Звичайно ж, будь-яке підприємство у сфері ритейлу, послуг, виробництва чи дистрибуції прагне зберегти безперервність своїх операцій за будь-яких умов. Навіть більше — здатність продовжувати роботу, виставляти рахунки та сплачувати податки стала головним фактором виживання українського бізнесу.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Проте, як виявилося, чимало компаній досі намагаються вести облік на локальних серверах, розташованих в офісах або цехах. Коли частина команди, бухгалтер або керівник змушені працювати з-за кордону чи з інших регіонів, фізична прив’язка до офісного сервера перетворюється на серйозний ризик. Відключення світла, проблеми зі зв’язком, загроза фізичного пошкодження обладнання або банальна неможливість підключитися до робочого столу блокують роботу всієї компанії. Єдиним перевіреним шляхом забезпечення мобільності та безпеки став перехід на хмарну бухгалтерію та віддалені сервери.
Реалії та виклики віддаленого ведення обліку в умовах релокації
Український бізнес, чиї співробітники опинилися в різних куточках Європи чи світу, зіштовхнувся із практичними труднощами, які вимагають швидких цифрових рішень. По-перше, виникає проблема фізичного доступу до бази даних. Якщо первинна облікова програма встановлена на комп’ютері в київському чи харківському офісі, бухгалтер з Варшави чи Лісабона залежить від того, чи увімкнений той комп’ютер і чи є в офісі інтернет та електроенергія. Навіть коротке знеструмлення зупиняє відвантаження товару та виписку накладних. По-друге, гостро постає питання безпеки та кіберзахисту. Використання незахищених програм для віддаленого доступу (VPN-з’єднань початкового рівня чи сторонніх утиліт) створює прогалини в захисті. Адже витік комерційної таємниці, бази контрагентів або зараження бази програмами-вимагачами здатні повністю зупинити підприємство. По-третє, ускладнюється подача звітності та підписання документів. Для подачі звітів до Державної податкової служби України з-за кордону потрібен постійний доступ до електронних ключів (КЕП), сервісів електронного документообігу та облікової системи. Якщо ці елементи не об’єднані в хмарі, подання звітності перетворюється на складний та стресовий квест з високим ризиком нарватися на штрафи за прострочку.
Як український бізнес вирішує завдання обліку з-за кордону
Наш практичний досвід впровадження хмарних рішень показує, що перехід у хмару вирішує завдання компаній найрізноманітнішого масштабу та профілю.
Кейс 1: Сервісна компанія та бухгалтер на віддаленій роботі
Сервісна компанія зі штатом понад 40 осіб зіштовхнулася з тим, що головний бухгалтер виїхала до Польщі, а фінансовий директор перебував у Дніпрі. Локальний сервер в офісі регулярно втрачав зв’язок через проблеми з інфраструктурою. Рішенням стало перенесення бази даних у хмарний дата-центр та налаштування віддаленого робочого столу через захищені канали. І як результат: бухгалтер проводить первинні документи, виставляє рахунки та подає звітність з Варшави без затримок, фінансовий директор, тим часом, з будь-якої точки бачить рух грошей, а менеджмент в Україні безперешкодно формує документи на відвантаження.
Кейс 2: Дистриб’ютор зі складами в Україні та керівництвом в Європі
Торгівельне підприємство має центральний склад у Київській області та мережу партнерських точок. Засновники та частина топменеджменту тимчасово керують бізнесом з Німеччини. Рішення знайшли таке: розгортання BAS ERP у хмарі з розмежуванням прав доступу та інтеграцією з програмними РРО й сервісами електронного документообігу. У результаті керівництво з-за кордону контролює валовий прибуток, залишки на складах і дебіторську заборгованість в режимі реального часу. Склад в Україні продовжує збирати та відвантажувати замовлення без затримок, оскільки система працює 24/7 незалежно від стану офісу.
Інструменти та технології для побудови хмарної бухгалтерії
Організація віддаленого обліку вимагає використання надійного софту та інфраструктури, які відповідають стандартам безпеки й вимогам українського законодавства.
- Оренда BAS у хмарі (SaaS): готове рішення, яке дозволяє не купувати дорогі серверні ліцензії та обладнання, а орендувати необхідну кількість робочих місць у хмарі. Користувач отримує доступ до BAS Бухгалтерія, BAS Комплексне управління підприємством або BAS ERP через звичайний веб-браузер або тонкий клієнт з будь-якої точки світу.
- Хостинг баз даних у європейських дата-центрах (IaaS): розміщення власних ліцензій та баз даних підприємства на захищених серверах у Німеччині, Польщі чи Нідерландах. Це забезпечує високий рівень фізичної безпеки даних (стандарти ISO/IEC 27001) та захищає інформацію від рейдерських захоплень чи фізичної втрати обладнання.
"BAS КУП"
Докладніше про програму
- Захищені канали зв’язку (SSL, IPsec VPN): шифрування трафіку між пристроєм співробітника за кордоном та хмарним сервером гарантує, що комерційна інформація не буде перехоплена.
- Інтеграція з сервісами E-DOC та ПРРО: підключення електронного документообігу (FlyDoc, M.E.Doc) та програмних РРО безпосередньо у хмарі дозволяє підписувати акти, накладні та реєструвати чеки в ДПС з будь-якої країни світу, маючи лише КЕП та інтернет.
Переваги переходу в хмару для роботи з будь-якої точки світу
Впровадження хмарних рішень для ведення бухгалтерії та управління бізнесом дає вимірні операційні переваги:
- По-перше, ви отримуєте справжню мобільність та незалежність від географії. Керівник, бухгалтер чи менеджер з продажів можуть повноцінно працювати з ноутбука, планшета чи навіть смартфона, перебуваючи в готелі, в дорозі чи в іншій країні.
- По-друге, забезпечується безперервність бізнесу (Business Continuity). Хмарні дата-центри мають дубльовані канали живлення, дизель-генератори та професійні системи резервного копіювання (backup). Навіть якщо в українському офісі зникне світло чи інтернет, база даних продовжує працювати у хмарі без втрати даних.
- По-третє, знижуються витрати на IT-інфраструктуру. Компанії більше не потрібно купувати дорогі фізичні сервери, джерела безперебійного живлення, оновлювати комплектуючі та утримувати великий штат системних адміністраторів для обслуговування заліза.
- По-четверте, гарантується високий рівень безпеки даних. Регулярне автоматичне створення резервних копій у хмарі та розміщення серверів за кордоном захищають бізнес від втрати інформації через форс-мажорні обставини.
Процес перенесення бухгалтерії та операційного обліку в хмару вимагає не лише технічного копіювання файлів, а й правильного налаштування прав доступу, оптимізації швидкості роботи баз та забезпечення повного захисту інформації. Група компаній А4 має понад 25 років досвіду у сфері автоматизації бізнесу в Україні. Як офіційний учасник «Спілки Автоматизаторів Бізнесу» (САБ) та сертифікований за міжнародним стандартом ISO 9001:2015 інтегратор, ми забезпечимо стабільну, безпечну та безперебійну роботу вашого бізнесу з будь-якої точки світу. Звертайтеся за фаховою консультацією та розрахунком проєкту міграції в хмару до наших експертів!
