В компаніях, які хочуть працювати швидше та прибутковіше є один етап, який досить часто пропускають через поспіх або економію —мова йде про аудит бізнес-процесів перед впровадженням системи. І саме цей пропущений крок найчастіше стає причиною провалених проєктів автоматизації, збоїв у роботі відділів і розчарування керівництва. Тому пропонуємо разом розібратися, чому аудит бізнес-процесів це не «бюрократія», а фундамент успішної автоматизації, який економить кошти, час і нерви.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Почнемо з того, що коли компанія автоматизує відділи без попереднього аналізу, система просто переносить існуючі проблеми в цифровий формат. Якщо процеси хаотичні, занадто складні, дублюють один одного або в них є «вузькі місця», автоматизація зробить їх ще помітнішими. Ба більше — автоматизований «безлад» починає коштувати бізнесу значно дорожче: користувачі плутаються, дані між системами не стикуються, керівництво отримує некоректні звіти і зростають витрати на доопрацювання. Проте, аудит дозволяє побачити слабкі місця ще до того, як вони стануть проблемою всього підприємства.
Аудит показує реальну картину бізнесу
Поки процеси не описані, вони існують лише «в головах» співробітників. У кожного своя логіка, свої короткі шляхи і свої виключення з правил, а тому компанія може виглядати системною зовні, але всередині працювати лише завдяки кільком фахівцям, які «пам’ятають, як треба». Та маємо для вас аргумент: під час аудиту аналітики збирають реальні дані: хто виконує процес, як довго він триває, які дії є зайвими, де виникають затримки, які залежності є між відділами та де саме бізнес втрачає гроші. І часто виявляється, що те, що здавалось «дрібницею», фактично з’їдає десятки людино-годин щодня. Або що два відділи виконують одну й ту саму роботу, але просто в різних Excel-файлах. До того ж, чим чіткіше описані процеси, тим точніше можна підібрати систему, спрогнозувати терміни і вартість впровадження. Натомість, автоматизація без аудиту зазвичай перетворюється на нескінченну низку доопрацювань і бюджет зростає у кілька разів. Аудит дає змогу:
- уникнути зайвих модулів і функцій, які не потрібні;
- зрозуміти, де автоматизація справді дасть ефект;
- побачити, які процеси краще оптимізувати ще до цифровізації;
- сформувати технічне завдання без «білих плям».
І головне — уникнути ситуації, коли після запуску система працює «не так, як ми очікували».
Як аудит допомагає оптимізувати процеси ще до цифровізації
Один з найцінніших ефектів аудиту — можливість «полегшити» процеси до того, як вони потраплять у систему. Інколи достатньо просто прибрати кілька зайвих дій або змінити порядок виконання і ефективність одразу зростає на 20–30%. Наприклад, скоротити кількість узгоджень, об’єднати аналогічні звіти, усунути дублювання введення даних, передати частину задач іншому відділу і запровадити стандартизовані документи. Автоматизація оптимізованих процесів значно дешевша і дає відчутно кращий результат. До того ж, замість інтуїтивних рішень керівництво отримує чітку картину:
- які процеси потрібно автоматизувати першими;
- які системи підходять найкраще;
- які ресурси потрібні;
- яку економію принесе впровадження;
- у які терміни можна завершити проєкт.
Це дозволяє не лише грамотно планувати автоматизацію, а й захищати бюджет на рівні власників.
Втім, будь-які зміни в компанії супроводжуються напругою. Співробітники досить часто бояться, що система ускладнить роботу, скоротить їхні функції або вимагатиме додаткового навчання. Під час аудиту залучаються саме ті фахівці, які працюють з процесами щодня. Їхні думки, досвід і практики стають частиною майбутньої системи і це дає можливість знизити опір персоналу, отримати більш точні вимоги, забезпечити кращу адаптацію після впровадження й уникнути помилок, яких не видно з боку керівництва. Іншими словами, аудит допомагає бізнесу «вирівняти» очікування та реальність.
"BAS Малий бізнес"
Докладніше про програму
Автоматизація без аудиту може бути небезпечною для бізнесу
Серед найбільш типових наслідків:
- Витрати, які постійно ростуть. Доробки, зміни, нові модулі, модифікації під логіку відділів.
- Система, якою не користуються, бо «незручно», «не так працює», «важко знайти дані».
- Збої в операційній діяльності особливо якщо впровадження торкнулося складу, фінансів чи виробництва.
- Втрати даних і помилки в звітності. Некоректні залишки, неправильні фінансові показники, хаос в операційних документах.
- Зрив дедлайнів, бо терміни проєкту постійно зміщуються.
Резюмуємо
Переважна більшість таких проблем виникає не через інструмент, а через відсутність чіткої карти процесів. Однак, якщо зробити ретельний аудит, бізнес зможе побачити повну картину бізнесу, оптимізувати роботу відділів, зменшити навантаження на команду та сформувати фундамент для ефективної цифровізації. Компанії, які таки проходять через цей етап, впроваджують системи швидше, дешевше й отримують значно вищий результат.
