Ручний облік рідко виглядає дорого на перший погляд. У компанії є окремі таблиці, бухгалтерська програма, листування в месенджерах — і здається, що цього достатньо для роботи. Та проблема в іншому: більшість витрат такого підходу не проходить окремим рядком у фінансовому звіті. Компанія не платить рахунок за те, що менеджер дві години шукав потрібну інформацію, не отримує окрему накладну за помилку в замовленні і не бачить у витратах кошти, які місяцями лежать у надлишкових запасах через неточне планування. А все це ж реальні гроші. За роки роботи з автоматизацією бізнесу ми в Групі компаній А4 зрозуміли, що підприємство починає рахувати вартість ручних процесів лише тоді, коли вони вже починають заважати зростанню. Тому варто подивитися на ручний облік не як на «незручний спосіб роботи», а як на окрему статтю витрат.
Якщо у вас є питання щодо впровадження, роботи або супроводження програм автоматизації →
1. Оплата часу, який працівники витрачають не на свою основну роботу
Найочевидніша прихована витрата — робочий час, але важливо рахувати не лише години бухгалтера. Ручні операції можуть забирати час у менеджерів з продажу, закупівельників, комірників, фінансистів, керівників підрозділів. Одна така операція нібито займає кілька хвилин, але ж якщо вона повторюється десятки разів на день, за місяць набігають десятки годин. Ще складніше те, що ці години розподілені між різними співробітниками, тому загальну втрату часу ніхто не сприймає як проблему. При автоматизації частину таких операцій можна виконувати без постійного залучення людей: система показує залишки, статуси замовлень, заборгованість, рух товарів та інші необхідні дані.
2. Вартість помилок і повторної роботи
Людина може помилитися і це нормально. Проблема починається тоді, коли бізнес-процес побудований так, що помилки легко виникають і складно виявляються. Одна цифра, перенесена не в ту клітинку, неправильна ціна, пропущений документ або дубльований запис можуть запустити цілий ланцюг повторної роботи. Спочатку помилку потрібно знайти, потім з’ясувати, де вона виникла, виправити дані, перевірити пов’язані документи, а іноді — перерахувати показники. Тому реальна вартість помилки складається не лише з неправильного результату. До неї додається час кількох працівників, які виправляють наслідки. Чим більше в компанії ручного введення та дублювання інформації, тим більше таких точок ризику.
3. Вартість «розрізненої правди»
Ще одна типова ситуація: у кожного підрозділу є свої дані й у результаті на одне питання можуть бути зовсім різні відповіді. Єдина інформаційна система дозволяє пов’язати операції між собою: продажі з залишками, закупівлі — з потребами, оплату — із замовленням, витрати — з відповідним напрямом діяльності. І тоді у керівника піде менше часу на пошук та перевірку інформації.
4. Заморожені гроші в запасах
Цю витрату часто взагалі не пов’язують з ручним обліком, а дарма. Якщо підприємство не має оперативної та достовірної інформації про продажі, залишки, замовлення та потребу в товарах, закупівлі доводиться планувати приблизно. У результаті на складі може накопичуватися продукція, яка продається повільно, тоді як потрібного товару в потрібний момент немає. Автоматизація не означає, що система сама вирішить, скільки товару потрібно купити, її завдання інше — дати відповідальній людині достатньо достовірних даних для обґрунтованого рішення. Це особливо важливо для компаній з широкою номенклатурою, сезонними товарами або великою кількістю складів.
5. Вартість повільного управління
Керівнику потрібна інформація не просто для того, щоб знати, що сталося, а щоб вчасно щось змінити. Якщо звіт про продажі формується через тиждень після закінчення періоду, інформація може бути вже запізнілою. Якщо дані про дебіторську заборгованість збираються вручну, частина клієнтів може отримати нагадування про оплату значно пізніше, і це і є прихована вартість повільного управління. Автоматизована система скорочує шлях від господарської операції до управлінської інформації. Керівник швидше бачить відхилення та може реагувати ще до того, як проблема перетвориться на фінансові втрати.
6. Вартість залежності від конкретного працівника
Є ще одна небезпечна ситуація: коли працівник фактично є єдиним носієм інформації про певний процес. Для невеликої компанії це може здаватися нормальним, але при звільненні, відпустці або лікарняному такого працівника бізнес раптом виявляє, наскільки багато інформації існувало не в системі, а в голові конкретної людини. Автоматизація допомагає перенести знання про процеси з персональних файлів і пам’яті співробітників у єдине інформаційне середовище. Це зменшує операційні ризики та спрощує передачу справ між працівниками.
7. Вартість неможливості масштабувати бізнес
Найбільша прихована витрата ручного обліку проявляється тоді, коли компанія починає зростати. Поки у підприємства 20 замовлень на день, менеджер ще може вести частину інформації вручну, а коли замовлень стає 100 або 300, той самий підхід починає створювати затримки. І в певний момент підприємство витрачає гроші вже не на розвиток, а на обслуговування власної складності, через що автоматизацію краще розглядати не як реакцію на проблему, що вже виникла, а як підготовку бізнесу до наступного етапу.
Як зрозуміти, скільки ручний облік коштує саме вашій компанії?
Не обов’язково одразу рахувати всі процеси. Достатньо взяти кілька операцій, які повторюються щодня і порахувати їхню реальну вартість. Наприклад:
- скільки співробітників щодня вводять однакову інформацію в різні системи;
- скільки часу займає підготовка звітів;
- скільки разів на місяць виправляються помилки;
- скільки часу витрачається на пошук документів та інформації;
- скільки коштів знаходиться в повільних або надлишкових запасах;
- скільки часу проходить від здійснення операції до отримання керівником інформації про неї.
"BAS Малий бізнес"
Докладніше про програму
Після такого аналізу стане зрозуміло: проблема ручного обліку не в тому, що співробітникам «не зручно працювати». Проблема в тому, що бізнес постійно платить за зайві дії. Завдання автоматизації — не просто прибрати таблиці чи скоротити кількість ручних операцій. Її мета — зробити бізнес-процеси контрольованими, пов’язаними між собою та зрозумілими для управління.
У Групі компаній А4 ми починаємо саме з того, що аналізуємо, як підприємство працює зараз, де виникають втрати та які процеси мають найбільший потенціал для автоматизації. Тому що хороша автоматизація — це не та, де в системі багато функцій, а та, де кожна автоматизована функція вирішує конкретну бізнес-проблему і допомагає компанії не витрачати ресурси там, де їх можна зберегти.
