Будь-яке підприємство у сфері виробництва, будівництва, логістики чи агросектору має забезпечити своїх співробітників уніформою. Навіть більше — воно зобов’язане надавати своїм працівникам спецодяг, спецвзуття, засоби індивідуального захисту та необхідний інструмент. Проте, як виявилося, чимало компаній досі ведуть облік цього майна за застарілими схемами — у паперових журналах, роздрукованих картках чи розрізнених Excel-таблицях. Такий підхід неминуче призводить не до порядку на складах, а до зловживань, втрати інструменту, порушень норм охорони праці та невиправданих фінансових витрат.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Єдиним шляхом забезпечення прозорості, дотримання законодавчих вимог та збереження цінностей є комплексна автоматизація обліку ЗІЗ та інвентаря за допомогою сучасних облікових систем. Спроби керувати рухом малоцінних активів та спецодягу без використання єдиної цифрової системи викликають низку системних проблем, які негативно впливають на економіку підприємства та безпеку праці.
По-перше, виникають серйозні ризики порушення норм охорони праці. Законодавство України чітко регламентує норми видачі спецодягу та ЗІЗ залежно від професії, посади та умов праці, а також встановлює жорсткі терміни їх використання. Якщо через відсутність обліку працівник не отримає вчасно каску, респіратор чи захисний костюм, підприємство зіштовхнеться із штрафами під час перевірок Держпраці, а у разі нещасного випадку — із кримінальною відповідальністю керівництва.
По-друге, підприємство зазнає постійних фінансових втрат через безконтрольні списання та втрату майна. Приміром, за відсутності закріплення інвентаря за конкретними матеріально відповідальними особами (МВО) дрилі, вимірювальні прилади чи дороговартісні ключі легко «зникають» або передчасно списуються як непридатні. Без чіткої історії використання неможливо встановити реальну причину зносу інструменту.
По-третє, зростають неефективні витрати на закупівлі. Без автоматичного контролю антропометричних даних працівників (розміри одягу, взуття, ростові категорії) та термінів зносу наявних комплектів відділ постачання купує майно «із запасом» або закуповує ходові розміри, яких немає в наявності. У результаті кошти вилучаються з обороту, а склади захаращуються неходовими позиціями.
Ключові етапи та механізми автоматизованого обліку
Сучасна цифрова система обліку спецодягу та інвентаря охоплює весь життєвий цикл майна — від моменту визначення потреби до остаточної утилізації.
- Формування норм видачі та антропометричних карток
У програмі створюються спеціалізовані довідники, де за кожною посадою чи штатною одиницею закріплюються нормативні видачі (наприклад, «токар — 1 костюм на 12 місяців, 2 пари рукавиць на місяць, захисні окуляри — до зносу»). Для кожного співробітника ведеться електронна картка з його персональними розмірами. Це дозволяє системі автоматично формувати точну потребу в закупівлях під конкретних людей.
- Оперативний облік видачі та повернення
Видача майна фіксується в системі в режимі реального часу. Під час передачі спецодягу чи інструменту в експлуатацію програма автоматично:
- Розраховує заплановану дату закінчення терміну корисної експлуатації.
- Знімає позицію з основного складу та списує її вартість на витрати або обліковує на позабалансовому рахунку за конкретною матеріально відповідальною особою.
- Формує друковану або електронну Відомість обліку видачі (з можливістю підписання ЕЦП/КЕП або фіксацією через електронну картку працівника).
- Автоматизований контроль термінів зносу та обслуговування
Система самостійно відстежує терміни використання виданих ЗІЗ. Приміром, за місяць до закінчення терміну придатності костюма система сигналізує комірнику про необхідність підготовки нового комплекту. Також у програмі обліковуються операції з періодичного обслуговування спецодягу: прання, дезінфекція, хімчистка, ремонт чи обов’язкова технічна перевірка (для засобів захисту від струму чи висотних робіт).
- Штрихкодування та RFID-маркування
Для виключення помилок під час видачі та швидкого проведення інвентаризації застосовується маркування спецодягу й інвентаря унікальними штрихкодами чи RFID-мітками. За допомогою терміналу збору даних (ТСД) комірник чи ревізор за кілька хвилин може провести інвентаризацію всієї дільниці чи перевірити, чи саме той інструмент повертає робітник на склад.
Автоматизація обліку на базі програмних продуктів BAS
Залежно від масштабів бізнесу та наявної IT-інфраструктури, облік спецодягу та інвентаря реалізується на базі сучасних рішень лінійки BAS:
- BAS ERP — рішення для великих підприємств та холдингів з багатьма філіями. Підсистема обліку малоцінних активів та ЗІЗ у BAS ERP дозволяє формувати складні графіки видачі, контролювати залишки на багатьох складах, автоматично розраховувати фінансову потребу в закупівлях на рік наперед та вести глибоку аналітику витрат у розрізі цехів, дільниць і конкретних працівників.
- BAS Комплексне управління підприємством — оптимальний вибір для середнього виробничого чи будівельного бізнесу. Програма дозволяє організувати наскрізний процес: від контролю норм видачі та друку особових карток до автоматичного списання зношеного майна та формування розрахунків із постачальниками.
- Інтеграція з мобільними робочими місцями (ТСД) та каптерками: можливість використання сканерів та ТСД безпосередньо в цехових складах (каптерках) дозволяє прискорити процес видачі змінного інструменту в рази, мінімізуючи черги перед початку зміни.
"BAS КУП"
Докладніше про програму
Переваги, які отримує підприємство від впровадження
Перехід на автоматизований облік спецодягу, ЗІЗ та інвентаря дає швидкий та вимірний економічний ефект. По-перше, забезпечується 100% дотримання законодавчих норм охорони праці. Підприємство завжди готове до будь-яких перевірок, оскільки всі особові картки ведуться в електронному вигляді, а терміни заміни захисних засобів контролюються автоматично. По-друге, знижуються витрати на закупівлі на 15–20%. Завдяки точному обліку залишків, контролю розмірного ряду та відсутності перевитрат компанія купує лише те майно, яке дійсно необхідне, і не допускає його зависання на складах. По-третє, підвищується дисципліна та відповідальність персоналу. Персональний закріплений облік кожного інструменту, приладу чи комплекту одягу унеможливлює безкарну втрату чи пошкодження майна через недбалість.
Резюмуємо
Група компаній А4 має понад 25 років досвіду автоматизації для виробничих та торговельних підприємств в Україні. З нами, як з офіційним учасником «Спілки Автоматизаторів Бізнесу» (САБ) та сертифікованим за стандартом ISO 9001:2015 інтегратором, ви можете швидко налагодити суворий порядок у збереженні та обліку майна вашої компанії. Звертайтеся за фаховою консультацією до наших експертів, вони розкажуть з яких кроків ви можете почати вже сьогодні.
