Кожен, хто хоч раз стикався з українським e-commerce або B2B-продажами, знає, що таке справжній «пік навантаження» у відділі логістики. Уявіть склад компанії приблизно о четвертій годині вечора. Менеджери за день назбирали сотню замовлень, клієнти вимагають відправку «сьогодні на сьогодні», а бідний логіст або комірник сидить перед двома моніторами. На одному екрані в нього відкрита облікова система, звідки він вручну копіює ім’я отримувача, його номер телефону, місто та номер відділення. На іншому екрані — особистий кабінет перевізника, куди всі ці дані потрібно акуратно вставити, не переплутавши жодної цифри. А ще треба зважити кожну коробку, вказати габарити, роздрукувати маркування, наклеїти його і врешті-решт скинути клієнту заповітний 14-значний номер треку. А коли кількість відправлень вимірюється одиницями, ця схема ще якось працює. Але щойно бізнес починає масштабуватися і кількість посилок перевалить за тридцять-сорок на день, ручне введення стане справжнім пеклом. Людський фактор розквітає у всій красі: логіст випадково помилився в одній цифрі телефону і клієнт не отримав SMS; переплутав номери відділень — і посилка поїхала на інший кінець міста; забув вказати зворотну доставку грошей (післяплату) — і компанія подарувала свій товар покупцеві. Додайте до цього постійні дзвінки в офіс із запитаннями: «А коли приїде моє замовлення?», «А де мій номер накладної?», і ви отримаєте ідеальну картину операційного безладу, який з’їдає все, в тому числі нерви та прибуток бізнесу.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Єдиний реальний спосіб назавжди забути про цей кошмар — пряма інтеграція вашої системи BAS з API «Нової Пошти». Це рішення, яке прибирає ручну роботу та робить процес оформлення посилок легким всього кількома простими кліками мишкою.
Як створюється накладна за дві секунди
Що ж відбувається, коли облікова система BAS починає «спілкуватися» з серверами «Нової Пошти» напряму через API? Весь процес заповнення даних, який раніше займав до 5–7 хвилин на одне відправлення, тепер відбувається автоматично в момент копіювання або створення документа «Замовлення покупця» чи «Видаткова накладна». Програма вже знає все, що необхідно для відправки, оскільки менеджер заповнив картку клієнта при першому контакті. Усередині системи BAS з’являється спеціальний робочий стіл логіста, де автоматично формуються внутрішні експрес-накладні (ЕН) для перевізника, які в комерційному обігу також виступають основою для транспортно-транзитного супроводу вантажів. Програма самостійно виконує наступні дії:
- Валідація та підстановка даних: система автоматично підтягує актуальний довідник міст, вулиць та відділень «Нової Пошти». Ви більше не зможете відправити посилку на відділення, яке закрилося чи змінило номер — база оновлюється щодня через API.
- Розрахунок ваги та габаритів: якщо у вас в системі заповнені картки товарів (вказано їхню вагу та об’єм), BAS сама просумує ці показники для всього замовлення і підставить правильні параметри в накладну, що дозволить уникнути переплат за «зайву» вагу при обмірі на терміналі.
- Автоматичне формування післяплати: якщо клієнт обрав варіант оплати при отриманні, програма автоматично перенесе суму замовлення в поле «Контроль оплати» або «Зворотна доставка грошей», надійно страхуючи ваш бюджет.
- Друкарські форми в один клік: вам більше не потрібно заходити на сторонні сайти. Прямо з інтерфейсу BAS ви натискаєте кнопку «Друк» і масово виводите на принтер (звичайний або термопринтер для стікерів 100х100) маркування типу «зебра» чи супровідні документи.
Комірнику залишається лише наклеїти стікер на коробку. Накладна вже створена в системі перевізника, і коли машина приїде забирати вантаж, логіст просто передає водію сформований у програмі реєстр відправлень. Жодної черги, жодних затримок на відділенні.
Повний юридичний порядок: зв'язок комерційних та офіційних ТТН
Тут варто зробити важливий акцент для B2B-сегменту та великих підприємств. Коли ваші товари їдуть не просто індивідуальними посилками, а великими палетними чи гуртовими партіями, бізнесу необхідна державна товарно-транспортна накладна (ТТН) — обов’язковий документ суворої звітності для податкової та підтвердження легальності перевезення автошляхами. Інтеграція BAS з логістичними сервісами дозволяє автоматизувати і цей складний бухгалтерський пласт. Програма не просто створює штрихкод для кур’єра, а синхронізує комерційні дані перевізника з регламентованим обліком компанії. На основі сформованих параметрів вантажу система автоматично заповнює державні бланки ТТН, підтягуючи дані водія, автомобіля, пункти навантаження/розвантаження та повну номенклатуру товарів. Це убезпечує компанію від штрафів контролюючих органів та кардинально спрощує життя бухгалтерії, адже логістичні та первинні папери повністю збігаються між собою.
