Давайте з вами розберемо цікаву та дуже життєву тему, яка стосується мобільності працівників компанії. З одного боку відрядження – такий собі драйвер розвитку й можливість завойовувати нові ринки, а з іншого – для бек-офісу кожна така поїздка часто «вилазить боком». Один співробітник рано чи пізно загубив чеки, іноді виникла плутанина з курсом валют, або бухгалтер через шалене навантаження міг неправильно порахувати добові. Чому так стається?
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Зазвичай, коли компанії використовують застарілу лінійну схему: працівник їде, збирає паперові квитанції, повертається і ще тиждень намагається згадати, на що саме пішли гроші, паралельно заповнюючи авансовий звіт. А бухгалтеру дістається «найцікавіше»: перенести цифри з чеків вручну й звести в таблиці. Але робити мільйон рухів не потрібно якщо ви використовуєте сучасні конфігурації, такі як BAS КУП (Комплексне управління підприємством) або BAS Бухгалтерія КОРП, наприклад.
Ось коротко що відбувається, якщо користуватися системою з лінійки BAS:
1. В автоматизованій системі процес починається не з моменту повернення працівника, а ще до його виїзду. В програмі створюється «Заявка на відрядження» і вона виконує відразу кілька функцій:
- планує витрати та бронює гроші в бюджеті (казначействі).
- автоматично формує наказ на відрядження.
- дозволяє бухгалтеру бачити план витрат ще до того, як працівник купив квиток на поїзд чи літак.
2. Закордонні відрядження це вже окремий рівень складності, бо різні дати чеків, різні курси валют, курсові різниці. Але програма сама завантажує актуальні курси НБУ та автоматично конвертує витрати. Навіть якщо ваш менеджер купував каву у Варшаві, оплачував готель у Празі, а квитки купував у євро, то система все зведе воєдино згідно з правилами бухобліку.
3. Інтеграція з мобільними сервісами одна з найсучасніших фішок. Працівник може сфотографувати чек одразу біля каси в іншому місті чи країні. Спеціальні модулі розпізнають дані (суму, дату, ПДВ) і миттєво створюють чернетку авансового звіту безпосередньо в базі BAS. Це означає нуль загублених папірців і актуальну інформацію про витрати в режимі реального часу.
Технологічна кухня: то як саме звіти потрапляють у систему?
Багатьох цікавить: а як фізично дані з папірця опиняються в BAS КУП чи Бухгалтерія КОРП? Бо це чітко налаштовані алгоритми. Існує три основні способи інтеграції, які компанія впроваджує для клієнтів:
- Пряма інтеграція через мобільні застосунки (OCR-технологія). Це найбільш сучасний шлях, коли налаштовується зв’язок вашої системи BAS з мобільним сервісом (наприклад, через API).
- як це працює: працівник відкриває додаток на смартфоні, фотографує фіскальний чек. Система оптичного розпізнавання символів (OCR) автоматично зчитує дату, суму, ЄДРПОУ продавця та суму ПДВ.
- результат: у вашій BAS автоматично створюється документ «Авансовий звіт» у статусі «Чернетка». Бухгалтеру залишається лише перевірити коректність розпізнавання та натиснути одну кнопку.
- Якщо працівники користуються корпоративними картками, ми налаштовуємо автоматичний імпорт банківських виписок безпосередньо в систему.
Система щодня (або щогодини) підтягує дані про транзакції з банку. Програма «впізнає» витрату за її категорією (наприклад, готель або квитки) і автоматично прив’язує її до відповідного відрядження конкретного працівника. У результаті бухгалтеру не потрібно вручну розносити банківську виписку по підзвітних особах, а система робить це сама, контролюючи залишок коштів на картці.
- Використання внутрішнього Електронного документообігу (ЕДО)
Ми інтегруємо модулі ЕДО (наприклад, M.E.Doc) прямо в контур BAS. Якщо готель або перевізник надсилає акти виконаних робіт у цифровому вигляді, вони автоматично потрапляють у вашу систему обліку. Тобто документ «Надходження послуг» створюється на основі вхідного е-документа і система автоматично пов’язує його з авансовим звітом конкретного відрядження.
Документообіг в будівництві, за рахунок даного забезпечення, буде прозорий та спрощений для користувача. Можна створювати обліки матеріалів, які Ви використовуєте, спеціальної техніки, одягу і обладнання. Контролювати витрати на дані позиції, розрахунки з замовниками, постачальниками та організаціями.
В системі передбачені опції для того, щоб швидко навчиться вести документообіг в будівництві. Різні функції допомагають новачкам освоїтися за короткий період, а користувачам, які давно працюють – підвищити ефективність діяльності.
"BAS Комплексне управління підприємством"
Подробнее о программе
Як це об'єднується в єдину систему?
Головна «фішка» інтеграції в тому, що всі ці дані стікаються в єдиний реєстр. В BAS КУП, наприклад, це відбувається через робоче місце «Звіти підзвітних осіб». Там бухгалтер бачить виданий аванс (з банку), отримані через мобільний додаток чеки і електронні квитки, отримані через ЕДО. Система сама підсвічує розбіжності: наприклад, якщо працівнику видали 5000 грн, а чеків він завантажив лише на 4500 грн, то програма автоматично нагадає про необхідність повернути залишок або пояснити перевитрати.
Інтеграція в загальну систему насправді критично важлива хоча б тому, що ви отримуєте принципово іншу якість управління:
- Ви бачите реальну рентабельність кожного проєкту. Наприклад, ви можете чітко сказати: «На підписання цього контракту ми витратили 50 000 грн на поїздки, чи варте воно того?». Без інтеграції ці цифри часто «розмиваються» в загальних витратах.
- У версії BAS Бухгалтерія КОРП нарахування середньої зарплати за час відрядження, врахування вихідних днів та табелювання відбуваються автоматично на основі одного введеного документа, а отже ваші кадровик та бухгалтер матимуть розвʼязані руки і не дублюватимуть інформацію по сто разів.
- Система може автоматично підказувати, дисциплінувати команду та береже бюджет.
Резюмуємо
Ми в Групі компаній А4 за десятки років з впевненістю можемо сказати, що після впровадження комплексного управління в BAS, компанії починають дихати вільно. І мова не про софт, а про повагу до часу ваших працівників, про професійний спокій вашого бухгалтера і, головне, про точність ваших цифр як власника. Це шлях до того, щоб ваш бізнес був гнучким, мобільним і готовим до будь-яких викликів 2026 року.
