Маєте питання щодо е-ТТН та автоматизації обліку? Тоді гайда розбиратися разом. Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) – це цифровий документ, який замінить паперову накладну для вантажних перевезень автомобільним транспортом на території України. В ньому містяться обов’язкові реквізити для обліку товарно-матеріальних цінностей і має однакову юридичну силу, що і паперовий, тільки в електронному вигляді.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
Наразі система е-ТТН працює поки в експериментальному режимі, але вже з грудня 2025 року бізнес може починати оформлювати повноцінні електронні накладні. Повний же перехід планується здійснити до кінця 2026 року, після чого документ стане обов’язковим для всіх учасників перевезень.
Для чого це потрібно і як це захистить права учасників?
Оскільки товарно-транспортна накладна є первинним документом, то при наявності усіх підписів всі учасники цього перевезення вже автоматично є захищеними. По-перше, видно роботу в реальному часі усім учасникам перевезення, по-друге, не можливо схитрити і вліпити підробку, по-третє, обмін даними бачитимуть як учасники, так і контролюючі органи. І на випадок втрати вантажу у вантажовідправника буде завжди підписаний водієм примірник, який є представником перевізника. В цьому разі якщо вантаж десь загубився або був поставлений з пошкодженнями, відповідальність понесе безпосередньо перевізник, бо він узяв її на себе. Ви ж розумієте, що з паперовою формою ми не можемо бути на 100% впевнені, що підпис в ТТН поставила певна особа, а в е-ТТН буде чітко ідентифікована кожна зі сторін перевезення, оскільки кожен поставить свій КЕП.
Як підготуватися до обов’язкового впровадження е-ТТН
Для початку радимо ознайомитися з вимогами законодавства України. Але обов’язково використовувати e-TTН для всіх перевезень доведеться вже після внесення змін до Закону України «Про автомобільний транспорт» та офіційного оголошення дати обов’язкового застосування, бо поки діє лише експериментальний проєкт із поступовим переходом. Далі, оберіть для себе провайдера електронного документообігу (ЕДО), який інтегрується з державною системою. Це важливо, оскільки саме через нього здійснюватиметься обмін e-ТТН між вашою компанією, контрагентами та державною системою. Потім також доведеться налаштувати обмін даними з вашим обліком. Тобто разом з провайдером ЕДО потрібно адаптувати внутрішні бізнес-процеси під роботу з е-ТТН, зокрема, налаштувати формування документів у електронному вигляді, інтегрувати з обліковою системою (якщо є) і пройти тестування форматів обміну та коректності заповнення. Це важливо зробити саме в тестовому середовищі ЕДО, щоб в подальшому уникнути помилок під час реальної роботи та переходу на обов’язкове використання.
"BAS ERP"
Докладніше про програму
Не забудьте організувати сам документообіг у компанії і перевірити чи всі учасники ланцюга перевезення мають кваліфіковані електронні підписи (КЕП), налаштовану систему доступу до ЕДО та й взагалі розуміння порядку оформлення/підписання е-ТТН. Це стосується, в тому числі, не тільки вантажовідправника і вантажоодержувача, а й водіїв. І якщо по всім пунктам «ок», тоді запускайте поетапний перехід. Усе ж краще впроваджувати е-ТТН на випередження ще до того, як її впровадять обовʼязково, бо так ваш бізнес виграє час на адаптацію процесів, економію часу потім і, головне, поки інші «набиватимуть шишки», ви вже повноцінно будете штампувати е-документи без технічних чи юридичних помилок.
На що варто звернути увагу бізнесу вже зараз
Важливий момент, який часто можна випустити з поля зору: е-ТТН не є окремим документом, а частиною загальної системи обліку. Тому ще на етапі підготовки варто перевірити, чи готова ваша облікова система до інтеграції з ЕДО та державним реєстром е-ТТН. Тобто якщо ви ведете облік в бухгалтерській або ERP-системі, то потрібно заздалегідь передбачити коректний обмін даними: це номенклатура, контрагенти, транспорт, маршрути, дати та підписи. Усе має передаватися без дублювання і ручного введення. Також радимо заздалегідь визначити відповідальних осіб за роботу з е-ТТН у компанії. Хто створюватиме документ, хто його перевірятиме, хто підпише і хто проконтролює статус перевезення. У такий спосіб, ви обійдете навантаження на бухгалтерію і логістику. І взагалі, не зайвими стануть короткі інструкції, це ж в першу чергу, вам полегшить подальшу роботу. Просто почніть тестувати зараз і зможете, на відміну від більшості інших компаній, спокійно увійти в обов’язковий режим без авральних рішень чи штрафних санкцій потім.
Що ж робити, коли е-ТТН неможливо зареєструвати або підписати через відсутність електрики чи інтернету?
Чи не один з найпоширеніших страхів бізнесу, це коли немає можливості вчасно зареєструвати або підписати е-ТТН. Особливо в цей непростий час, коли ми годинами знаходимося без світла. Така ситуація дійсно можлива, але без паніки, для таких випадків передбачили опцію відкладеного підпису. Це означає, що електронну товарно-транспортну накладну можна створити, але підписати її пізніше після відновлення електропостачання чи інтернет-зв’язку. Тобто сама по собі відсутність зв’язку не блокує факт перевезення і не зупиняє бізнес-процеси. Важливо також розуміти, що система е-ТТН розміщена на надійній серверній інфраструктурі, спроєктованій таким чином, щоб бути максимально стійкою до зовнішніх факторів. Навіть у разі перебоїв з електропостачанням доступ до системи з високою ймовірністю зберігатиметься, адже дата-центри використовують резервне живлення, стабільні канали зв’язку та постійний моніторинг. У такий спосіб, ризик повної недоступності е-ТТН зведений до мінімуму і бізнесу відключення світла чи інтернету не стане критичною перешкодою для оформлення перевезень. Єдина велика незручність – перенесення моменту підписання документа на пізніший час без порушення логіки обліку та законодавчих вимог.
