Закупівля в компанії рідко починається з моменту, коли менеджер створює замовлення постачальнику. До цього рішення зазвичай передує цілий ланцюг подій: виникає потреба в товарі або матеріалах, її потрібно обґрунтувати, погодити, перевірити залишки, визначити постачальника, сформувати замовлення, проконтролювати оплату та доставку, а після отримання товару ще потрібно перевірити фактичну кількість, оформити документи та оприбуткувати продукцію на склад. Якщо кожен етап виконується окремо, частина інформації неминуче втрачається між підрозділами. Менеджер знає, що товар замовили, закупівельник очікує підтвердження від постачальника, склад не розуміє, коли чекати поставку, а бухгалтер отримує документи вже після факту. У результаті керівник бачить наслідки процесу, але не завжди розуміє, на якому етапі виникла затримка.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Втім, з автоматизацією закупівель можна побудувати цей процес як єдиний ланцюг — від внутрішньої заявки до фактичного надходження товару на склад. Це не просто перенесення паперових документів у програму. Завдання автоматизації — зробити процес прозорим, контрольованим і передбачуваним для всіх його учасників.
З чого насправді починається закупівля
Однією з типових помилок буде — вважати початком закупівлі замовлення постачальнику. Насправді якісний процес починається значно раніше — з фіксації потреби. І в кожному випадку важливо зафіксувати конкретну інформацію: що саме потрібно, у якій кількості, до якого терміну та для якої потреби. Автоматизована система дозволяє оформити таку заявку та передати її на погодження відповідальній особі. Це принципово відрізняється від ситуації, коли прохання про закупівлю надходить телефоном, у месенджері або електронною поштою. А коли заявка зафіксована в системі, її можна відстежити. Видно, хто її створив, що саме потрібно закупити, на якому етапі вона перебуває та чи була погоджена. Керівникам це приносить контроль, а працівникам — зрозумілу послідовність дій.
У добре організованому процесі заявка виконує важливу управлінську функцію. Вона пояснює, навіщо компанії потрібна конкретна закупівля, наприклад, одна справа — поповнення мінімального складського залишку, а інша — закупівля під конкретне замовлення клієнта. У першому випадку рішення може залежати від статистики продажів і встановлених нормативів запасу, у другому — від конкретного замовлення та строку його виконання. Якщо ця інформація не фіксується, закупівельник бачить лише назву товару та кількість. Він не завжди розуміє пріоритетність замовлення, необхідний термін поставки або зв’язок закупівлі з іншими операціями. Автоматизація дозволяє зберегти цей контекст у системі. У результаті заявка стає відправною точкою для подальших операцій. Це особливо важливо для компаній, де закупівлями займається не одна людина, бо коли процес проходить через кілька підрозділів, усім учасникам потрібна однакова актуальна інформація. Інакше кожен починає вести власний облік, а компанія поступово отримує кілька різних версій однієї й тієї самої ситуації.
1. Від потреби до замовлення постачальнику
Після погодження заявки потрібно визначити, де і на яких умовах буде придбано товар. На цьому етапі можуть аналізуватися ціни, умови оплати, терміни поставки, мінімальні партії та попередній досвід роботи з постачальником. Для підприємства важливо зберігати цю інформацію не лише в листуванні менеджера, бо інакше при зміні відповідального працівника значна частина історії роботи з постачальником фактично втрачається. В обліковій системі можна накопичувати історію закупівель, бачити попередні замовлення та аналізувати умови роботи з контрагентами і це створює основу для більш обґрунтованого вибору постачальника. А вже наступний етап — формування замовлення. Тут важливо, щоб воно було пов’язане з попередньою потребою і тоді можна простежити весь ланцюг: хто ініціював закупівлю, що було погоджено, що замовили фактично та що в результаті надійшло на склад. Саме така простежуваність є однією з ключових переваг автоматизованого процесу.
2. Контроль поставки: замовили не означає отримали
На практиці між оформленням замовлення та фактичним надходженням товару може пройти кілька днів або навіть тижнів. За цей час постачальник може змінити строк поставки, відвантажити товар частково або повідомити про відсутність окремих позицій. Якщо інформація про це зберігається лише в листуванні, то контролювати виконання замовлень складно. В автоматизованій системі можна бачити статуси замовлень і порівнювати заплановану поставку з фактичною. Це дозволяє швидше виявити прострочені або частково виконані замовлення та реагувати до того, як проблема вплине на клієнта чи виробничий процес. Для керівника така інформація має особливу цінність, бо він може оцінювати не тільки обсяг закупівель, а й дисципліну їх виконання: які постачальники дотримуються строків, де найчастіше виникають відхилення, які замовлення залишаються незакритими.