"BAS Малий бізнес ПРОФ"
Докладніше про програму
Відстеження статусів: як BAS самостійно контролює шлях посилки
Створити накладну це лише половина справи. Для торгової компанії критично важливо знати, що відбувається з товаром після того, як він залишив склад. Чи прибула посилка в місто призначення? Чи отримав її клієнт? А найголовніше — скільки замовлень уже кілька днів лежать на відділенні не забраними? Кожен день безкоштовного зберігання, що минає, наближає компанію до витрат на зворотну доставку за свій рахунок. Та завдяки інтеграції, BAS самостійно, за заданим розкладом (наприклад, щогодини), звертається до сервісу «Нової Пошти» та актуалізує статуси всіх активних накладних. Вона сама маркує замовлення у вашій базі: «Створено», «У дорозі», «Прибуло у відділення», «Отримано» або «Відмова».
Це відкриває фантастичні можливості для автоматичного сервісу та контролю. Щойно система бачить статус «Прибуло у відділення», вона може автоматично, без участі менеджера, надіслати клієнту SMS або Viber-повідомлення з текстом: «Ваше замовлення вже чекає на вас у відділенні №5. Номер накладної: …». Якщо ж товар лежить на складі більше 3–4 днів, програма б’є на сполох і вона створює завдання для відповідального менеджера: «Зв’язатися з клієнтом щодо забору посилки». Це дозволяє знизити відсоток незабраних товарів та суттєво зекономити на логістичних втратах. А коли клієнт забирає товар і сплачує післяплату, система миттєво фіксує статус «Отримано та оплачено». Менеджер бачить закриту угоду, а бухгалтерія отримує точний сигнал для очікування зарахування коштів (або безготівкового переказу на розрахунковий рахунок від фінансової компанії). Все прозоро, чітко і без ручних перевірок сайту трекінгу.
Попри те, що API «Нової Пошти» є відкритим та детально задокументованим, його інтеграція в реальну, діючу базу BAS — це завдання для професійних розробників та аналітиків. Бізнес має безліч індивідуальних сценаріїв: хтось відправляє товари від імені кількох різних юридичних осіб (чи різних ФОПів), у когось налаштована складна система знижок для клієнтів, яка має відображатися в оголошеній вартості, а хтось потребує специфічного пакування та формування збірних вантажів (палетних прайсів).
Фахівці Групи компаній А4 підходять до процесу інтеграції з урахуванням усіх внутрішніх процесів вашого підприємства. Ми не просто підключаємо ключ API, а повністю адаптуємо робоче місце логіста під ваші потреби. Наша команда налаштує правильну синхронізацію контрагентів, автоматичне створення та оновлення статусів, підключить шлюзи розсилки повідомлень та навчить ваш персонал працювати за новим, швидким стандартом. Ми зробимо так, щоб система працювала без збоїв, навіть коли ви відвантажуєте тисячі посилок під час великих сезонних розпродажів.
Що отримує ваш бізнес у результаті інтеграції з А4?
- Економію часу до 80%: оформлення відправлень та друк маркувань відбувається в рази швидше, що дозволяє одному логісту справлятися з обсягами, де раніше потрібна була ціла команда.
- Зведення помилок до нуля: дані клієнта переносяться автоматично, виключаючи людський фактор, неправильні адреси та втрачені післяплати.
- Зменшення логістичних витрат: автоматичний моніторинг статусів допомагає вчасно реагувати на відмови та мінімізувати платне зберігання на складах перевізника, а автоматично сформовані ТТН захищають від податкових ризиків.
- Високу лояльність покупців: клієнти миттєво отримують трек-номери та нагадування, що покращує імідж вашої компанії як надійного та швидкого постачальника.
Резюмуємо
Інтеграція BAS з «Новою Поштою» від А4 — це логічний та необхідний крок для будь-якої сучасної компанії, яка хоче бути лідером на ринку. Перестаньте витрачати дорогоцінний час своїх співробітників на рутинне копіювання текстів та ручну перевірку статусів. Зробіть свою логістику автоматичною, прозорою та швидкою!
