строк окупності можна визначити за формулою:
Період окупності = загальні інвестиції у впровадження / середній економічний ефект за місяць.
До інвестицій варто включати не лише ліцензії, а й роботи з обстеження підприємства, налаштування системи, перенесення даних, навчання користувачів та інші витрати, які необхідні для запуску. Й економічний ефект складається з декількох компонентів. Наприклад, після автоматизації компанія може скоротити витрати на ручну обробку документів, зменшити кількість помилок, швидше проводити операції, оптимізувати складські запаси та отримувати управлінську інформацію без тривалого ручного зведення даних. І тоді починається найцікавіше.
Кейс 1. Економія робочого часу
Припустимо, на підприємстві 10 співробітників щодня витрачають у середньому по 1,5 години на ручне перенесення та перевірку інформації. Це 15 годин на день, а якщо взяти 22 робочі дні — 330 годин на місяць. Після автоматизації частина цих операцій виконується системою. Якщо підприємство вивільняє хоча б 200 робочих годин на місяць, це вже конкретний економічний показник. Причому важливо не плутати економію часу зі скороченням персоналу. Компанія може не звільняти працівників, а використати вивільнений ресурс для інших завдань: роботи з клієнтами, контролю процесів, аналізу продажів або розвитку нових напрямів. Тобто BAS ERP може повертати інвестиції не тільки через зменшення витрат, а й через підвищення продуктивності команди.
Кейс 2. Менше заморожених коштів у запасах
Для торговельного або виробничого підприємства ще важливішим показником можуть бути складські запаси. Коли закупівлі плануються без достовірної інформації про залишки, потреби та майбутні продажі, компанія ризикує купувати більше, ніж потрібно. Гроші фактично «заморожуються» на складі. BAS ERP дозволяє пов’язати продажі, закупівлі, залишки, замовлення та планування. Завдяки цьому закупівельник отримує не просто інформацію про поточний залишок, а ширший контекст для прийняття рішення. І, наприклад, якщо підприємство мало середній запас на 10 млн грн, а після впорядкування планування змогло зменшити його на 15%, це означає вивільнення 1,5 млн грн оборотних коштів. Це вже не абстрактна «користь від автоматизації», а показник, який можна включити до розрахунку окупності.
Кейс 3. Керівник отримує дані швидше
Ще один ефект складніше побачити в бухгалтерському звіті про витрати, але він безпосередньо впливає на управління. До впровадження ERP керівник може отримувати інформацію про продажі, заборгованість, залишки або прибутковість напрямів через кілька днів після завершення періоду. За цей час ситуація вже змінюється. Після побудови єдиної інформаційної системи дані можна отримувати значно швидше та в потрібному розрізі. Наприклад, керівник побачить, що певний напрям має високий обсяг продажів, але його маржинальність знижується. Це привід перевірити ціни, собівартість, закупівельні умови або витрати. ERP у такому випадку не просто формує звіт, а скорочує відстань між фактом і управлінським рішенням.
Що потрібно врахувати в розрахунку
Щоб оцінка була реалістичною, до розрахунку варто включити не лише очевидну економію. Підприємству потрібно оцінити:
- скільки часу працівники витрачають на ручні операції;
- скільки коштують помилки та повторне введення даних;
- які суми заморожені в надлишкових запасах;
- скільки часу займає підготовка управлінської звітності;
- які витрати виникають через відсутність оперативної інформації;
- які процеси можна прискорити або повністю автоматизувати.
"BAS ERP"
Докладніше про програму
Після цього формується прогнозований щомісячний ефект. Наприклад, якщо впровадження BAS ERP та пов’язані з ним роботи коштували 1,8 млн грн, а прогнозований економічний ефект становить 300 тис. грн на місяць, то розрахунковий строк окупності — близько 6 місяців. Але це саме прогноз, а не гарантія. Фактичний результат залежить від масштабу підприємства, кількості користувачів, складності бізнес-процесів, якості впровадження та того, наскільки активно компанія використовує можливості системи.
Чому однакова BAS ERP окупається по-різному
Дві компанії можуть придбати однакове рішення, витратити приблизно однакові кошти на впровадження, але отримати абсолютно різний результат. А причина цьому проста: ERP автоматизує не «компанію взагалі», а конкретні процеси. Якщо перед впровадженням не проаналізувати, де виникають втрати часу, дублювання інформації, помилки, надлишкові запаси або затримки в прийнятті рішень, частина потенційного ефекту залишиться нереалізованою. Тому правильний розрахунок окупності починається ще до запуску BAS ERP. Спочатку потрібно зафіксувати поточні показники, визначити проблемні ділянки, сформувати цілі автоматизації та зрозуміти, який результат має бути отриманий після впровадження, і вже потім рахувати економіку.
Отже, BAS ERP сприймайте не як інвестицію в програму, а як зміну способу роботи підприємства. І оцінювати її варто не за ціною ліцензії, а за тим, які процеси вона допоможе зробити швидшими, точнішими та керованішими. Саме такий підхід дозволить ще до старту проєкту зрозуміти, де знаходиться майбутній економічний ефект і за рахунок чого підприємство зможе повернути інвестиції в автоматизацію.