3. Надходження на склад: фінальна точка чи новий етап контролю?
Фактичне отримання товару — це ще не кінець процесу. На складі потрібно перевірити, що саме надійшло, у якій кількості та чи відповідає поставка замовленню і супровідним документам. Якщо замовляли 100 одиниць товару, а отримали 90, ця різниця має бути зафіксована. Якщо частина продукції пошкоджена або постачальник привіз іншу номенклатуру, це також повинно відобразитися в обліку. В автоматизованій системі фактичне надходження можна співвіднести із замовленням постачальнику. Таким чином підприємство бачить не тільки факт оприбуткування, а й відхилення між планом і результатом. Після оформлення надходження інформація про залишки оновлюється в системі і це важливо не лише для складського працівника. Актуальні залишки використовуються під час планування продажів, нових закупівель і виробничих операцій. Тобто одна правильно оформлена операція на складі впливає на подальшу роботу кількох підрозділів.
Що змінюється після автоматизації закупівель
Основна перевага автоматизації — не в тому, що працівники більше не створюють документи вручну. Значно важливіше те, що між документами та операціями з’являється логічний зв’язок. У правильно побудованому процесі можна простежити рух закупівлі:
- Потреба;
- Заявка;
- Погодження;
- замовлення постачальнику;
- поставка;
- надходження на склад.
"BAS Управління торгівлею"
Докладніше про програму
На кожному етапі визначено відповідального, зберігається актуальна інформація та зрозуміло, що має відбутися далі. Це зменшує кількість ситуацій, коли працівник змушений телефонувати колезі, шукати листування або перевіряти кілька таблиць, щоб зрозуміти стан конкретної закупівлі. Ще один важливий результат — можливість аналізувати сам процес. Керівник може бачити, скільки часу проходить від заявки до замовлення, де виникають затримки, які закупівлі виконуються частково та які постачальники регулярно порушують домовлені строки. У такий спосіб, автоматизація переходить від простого обліку до управління процесом.
Чому автоматизувати потрібно не документи, а процес
Іноді під автоматизацією закупівель розуміють можливість швидше створювати рахунки, накладні чи замовлення. Але це лише частина завдання. Якщо компанія просто переводить паперові документи в електронну форму, але не змінює саму логіку роботи, основні проблеми залишаються. Працівники так само можуть дублювати інформацію, втрачати заявки, не бачити статусів замовлень і несвоєчасно реагувати на відхилення. Тому перед впровадженням автоматизації варто спочатку описати реальний процес закупівлі.
1) Хто формує потребу?
2) Хто її погоджує?
3) За якими критеріями обирається постачальник?
4) Хто контролює виконання замовлення?
5) Хто приймає товар?
6) Хто перевіряє документи?
Лише після цього всього можна визначати, які операції доцільно автоматизувати та які інструменти для цього потрібні. Такий підхід дозволяє уникнути однієї з найпоширеніших помилок — перенесення неефективного процесу в нову програму. Якщо процес був хаотичним до автоматизації, сама система не зробить його організованим.
Які рішення можуть використовуватися для автоматизації
Для автоматизації закупівель можуть застосовуватися різні рішення BAS — залежно від масштабу підприємства, кількості операцій, структури бізнесу та необхідного рівня управлінського контролю. Для одних компаній достатньо автоматизувати окремі ділянки обліку, а для інших необхідно пов’язати закупівлі з продажами, складом, фінансами, виробництвом та плануванням. У такому випадку вибір системи потребує детального аналізу бізнес-процесів. Тому в Групі компаній А4 під час підбору рішення ми орієнтуємося не на перелік популярних функцій, а на конкретні завдання підприємства. Важливо зрозуміти, як компанія працює зараз, де виникають втрати часу та інформації, які операції потребують контролю і як має виглядати процес після автоматизації. За потреби фахівці А4 допомагають не тільки впровадити програмний продукт, а й налаштувати його відповідно до специфіки підприємства, навчити користувачів та забезпечити подальший супровід.
